Kuinka tehdä projektien työkaavio Excelissä 10 vaiheessa

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Suosituimman MS Excel -taulukkoeditorin tavallisilla työkaluilla voit laatia visuaalisen kaavion projekteista, jonka avulla voit seurata kunkin tehtävän etenemistä ja kuinka paljon on vielä tehtävää.

Jos johdat projekteja, on tärkeää tietää aina, kuinka monta tehtävää sinulla on ja milloin ne on suoritettava. Ja jos teet visuaalisen kaavion, on helpompi selittää projektien elämän avainkohdat työhön osallistuvalle tiimille sekä muille sidosryhmille.

Projektien hallintaan käytetään usein erikoisohjelmia, mutta voit myös luoda selkeän ja helposti lähestyttävän aikataulun tutussa MS Excelissä.

Projektityökaavio näyttää kuinka tapahtumat ja tehtävät liittyvät toisiinsa ajan myötä. Hyvin suunniteltu kaavio heijastaa tärkeitä tietoja tietyn tehtävän suorittamisesta ja projektin kehityksestä kokonaisuutena, mikä auttaa näkemään kokonaisuuden.

Luodaksesi tällaisen kaavion MS Excelissä (versiot 2007 ja uudemmat), sinun on suoritettava vain 10 vaihetta.

Mitä tässä kaaviossa on? Tärkeimmät yksityiskohdat näkyvät värillisillä viivoilla ja lankkuilla:

• nykyisen päivän viiva - punainen pystyviiva, joka näyttää missä olet tänään;
• tehtävien määräajat - harmaat vaakapalkit, jotka osoittavat, kuinka kauan kunkin tehtävän suorittaminen kestää;
• tehtävien valmius - vihreät vaakasuorat viivat, jotka osoittavat missä vaiheessa tehtävä on suoritettu ja kuinka paljon on vielä tehtävää.

MS Excelin eri versioissa toiminnot voivat vaihdella hieman, mutta tavalla tai toisella prosessi on universaali, ja jokainen käyttäjä voi selviytyä ajoituksesta.

Voit katsoa yksityiskohtaisen video-ohjeen (englanniksi), se vie puoli tuntia aikaasi.

Vaihe 1. Aluksi, ajattele tulosta

Selviytyäksesi tehtävästä ilman ongelmia tulostamalla tai piirtämällä paperiarkille aikataulu sellaisena kuin sen pitäisi lopulta näyttää. Pidä paperia edessäsi vertaillaksesi jokaista vaihetta kuvioon. Kaaviota ei tarvitse piirtää huolellisesti, korjaa vain kaavion muoto ja pidä se käsillä, se on hyvä muistutus.

Vaihe 2. Luo taulukko tiedoilla

Luodaksesi kaavion, sinun on ensin laadittava taulukko. Esimerkissä projekti on jaettu neljään vaiheeseen, joissa jokaisessa on tehtäviä.

Muodosta taulukko kaavion alle. 30. rivi sisältää sarakkeiden otsikot.

Selvitetään, mitä taulukon tiedot tarkoittavat:

• Vaihe: "Vaihe 1", "Vaihe 2", "Vaihe 3", "Vaihe 4" tai "Tänään". Näyttää mitä projektin vaihetta tapahtuma vastaa.
• Tyyppi: "Vaihe", "Tehtävä", "Tänään". Näyttää tapahtuman tyypin, rajaavat tehtävät ja projektin toteuttamisen vaiheet.
• Aloituspäivämäärä: tapahtuman alkamispäivä.
• Tapahtuma: näyttää tapahtuman nimen kaaviossa.
• Ajoitus: näyttää, kuinka monta päivää tehtävän suorittamiseen kuluu.
• Valmiusprosentti: näyttää kunkin tehtävän ja vaiheen valmistumisasteen, 0% - tehtävää ei ole aloitettu, 100% - suoritettu. Tämä "Vaihe"-kategorian indikaattori ei liity tehtävien suorittamiseen ja on asetettu arvioksi. Päättääksesi kuinka monta prosenttia vaihe on valmis, sinun on sovellettava omia sääntöjäsi.
• Valmis muutamassa päivässä: ajanjakso, jolta tapahtumavalmiusmittari saavutettiin prosentteina. Tehtävässä, joka kestää 10 päivää ja on 50 % valmis, tämä luku on viisi päivää (10 päivää × 50 %).
• Korkeus: korkeusarvo on tärkeä koristelun kannalta, koska se määrittää kuinka korkealle tai matalalle tapahtuma näkyy aikataulukartassa. Voit määrittää mitä tahansa arvoja, mutta on parempi ottaa pienet luvut lähellä nollaa. Esimerkki käyttää aluetta +25 - -25. Jos korkeus on positiivinen, tapahtuma näkyy kaaviossa vaaka-akselin yläpuolella, jos negatiivinen - akselin alapuolella.

