Mikä on paras tuottavuuden kannalta: kaizen vai luova sotku

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Pidätkö sotkusta tai mieluummin puhtaasta työpaikasta, sillä ei ole väliä. Jokaisella näistä menetelmistä on omat hyvät ja huonot puolensa.

Kuvittele, että olet luova ihminen, joka tarvitsee oman pienen, kodikkaan, inspiroivan sotkun työskennelläkseen mukavasti. Tärkeiden muistiinpanojen välissä on kauniita postikortteja maista, joissa vietit unohtumattoman loman, tai lentolehtisiä lähimmästä kahvilasta, ja suosikki likainen mukisi seisoi aina näytön vieressä.

Mitä voit tehdä, olet sellainen ihminen. Täydellinen järjestys saa sinut tylsäksi ja tappaa kaiken halun luoda, eikä sinulla yksinkertaisesti ole aikaa lajitella papereita. Kuvittele nyt, että joudut yhtäkkiä omituisen japanilaisen kaizen-järjestelmän tiukkoihin puitteisiin.

Mikä on Kaizen

Kaizen on japanilainen filosofia, jonka tavoitteena on jatkuva parantaminen ja muutos parempaan. Kaizen on se, mitä voit kutsua Lean Manufacturingiksi yksinkertaisesti sanottuna. Oikea esine oikeassa paikassa oikealla määrällä. Järjestys, lajittelu, hyväksytyt standardit, huolto ja puhtaus.

Asiakirjat, materiaalit, tuotantovälineet - kaikki tämä tallennetaan, pidetään kunnossa ja systematisoidaan siten, että jokainen työntekijä löytää nopeasti kaiken tarvitsemansa. Suurissa yrityksissä kaizen on tuotantoprosesseja, ja toimistotyöntekijöille se heijastuu heidän työympäristöönsä.

Tämä koskee myös työtilaa järjestelmälevyillä (vakiotiedostojen nimet) ja toimistotarvikkeita (paperi- tai tulostinpatruunoiden paikka) ja asiakirjojen tallennustilaa (normaalisti allekirjoitetut kansiot).

Kaizen-järjestelmän edut

Jos ajattelemme kaizenia yritystasolla, tämä järjestelmä osoittautuu hyödylliseksi ja tuottavaksi. Annan sinulle yksinkertaisen esimerkin. Olin onnekas saadessani työskennellä suuressa tehtaassa, jossa kaizen käytettiin täysillä. Esimerkiksi yhden työntekijän ehdotus lastata lavoille neljä laatikkoa lisää johti siihen, että asiantunteva tuotteiden jakelu mahdollisti huomattavan säästön varaston vuokraamiseen.

Tai esimerkki kaizenin käytöstä toimistossa. Paperin säilytystila on merkitty asteikolla. Jos paperin määrä laskee tiettyyn merkkiin, on aika harkita uuden erän tilaamista. Tämä auttaa ennakoimaan tilanteen, jossa jotain puuttuu.

Mitä tulee toimistotyöntekijän henkilökohtaiseen tilaan, sinun tulee aina olla puhdas työpöytä. Kaikki asiakirjakansiot on allekirjoitettava ja saatettava yhdenmukaisiksi.

Tässä tapauksessa tiedät missä ja kuinka paljon toimistotarvikkeita on. Se on erittäin kätevää.

Omakohtainen kokemus kaizenin käytöstä

Törmäsin kaizen-filosofiaan ensimmäisen kerran, kun sain töitä japanilaisesta yrityksestä. Toimistossa jokaisen tavaran piti seisoa paikallaan vihreällä tarralla merkittynä. Pöydälläni oli valokuva näytöstä, näppäimistöstä ja hiirestä istumassa tyhjällä pöydällä. Ja kuvateksti: "Tältä työpöytäni näyttää päivän päätteeksi."

Kaikki olisi hyvin, mutta tässä "steriilyydessä" aloin yhtäkkiä kaipaamaan itseäni. Koska olen luova ihminen, ympäröin itseni asioilla, joita rakastan. Tarvitsin "järjestystä epäjärjestykseen": tapausta, jolloin ulkopuolelta pöytäsi näyttää olevan sotkuinen paikka, mutta tiedät tarkalleen mitä ja missä.

Minusta tuntui, että työtarvikkeiden asettaminen paikoilleen kesti kauan. Ja eräänä päivänä riisutun taiteilijan sielussa heräsi protesti. Ja nyt rakas muki, jolla ei yksinkertaisesti ole aikaa pestä, on piilotettu henkilökohtaisten tavaroiden laatikkoon. Ja sieluni on iloinen sellaisesta mellakasta.

Sitä ennen työskentelin suunnittelijana pienessä mainostoimistossa. Pöydälläni oli elokuvalehtisiä, kaikenlaisia hauskoja kuvia ja kulho pähkinöitä ja jopa antistressipallo, johon puimme joka viikko yllemme uuden puvun, jonka teimme paperista. Ja se oli hyvä.

Mutta onko se niin hyvä? Todella tärkeän paperin löytäminen kesti suunnilleen yhtä kauan kuin asioiden laittaminen täydelliseen järjestykseen. Horoskoopilla olevan sanomalehden häiritseminen oli tavallista, ja se vei myös aikaa.

Mitä sinun pitäisi lopulta valita?

Päätökseni oli yksinkertainen: valitsin kahdesta lähestymistavasta parhaan. Kaizenin tarjoama systematisointi ja järjestys yhdistettynä hänen visioonsa ja suosikkiasioihinsa.

Pääsääntö ei ole liioitella kaizenin tai epäjärjestyksen kanssa.

Kaapeissani, laatikoissani ja asiakirjoissani kaikki on aseteltu selkeän järjestelmän mukaan. Mutta pöydälläni on aina varattu kulma inspiroiville asioille: piirustuksille, kukka ruukussa ja norsu Thaimaasta.

Älä pelkää ponnistella itsesi kanssa ja selvittää tärkeitä asioita hyllyiltä. Kun olet tottunut siihen hieman, ymmärrät, että se on erittäin kätevää. Ja varaa erillinen kulma sotkullesi.

Kaizen on hyvä niin kauan, kun et käytä enemmän aikaa muotoon kuin sisältöön. Luova sotku on hyvä niin kauan kuin se ei vain muutu sotkuksi.

Toin kolme asiaa uudelle työpaikalleni. Ensinnäkin muki. Toiseksi lohko, jossa on irrotettavat ruudulliset lehdet päiväkirjan sijaan. Kolmanneksi kukka ruukussa, jota itse kutsun rakkaudella Georgeksi. George Harrisonin kunniaksi. Kaikissa muissa suhteissa - täydellinen kaizen.