Kuinka lähettää työntekijöitä työmatkoille ilman paperityötä: henkilökohtainen kokemus

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Kerromme sinulle liikematkustuksen tärkeimmistä ongelmista ja kerromme kuinka voit ratkaista ne.

Ongelma # 1. Hidas hyväksyntäjärjestelmä

Jokainen matka on joukko kirjeenvaihtoa, jossa toimin välittäjänä. Viestien lähettäminen vie paljon aikaa, lisäksi on mahdollisuus hämmentyä ja tehdä virheitä, varsinkin jos lentävät useat ihmiset.

Kerran ymmärsin väärin työntekijän ja sovin lipun väärälle lennolle. Sitä ei palauteta, joten yrityksen piti käyttää rahaa toiseen lippuun, jolla oli oikea päivämäärä, ja menetti noin 10 tuhatta ruplaa.

Kuinka ratkaista ongelma

Lyhyt: automatisoida prosessin.

Matkojen online-varauspalvelut selviävät tästä tehtävästä - testasin sitä. Sitä voidaan käyttää liikematkojen suunnitteluun, lento- ja junalippujen ostamiseen sekä hotellien varaamiseen. Sinun ei tarvitse maksaa yhteyden muodostamisesta ja palvelun käytöstä.

Palvelua voivat käyttää pää- ja toimistopäällikön lisäksi myös kaikki yrityksen työntekijät. Käyttäjien määrää ei ole rajoitettu, joten latasin heti kaikkien työmatkoille lähtevien kaverien tiedot Lifehackerin profiiliin OneTwoTrip for Businessissa. Voit lisätä sen manuaalisesti tai XLS- ja CSV-tiedostoista. Tätä varten "Työntekijät" -osiossa on "Tuo" -painike.

Kun lisäät käyttäjää, voit syöttää välittömästi Venäjän ja ulkomaisten passien tiedot, jotta et täytä niitä uudelleen joka kerta.

Jokaiselle työntekijälle voit asettaa matkustusrajan ja rajoittaa pääsyoikeuksia. Aseta esimerkiksi raja yhdelle tilaukselle ja valitse hotelli enintään kolmen tähden. Kun työntekijä lähtee, hänen profiilinsa estetään. Hän ei pääse sisään henkilökohtaiseen tiliinsä, mutta koko historia ja raportointi hänestä säilyvät.

Tämä yksinkertaisti työtäni huomattavasti: työntekijä voi kirjautua salasanallaan henkilökohtaiselle tililleen, valita haluamasi lennon ja hotellin ja varata ne maksamatta. Lippujen sopimiseksi sinun ei tarvitse lähettää kuvakaappauksia Telegramiin: johtaja näkee järjestelmänvalvojana kaikkien työntekijöiden varaukset ja tilaukset "Tilaukset" -osiossa.

Ongelma # 2. Korkeat kustannukset

Pyrimme suunnittelemaan matkat etukäteen ostaaksemme liput halvemmalla. Totta, tämä ei aina onnistu.

Kuinka ratkaista ongelma

Lyhyt: säästät lippuja ja hotelleja ostamalla ne online-matkapalvelun kautta.

OneTwoTrip for Business takaa, että lentoliput maksavat saman verran tai halvemmalla kuin yksityishenkilöille.

Säästöjä syntyy suurella liikevaihdolla ja suorilla sopimuksilla lentoyhtiöiden ja hotellien kanssa.

Sivusto tarjoaa noin 2 miljoonaa majoitusvaihtoehtoa eri budjetteille: hotellit, huoneistot, hostellit. Yli 1 000 suosituimmista on omat suhteensa OneTwoTrip for Businessiin. Jos asiakkaan tarvitsemaa kohdetta ei ole järjestelmässä, palvelu voi pyynnöstä tehdä sopimuksen sen kanssa.

Jos suunnitelmat vahvistetaan ja matka hyväksytään, voit ostaa liput kahdella klikkauksella. Jos ei, peruuta varauksesi. Kaikki lentoyhtiöiden kanta-asiakaskortit ovat voimassa, joten voit jatkaa mailien keräämistä. Palvelu järjestää tarjouksia pankkien kanssa: se voi esimerkiksi palauttaa yrityskortilla tehdyistä ostoksista bonuksia.

