Yksinkertainen järjestelmä monimutkaisen modernin elämän järjestämiseen

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Tänään haluamme kertoa sinulle järjestelmästä, joka auttaa sinua jäsentämään kaikki työprojektisi, tehtäväsi ja asiat. Sen avulla opit asettamaan tavoitteita oikein ja laatimaan suunnitelmia niiden saavuttamiseksi.

Nykymaailmassa ihmisen on tehtävä moniajoja. Projekteja, tapaamisia, asioita, tehtäviä, joiden määräaika lähestyy vääjäämättä… Usein meidän on vaikea järjestää elämäämme niin, että meillä on aikaa käsitellä työasioita.

Tänään haluamme esitellä sinulle järjestelmän, joka auttaa sinua organisoimaan kaikki tavoitteesi, asiasi ja tehtäväsi. Tämän järjestelmän on kehittänyt Chris Winfield, New Yorkin yrittäjä.

Elämä on vaikeaa.

Nautimme yli 40 tunnin työskentelystä viikossa, olemme siitä ylpeitä ja haluamme kertoa kaikille ja kaikille kuinka kiireisiä olemme, koska se saa meidät tuntemaan olomme tärkeäksi ja korvaamattomaksi. No, tai muuten, me vain ajattelemme, että sen pitäisi olla niin.

Niin oli minunkin kanssani. Kunnes päätin muuttaa kaiken.

Se ei voinut jatkua näin, minun piti aloittaa alusta ja muuttaa kaikki. Halusin elää elämää täysillä enkä halunnut missata yhtään hetkeä.

Mutta oli yksi ongelma. En tiennyt kuinka tehdä tämä. Haastin liikaa aikaa ja työskentelin tehottomasti. Joten aloin etsiä tapoja, jotka voisivat auttaa minua ratkaisemaan ongelman.

Luin paljon kirjoja ja blogeja tuottavuudesta ja lopulta päädyin neliosaiseen järjestelmään.

Tämä yksinkertainen järjestelmä, josta keskustellaan myöhemmin, auttoi minua parantamaan tuottavuuttani, ja sen avulla pystyin järjestämään päiviä, viikkoja, kuukausia ja jopa vain tunteja. Hänen ansiostaan voin tehdä enemmän lyhyemmässä ajassa.

Haluaisin todella sanoa, että pääsin tähän järjestelmään helposti ja nopeasti, mutta näin ei ole: vietin satoja tunteja kokeiluihin, jouduin käymään läpi monia epäonnistumisia, virheitä ja pettymyksiä.

Nykyään pystyn tekemään enemmän 17 tunnissa kuin aiemmin 40 tunnissa. Ei edes sitä. Pystyn saavuttamaan yhdessä viikossa enemmän kuin muutaman viime kuukauden aikana.

Pystyn työskentelemään samanaikaisesti useiden projektien, asiakkaiden, yritysten kanssa ja samalla ylläpitämään tasapainoa työn ja henkilökohtaisen elämän välillä.

Työskentelen, vietän aikaa perheeni kanssa, kävelen, kommunikoin ihmisten kanssa, opetan muille, mitä tiedän itse, ja teen paljon muuta. Joka päivä. Ja kaikki tämä johtuu vain siitä, että olen kehittänyt minulle sopivan järjestelmän, jota noudatan jatkuvasti. Tämä järjestelmä on melko yksinkertainen, mutta sinun ei pidä koskaan unohtaa seuraavaa:

Se ei vain aina tarkoita helppoa.

Yksi tärkeimmistä asioista, jonka tajusin, on se, että jos käytät aikaa päivän suunnitteluun ja sinulla on selkeä käsitys siitä, mitä haluat saavuttaa (luoda tietty kuva päivistäsi), niin kaikki sujuu helpommin. Työskentelet vähemmän ja menestyt enemmän, koska työskentelet intohimolla, näet tavoitteen edessäsi.

Järjestelmässäni on neljä pääelementtiä:

1. Unelmoi ja aseta tavoitteita. Mitä todella haluat elämältäsi? Mitkä ovat unelmasi, tavoitteesi, tavoitteesi? Jos et tiedä vastauksia näihin kysymyksiin, muut tämän luettelon komponentit eivät hyödytä sinua.
2. Pura aivosi. Siirrä ajatukset päästäsi paperille. Sinun ei tarvitse ajatella ylimääräisiä yksityiskohtia, jos haluat todella olla tuottava.
3. Tee henkisiä karttoja. Ne auttavat sinua löytämään porsaanreikiä päätavoitteidesi suhteen. Toisin sanoen ymmärrät kuinka nopeasti saada tai saada mitä haluat.
4. Hallitse aikaasi ja jaa monimutkaiset tehtävät niiden osiin. Tämä auttaa sinua saavuttamaan päätavoitteesi mahdollisimman lyhyessä ajassa.

