5 helppoa vaihetta postilaatikon puhdistamiseen

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Jos olet kyllästynyt postin haravointiin etkä pysty katsomaan postilaatikkoasi kauhistuttamatta, sinun pitäisi ehkä kokeilla joitain perus- mutta säännöllisiä toimenpiteitä kasvavan kirjevirran torjumiseksi?

1. Lajittele sähköpostisi kaikissa epäselvässä tilanteessa

Jono supermarketin kassalla, huoltoasemalla, lääkärille tai junaa odotellessa asematasolla/lentokoneella lentokentällä on hyvä paikka ja aika lajitella saapuvia posteja, lajitella ja poistaa tarpeettomia kirjeitä. Oletko lakannut olemasta kiinnostunut jostakin, etkö ole enää kiinnostunut tietyistä kysymyksistä tai aiheista? Poista vain sähköpostit ja asiaankuulumattomat viestit avaamatta niitä! Jos haluat jotenkin automatisoida tämän prosessin, voit silti käyttää kaikkia vanhoja postituksia ja tilauksia rauhassa.

2. Tarrat toiminnallisella kuormituksella

Luo kokoelma tarroja, joissa on itsestään selvät nimet - ja lähetä kaikki saapuvat sähköpostit kerralla eri kansioihin näillä tarroilla. Samaan aikaan saapuvat kirjeet pyrkivät jatkuvasti nollaan. Mitä järkeä on tallentaa sinne kaikki tapaukset, tehtävät, kutsut, projektit tai kutsut, kun jokaiselle kategorialle tai aiheelle voi luoda yleiskansioita sopivilla nimillä.

Lisäksi: tällaisille kansioille ja pikakuvakkeille voit (ja pitäisi) myös määrittää muistutuksia kalenteriin - ja silloin et koskaan eksy suunniteltuihin tehtäviin ja tärkeisiin päivämääriin / kokouksiin / tapahtumiin.

3. Arkistopainike on paras ystäväsi

Kirjeen merkitseminen luetuksi ei ole sama asia kuin sen lukeminen. Sama koskee sähköpostien tallentamista. jos et ole yksi niistä ihmisistä, jotka lähettävät kaiken lukemasi roskakoriin, älä unohda mahdollisuutta arkistoida postia ja piilottaa arkistot. Jos olet tottunut muistuttamaan itseäsi tärkeistä asioista ja tapaamisista luettujen, mutta ei piilotettujen kirjainten avulla, ehkä on parempi kokeilla sovelluksia tehtäväluetteloiden luomiseen?

4. Kun avaat, varo hukkaamasta aikaa

Yksinkertainen vihje: tuntematon lähettäjä tai määrittelemätön aiherivi on ensimmäinen merkki siitä, että tämä kirje voidaan turvallisesti jättää huomiotta tai siirtää myöhempään. Päätä, luetko tietyn sähköpostin ennen sen avaamista. Näin säästät paljon aikaa, hermoja ja turhia napsautuksia.

5. Anna erityisten sovellusten tehdä kaikki työ puolestasi

Jos sinusta tuntuu, että et itse pysty ylläpitämään järjestystä Saapuneet-kansiossasi, voit aina vähentää informaatiomelun tasoa ja käsitellä postirutiineja erikoissovelluksilla. Tässä on vain muutama vaihtoehto, joista valita:

• : auttaa piilottamaan kirjeen ja muistuttamaan siitä oikeaan aikaan, eikä pidä kaikkia vaadittuja tapaamisia / vastauksia / tehtäviä mielessä. Ja saapuvat viestit ovat aina tyhjiä samaan aikaan.
• : auttaa sinua oppimaan, kuka kirjoittaa useammin työasioissa ja kuka vain tuottaa melua, mitkä kirjeet tulisi piilottaa tai mistä postituksista peruuttaa tilaus ja paljon muuta.
• : pilvi sähköpostipalvelu, joka tallentaa enintään 5 kirjettä postilaatikkoon.