Ongelma # 3. Pitkä lipunmyynti ja laskutus

Kun liput ja hotelli on sovittu johtajan kanssa, otan yhteyttä lentoyhtiöön ja hotelliin saadakseni laskun maksua varten. Jokaisella organisaatiolla on omat maksusäännöt oikeushenkilöille: jossain sinun on kirjoitettava sähköpostiin, jossain on täytettävä Excel-tiedosto yrityksen tiedoilla, jonnekin - verkkosivustolla oleva lomake. Kävi niin, että minun piti toistuvasti soittaa vihjelinjalle asiakirjojen hakemiseksi. Se vie paljon aikaa, ja lippujen myöntäminen kestää joskus useita päiviä. Jotkut yritykset eivät laskuta juridisia henkilöitä ollenkaan. Tällaisissa tapauksissa sinun täytyy luopua ostosta ja etsiä toinen lento tai hotelli.

Kuinka ratkaista ongelma

Lyhyt:maksaa liput ja hotelli yhdellä laskulla työmatkojen järjestämispalvelun verkkosivuilla.

OneTwoTrip for Businessissa minä ja muut työntekijät, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet, voimme varata ja maksaa lippuja ja hotelleja yhtä helposti kuin yksityishenkilöt. Koko prosessi kestää 2-3 minuuttia: syötät henkilökohtaisen tilisi, täytät päivämäärän ja määränpään ja valitset haluamasi lennon. Passitietoja ja bonuskortin numeroa ei tarvitse syöttää, vaan ne latautuvat automaattisesti, kun valitset työntekijän listalta.

Lisäksi voit luoda monimutkaisen matkasuunnitelman tai järjestää matkasi joustavammin. Lennä esimerkiksi yhtenä päivänä eri lentoyhtiöillä: aamulla Uljanovskista Moskovaan Aeroflotilla ja illalla takaisin Pobedalle. Tämä on sallittua, koska verkkopalvelu voi "liimata" eri lentoyhtiöiden lippuja yhteen tilaukseen. Jos järjestäisit matkasi itse, se vie tässä tapauksessa enemmän aikaa: kirjeenvaihto kahden lentoyhtiön kanssa, kaksi laskua maksusta, kaksinkertainen määrä loppuasiakirjoja.

Voit maksaa liput ja hotellin kahdella tavalla: talletuksella ja yrityksen pankkikortilla. Käytän talletusta - sinun on täydennettävä se etukäteen millä tahansa summalla laskuttamalla "Tili"-osiosta. Osto tapahtuu välittömästi, eikä vain pankin aukioloaikoina.

Kaikissa ongelmissa voit ottaa yhteyttä palvelun tukitiimiin. Hän työskentelee kellon ympäri ja auttaa, vaikka ylivoimainen este sattuisi illalla tai viikonloppuisin.

Ongelma nro 4. Asiakirjojen sulkeminen

Työmatka ei pääty lippujen ostamiseen ja hotellivarauksiin. Päätösasiakirjojen valmistelu vaatii paljon enemmän työtä. Ne on pyydettävä erikseen lentoyhtiöltä ja hotellilta, jotka lähettävät ne yksinomaan paperimuodossa. Usein lähetykset eivät tule perille postitse ja katoavat. Tämä paljastuu raportointijakson aikana, joten on kiireellisesti etsittävä sellaisen henkilön yhteyshenkilö, joka voi monistaa päätösasiakirjat.

Kuinka ratkaista ongelma

Lyhyt:uskoa päätösasiakirjojen muodostamisen OneTwoTrip for Business.

OneTwoTrip for Businessissa laskujen ja raporttien kanssa kaikki on paljon yksinkertaisempaa. Joka kuukausi saamme laskun kaikista palveluista ja laskun hotelleista, joissa on arvonlisävero, joka vuosineljännes - sovituslaki. Kaikki laskut ja raportit tallennetaan "Tositeet"-osioon. Voit määrittää, kenellä työntekijöistä on pääsy heihin - sihteeri, kirjanpitäjä, johtaja. Asiakirjoilla ei ole rajoituksia henkilökohtaisen tilisi säilytysajalle, ja ne ovat saatavilla milloin tahansa.

Mikä on lopputulos

Työmatkojen järjestäminen säästää rahaa ja aikaa. Palvelu mahdollistaa:

• kieltäytyä pitkästä kirjeenvaihdosta lentoyhtiöiden ja hotellien kanssa;
• koordinoi matkat suoraan pään kanssa;
• varaa edullisimmat lento- ja majoitusvaihtoehdot;
• antaa liput ja hotelli 2-3 minuutissa yhdessä paikassa;
• maksaa liput odottamatta laskua;
• yksinkertaistaa päätösasiakirjojen valmistelua ja säilytystä.