Vaihe 3. Luo kaavio X- ja Y-akselilla, lisää siihen ensimmäiset tiedot "Aikajana"-sarakkeesta

On aika luoda kaavio tapahtumatietojen visualisoimiseksi edellisessä vaiheessa tehdystä taulukosta. Käytä sirontakuvaajaa X- ja Y-akselilla, koska sen avulla voit sijoittaa vapaasti peruskoordinaatit molemmille akseleille.

Seuraa ohjeita:

• Valitse päävalikosta "Lisää"-välilehti.
• Valitse sitten "Kaaviot" → "Scatter" → "Scatter with markers", tyhjä kaavio ilmestyy eteen.
• Kiinnitä kaavion reunat ja muuta kaavion kokoa ja kokoa niin, että kaaviokenttä kattaa alueen solusta B4 soluun K26 (paina Alt-näppäintä kohdistaaksesi kaavioalueen tarkasti solun reunoihin).
• Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Valitse tiedot" -valikkokohta.

Lisää joukko tietoja alueeseen napsauttamalla "Lisää" -painiketta avautuvassa valintaikkunassa.

1. Muuttaaksesi nimeä "Sarjan nimi" laita vastaavaan kenttään solun E30 arvo "Päivämäärä".
2. Valitse X-akselin arvoksi sopiva kenttä ja valitse solut C33: C46 Aloituspäivä.
3. Valitse Y-akselin arvoksi sopiva kenttä ja valitse solut H33: H46 Korkeus.
4. Napsauta OK sulkeaksesi tietojen lisäämisikkunan.
5. Sulje tietojen valintaikkuna napsauttamalla OK.

Nämä vaiheet antavat meille yksinkertaisen hajontakaavion automaattisella muotoilulla.

Tehdään tapahtumamerkit vihreiksi:

• Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valittua tietomerkkiä, valitse Muuta "Datasarjan muoto".
• Valitse vasemmalla avautuvasta luettelosta "Markeriparametrit"-välilehti ja valitse sitten sisäänrakennettu merkintätyyppi "Crystal". Kasvata kokoa 10 pisteeseen.
• Valitse Marker Fill -välilehdellä kiinteä täyttö. Vaihda täyttöväri vihreäksi.

Meillä on nyt aikajanaa edustava sirontakaavio. Toistaiseksi vihreät merkit osoittavat vain tehtävien alkua.

Muuta kaavion nimeä: kaksoisnapsauta nimen sisältävää tekstikenttää ja kirjoita nimesi.

Palaamme vaiheen 5 ajoitusvaihtoehtoihin, lisäämme vaakapalkit X-akselille, mutta jatkamme toistaiseksi kaavion muotoilua.

Vaihe 4. Järjestetään kaavion ulkoasu ja lisätään tapahtumien nimet

Pääsemme eroon siitä, mitä emme tarvitse kaaviossa.

Y-akseli … Piilota pystyakseli, koska se ei kanna tietokuormaa. Valitse kaavio, valitse päävalikosta "Työskentely kaavioiden kanssa" -välilehdellä "Asettelu". Valitse sitten Akselit → Pääpystyakseli → Älä näytä.

Vaakasuuntaiset ohjaimet … Ne ovat myös hyödyttömiä. Valitse kaavio, siirry päävalikosta Asettelu-välilehteen ja valitse sitten Ruudukko → Vaakasuorat ruudukot pääakselilla → Älä näytä.

Kaavion legenda … Vaihdamme sen sitten kauniimpaan, mutta poista se toistaiseksi käytöstä: "Layout" → "Legend" → "No".

Lopuksi näytämme kunkin merkin tietotarrat. Valitse "Asettelu"-välilehden päävalikosta "Data Signatures" → "Left".

Kuinka muuttaa tietoja tunnuksen allekirjoituksessa

Kunkin tapahtuman tietojen syöttäminen kaavioon on pitkää ja vaikeaa, koska jokainen merkintä on valittava erikseen ja nimettävä uudelleen.