Kukaan ei koskaan kiistä sitä ilmeistä tosiasiaa, että kaikilla ihmisillä on 24 tuntia vuorokaudessa. Menestyneillä ihmisillä on kaksi ominaisuutta:

• He tietävät tarkalleen mitä haluavat.
• He yrittävät saada mitä haluavat.

Oletko valmis ottamaan riskin ja ponnistelemaan menestyäksesi? Lue sitten.

1. Unelma. Asettaa tavoitteita. Toimia

Aloita kuvittelemalla lopullinen tavoite.

Stephen Covey

Ensimmäinen askel on muodostaa iso kuva elämästäsi. Sinun on ymmärrettävä, mitä haluat saavuttaa, millainen ihminen haluat tulla, toisin sanoen miettiä, miltä ihanteellisen elämäsi pitäisi näyttää.

Kun tein tämän ensimmäisen kerran, halusin muuttaa paljon elämässäni. Ehkä, kuten minä silloin, sinusta näyttää siltä, että monia asioita ei voida muuttaa, mutta älä ole epätoivoinen äläkä anna periksi, koska tämä tunne on täysin normaali.

Mark Allenin neuvoja noudattaen varain yhden sivun jokaiselle tavoitteelleni. Tällainen tilan rajoitus on tarpeen, jotta sinulla on mahdollisuus maalata jokainen tavoite yksityiskohtaisesti, jakaa se peruselementteihin, luoda yksityiskohtainen suunnitelma tämän tavoitteen saavuttamiseksi, mutta tavoitteen määrittelyn tulisi olla ilman vettä.

On jotain tärkeää muistaa: et pidä suunnitelmaasi veressä, tavoitteesi voivat muuttua milloin tahansa. Emme voi varmuudella sanoa, mitä meille tapahtuu tunnin kuluttua, ja vielä enemmän kukaan ei voi sanoa, että hänen tavoitteensa ja elämänsuunnitelmansa eivät muutu seuraavan kuukauden tai ensi vuoden aikana.

Mutta tällainen suunnittelu on edullista, koska sinulla on selkeä käsitys siitä, mitä haluat saavuttaa, millaiseksi henkilöksi haaveilet.

Älä myöskään huolehdi, jos et ole onnistunut laatimaan saavutussuunnitelmaa jokaiselle tavoitteelle. Ei hätää, pääasia, että sinulla on tavoite, ja kun sen aika tulee, löydät keinot auttaa sinua saavuttamaan sen.

2. Pura aivosi

Olkoon mielesi aina kirkas ja kirkas, kuten laaja taivas, suuri valtameri ja korkein vuorenhuippu.

Morihei Ueshiba

Muistimme on monella tapaa selviytymisväline. Muistamme helpoimmin asiat, jotka ovat meille tärkeitä ja tarpeellisia. Muisti on ihmeellinen asia: esimerkiksi ylivoimaisessa esteessä voimme muistaa koulun elämänturvallisuuden oppitunnit ja antaa ihmiselle ensiapua.

Mielessäsi on satoja ajatuksia, pieniä yksityiskohtia, tarpeettomia yksityiskohtia. Yrität esimerkiksi muistaa kaikki vivahteet, jopa pienimmät yksityiskohdat tekemästäsi projektista. Vaikka tällainen tietoisuus on kunnioitettavaa, se on usein myös ahdistusta ja stressiä. Johtopäätös: päästä eroon tästä roskasta, tyhjennä aivosi.

Älä säilytä kaikkia näitä yksityiskohtia päässäsi - kirjoita ne muistiin päiväkirjaasi, jätä ne kaikki tietokoneesi kiintolevylle tai jonnekin muualle. Näin voit keskittyä paremmin siihen, mikä on tällä hetkellä tärkeää, unohtamatta ajankohtaisia asioita.

Järjestä, hajota ja hallitse

Nyt kun olet pelastanut itsesi valtavalta määrältä tarpeettomilta tai ei niin tärkeiltä ajatuksilta, on aika aloittaa asioiden järjestäminen. Katso omaa suunnitelmaasi. Ehkä et ollut laiska ja laatinut suunnitelman paitsi tuleville viikoille ja kuukausille, myös kokonaisille vuosille.