Mutta tätä prosessia voidaan nopeuttaa neljä kertaa:

• Napsauta ensimmäisen merkin otsikkoa (kaavion vasemmassa yläkulmassa) valitaksesi kaikki arvot kerralla. Älä napsauta vihreää merkkiä, tämä valitsee muita kohteita!
• Napsauta uudelleen merkin otsikkoa muokataksesi yksittäistä nimeä.
• Kirjoita kaavan syöttökenttään symboli =.
• Napsauta solua D33, se sisältää tapahtuman "Vaihe 1", paina Enter.
• Toista neljä ensimmäistä vaihetta kunkin merkin jäljellä oleville tarroille.

Kuinka kiinnittää alueet

On hyödyllistä kiinnittää alueet riville 28, jotta näet aina kaavion, kun työskentelet asiakirjan parissa. Ensimmäiset 27 riviä jäävät silmiesi eteen, vaikka selaatisit loput rivit.

Alueiden jäädyttäminen:

• Valitse solu A28.
• Valitse päävalikosta "Näytä"-välilehti.
• Valitse Ikkuna → Pysäytä alueet.
• Valitse avattavasta valikosta "Jäädä alueet".

Musta vaakasuora viiva ilmestyy 28. rivin yläpuolelle. Kaikki yllä oleva on nyt telakoitu ja vain alarivit liikkuvat vierittäessä.

Vaihe 5. Lisää virhepalkkeja näyttämään aikajanat, jotta kaaviosta tulee visuaalinen aikataulu

Kaavion vaakasuuntaiset virhepalkit osoittavat, kuinka kauan kunkin tehtävän suorittaminen kestää. Voit tehdä ne seuraavasti:

• Korosta kaavio.
• Valitse Kaaviotyökalut-päävalikosta Asettelu-välilehti.
• Valitse avattavasta luettelosta vasemmassa yläkulmassa (kuvausalue) "Aikajana" -tietosarja.
• Valitse Asettelu-välilehdeltä Virhepalkit → Virhepalkkien lisäasetukset. Valintaikkuna avautuu.
• Valitse vasemmassa yläkulmassa olevasta avattavasta luettelosta X-akselin virhepalkit muotoilemaan kaavio.
• Valitse valintaikkunassa, jossa voit muuttaa vaakapalkkeja, plus-nastan valintaruutu. Lopeta tyyli → Ei pistettä.
• Valitse "Virhearvo"-luettelosta "Mukautettu" ja napsauta "Määritä arvo" -painiketta. Määritä avautuvassa uudessa ikkunassa "Virhepalkin konfigurointi" "Positiivinen virhearvo" Aseta kohdistin oikeaan kenttään ja valitse solualue E33 - E74. Napsauta OK.

Nyt harmaat viivat ulottuvat vihreistä merkeistä oikealle, ne osoittavat, kuinka paljon aikaa sinun on käytettävä tähän tai toiseen tehtävään. Ne on muotoiltava selvyyden vuoksi:

• Siirry Muotoiluvirhepalkit -ikkunassa Viivan väri -välilehteen. Valitse Kiinteä viiva. Tee täyte harmaaksi.
• Lisää Viivatyyppi-välilehdellä viivan leveyttä 4 pisteeseen.

Voit navigoida kaaviossa paremmin piirtämällä ohuita pystyviivoja alas merkeistä. Voit tehdä tämän valitsemalla vasemman yläkulman pudotusvalikosta "Virhepalkit Y-akselilla". Valintaikkunassa näkyvät pystysuuntaiset virhepalkit. Valitse miinussuunta, Lopputyyli → Ei pistettä, Virheen määrä → Suhteellinen arvo, kirjoita 100 % tähän kenttään. Valitse viivojen väri ja paksuus itse.

Vaihe 6. Lisää valmiusarvo kaavioon

On aika lisätä kaavioon datasarja, joka näyttää suoritetun tehtävän prosenttiosuuden.

Jos tehtävä kestää 10 päivää ja on 50-prosenttisesti valmis, suorituksen palkki on puoliksi täynnä. Tämä on työn seurantamitta, eikä se sisällä viikonloppuja ja pyhäpäiviä. Voit lisätä uusia tietoja kaavioon noudattamalla alla olevia ohjeita.

• Napsauta hiiren kakkospainikkeella kaavioaluetta, valitse pikavalikosta "Valitse tiedot".
• Napsauta "Lisää" -painiketta ja määritä "Rivin nimi" näkyviin tulevassa ikkunassa valitsemalla solu G30. X- ja Y-akselien tietoalue on sama kuin vaiheessa #3.
• Kaavioon ilmestyvät punaiset merkit, jotka piilottavat vihreät.

Vaihe 7. Uuden datametriikan muotoilu

Jotta kaavio heijastelee samalla tyylillä ja tiedot eivät mene päällekkäin, muotoilemme merkit:

• Valitse vasemmassa yläkulmassa olevasta avattavasta luettelosta "Valmis rivi". Välittömästi avattavan luettelon alapuolella on painike "Valitun fragmentin muoto". Napsauta sitä, valintaikkuna avautuu.
• Muuta merkin parametreja. Valitse muototyyppi "Crystal", aseta kooksi 10 pt ja valitse tasainen vihreä täyttö merkille. Sulje valintaikkuna.
• Poistamatta merkkien valintaa, napsauta "Asettelu"-välilehden päävalikossa "Data labels" -painiketta ja valitse "Älä näytä" -kohta näkyviin tulevasta valikosta.

Vaihe 8. Lisää virhepalkkeja seurataksesi tehtävien valmistumisprosenttia

Nyt sinun on lisättävä uusia lankkuja, jotta näet yhdellä silmäyksellä, missä vaiheessa tehtävät ovat.

• Valitse Rivi Valmis uudelleen vasemmalla olevasta pudotusvalikosta. Paina päävalikon painiketta "Virhepalkit". Valitse avattavasta valikosta "Lisäasetukset". Valintaikkuna avautuu. Aseta pystysuorat säleet kiinteään arvoon syöttämällä nolla vastaavaan kenttään.
• Vaihda X-akselin suuntaisiin lankkujen parametreihin ja aseta suunta "Plus". Lopetustyyli → Ei pistettä, Virheen määrä → Mukautettu. Määritä Positiivinen virhearvo -valintaikkunassa solualue G33-G47.
• Muuta viivojen väri vihreäksi valitsemalla kiinteä täyttö. Aseta viivan leveydeksi 7 pt.

Vaakasuuntaiset vihreät viivat osoittavat, onko tehtävät suoritettu osittain vai kokonaan.

Vaihe 9. Lisää pystysuora viiva, joka edustaa kuluvaa päivää

Punainen viiva osoittaa, mikä päivä on, ja tekee selväksi, kuinka projekti kokonaisuudessaan sopii määräaikaan.

• Kutsu kaavion kontekstivalikko oikealla painikkeella. Valitse "Valitse tiedot".
• Napsauta "Lisää" -painiketta, kirjoita sana "Tänään" "Sarjan nimi" -kenttään. Syötä solualue C31-C32 X-akselin arvoa varten ja H31-H32 Y-akselin arvoa varten.

Kaksi uutta merkkiä on ilmestynyt kaavioon. Merkitse ne: valitse tietotunnisteet ja kirjoita kaavapalkkiin sana "Tänään". Napsauta allekirjoitusta hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta kohta "Data Format". Aseta otsikon sijainti "Yläpuolella".

• Siirry "Asettelu"-välilehden päävalikkoon.
• Valitse "Tänään rivi" vasemmassa yläkulmassa olevasta avattavasta luettelosta.
• Lisää virhepalkit lisäparametreineen noudattamalla viidennen vaiheen ohjeita. Tarvitset pystyakselia pitkin lankun, jossa on miinussuunta, lopullinen No point -tyyli, jonka suhteellinen arvo on 100%.

Sinulla on nyt pystysuora viiva, joka edustaa kuluvaa päivää. Muuta viivan väri punaiseksi, suurenna koko 3 pisteeseen.

Näytteessä nykyinen päivämäärä on kiinteä, joten se ei muutu. Mutta aktiivisesti kehitettäville projekteille suositellaan toista tapaa tallentaa tietoja. Voit tehdä tämän lisäämällä päivämäärän soluun B2 kirjoittamalla kaavan = TÄNÄÄN () ja määrittämällä tietojen valintaikkunassa X-akselin solun B2 arvo aiemmin määrittämäsi alueen sijaan.

Vaihe 10. Lisää tekstilohkoja

Nyt kaaviosta puuttuu vain legendan selitys, jotta koko joukkue voi ymmärtää sen.

• Valitse kaavio, siirry "Lisää" -välilehden päävalikkoon. Valitse "Kirjain".
• Sijoita tarra-alue kaavion oikeaan yläkulmaan. Valitse tekstiruudun reuna hiiren oikealla painikkeella, valitse pikavalikosta kohta "Muotoile muoto". Valitse avautuvasta ikkunasta täyttötyyppi "Solid", väri on harmaa. Muotoile tarra. Voit lisätä minkä tahansa määrän lohkoja.

Nyt voit tehdä kaavion 20-30 minuutissa vain suosikkieditorillasi MS Excelillä.