Sinun on rakennettava kaikki mitä sinun on tehtävä. Yritä suunnitella kaikki projektisi, tehtäväsi ja muut asiat niin, että ne eivät häiritse toisiaan: varaa jokaiseen tehtävään oma aika, älä jahtaa kahta kärpästä yhdellä iskulla, vaan hajota ja hallitse.

Älä huoli, jos sinulla ei ole konkreettista suunnitelmaa kaiken suunnittelemasi toteuttamiseksi. Tärkeintä on, että sinulla on tavoitteita, ja alitajuntasi auttaa sinua muussa.

Tässä tapauksessa alitajuntaasi voidaan verrata GPS-navigaattoriin. Asetat määränpääsi ja selvität, miten sinne pääsee.

3. Luo ajatuskartta

Tarvitset vain suunnitelman, tiekartan ja rohkeutta päästäksesi määränpäähäsi.

Earl Nightingale

Mielikartta on kaavio, joka auttaa sinua visualisoimaan ja järjestämään tietoa. Mielikarttoja voidaan käyttää melkein kaikkeen muistiinpanoista vakavan strategian kehittämiseen. Niiden avulla voit hajottaa monimutkaisen kohteen sen osiin.

Mielikartan avulla voit rakentaa hierarkian projekteista, tuloksista ja tehtävistä. Käytä fonttikokoa ja väriä korostaaksesi tärkeitä tai kiireellisiä asioita. Voit myös sisällyttää linkkejä tärkeisiin Internet-resursseihin tai tietokoneellasi oleviin asiakirjoihin.

Tämä kartta auttaa sinua näkemään yhdellä silmäyksellä, mikä projekti vie sinulta eniten aikaa tai vaatii eniten huomiota (punaisella korostetut tehtävät ja määräajat kertovat niiden kiireellisyydestä ja tärkeydestä).

Tarkastelemalla mielikarttasi viikoittain huomaat, mitkä projektit ovat lähellä valmistumista, ja tämä motivoi sinua jatkamaan. Poista valmiit projektit ja täytä ne uusilla.

4. Hallitse aikaasi ja jaa vaikeat tehtävät peruselementteihin

Päätä tänään, että sinusta tulee aikasi ja oman suoritussi hallinnan asiantuntija.

Brian Tracy

Nyt kun sinulla on suunnitelma, sinun on oltava varma, että pystyt hoitamaan kaikki edessä olevat tehtävät ajoissa. On olemassa erilaisia tekniikoita ja järjestelmiä, jotka on suunniteltu auttamaan sinua tässä. Esimerkiksi:

• Kanban on järjestelmä, joka auttaa sinua hoitamaan tehtäviä tehokkaasti. On olemassa kätevä verkkotyökalu, KanbanFlow, joka on suunniteltu paitsi yksin, myös ryhmätyöhön.
• Tuttu GTD henkilökohtaisen tehokkuuden tekniikka, joka auttaa sinua saamaan asiat valmiiksi loppuun asti.

Älä unohda tätä päivää

Mielikartat, GTD, Kanban ovat kaikki hienoja ja kiistatta välttämättömiä, jotta voit saavuttaa tavoitteesi. Mutta älä unohda, että tämä on strategista suunnittelua. Joskus tarvitset yksinkertaisen, käytännöllisen suunnitelman päivälle. Ei huomenna. Ei kuukauteen tai vuoteen. Tänään.

Unelmasta tulee tavoite, kun sen saavuttamiseksi ryhdytään toimiin.

Bo bennet

On olemassa Pomodoro-tekniikka, jonka avulla voit suunnitella aikasi tehokkaasti. Voit lukea siitä lisää täältä.

Aina tavoitteidesi saavuttaminen, tehtävien suorittaminen ajallaan, menestys - tähän kaikkien tulee pyrkiä. Mutta älä koskaan unohda Stephen Coveyn seitsemää taitoa – sahan teroitusta.

Kuvittele miestä, joka on sahannut puuta viisi tuntia, mutta kun käsket häntä pysähtymään pariksi minuutiksi teroittaaksesi sahaa, hän vastaa:”Minulla ei ole aikaa teroittaa sahaa! Minun täytyy leikata!"

Muista ottaa aikaa terveydellesi, perheellesi ja ystävillesi ja yritä aina levätä, kun tunnet sitä tarvitsevasi.