Microsoft Wordin ominaisuuksia, joita haluat käyttää työssäsi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Osoittautuu, että ihmiset ovat työskennelleet Wordissa vuosia, mutta eivät tiedä sen perusominaisuuksia tai eivät seuraa innovaatioita. On aika tarttua!

Muutama sana siitä, miksi ryhdyin kuvaamaan Microsoft Wordin ei ollenkaan ainutlaatuisia toimintoja. Artikkeli kypsyi päässäni hitaasti. Kerta toisensa jälkeen minun piti kuvailla samoja toimittajan kykyjä kollegoilleni ja läheisilleni. Heidän räikeä näkemyksensä, yllätys näkemästään sai minut kirjoittamaan tämän materiaalin. Toivottavasti sinäkin opit jotain uutta itsellesi.

Kaikki seuraavat vinkit toimivat Word 2013:ssa. Suosittelen lämpimästi siirtymistä tähän ohjelman sukupolveen, jos olet jostain syystä lykännyt siirtymistä.

1. Aloita kirjoittaminen mistä tahansa

Click-to-Write-ominaisuus ei ole uusi, mutta kaikki eivät ole kuulleet siitä. Usein joutuu tarkkailemaan kuinka henkilö napsauttaa "Enter"-painiketta monta kertaa päästäkseen sivun loppuun ja syöttääkseen sinne esimerkiksi kirjeen toimeenpanijan.

Kaksoishiiren napsautus voi korvata kymmenkunta näppäinpainallusta.

Siirrä kohdistin aiotun tulostuspaikan päälle ja napsauta hiirellä pari nopeaa napsautusta. Word itse sijoittaa uudet rivit, välilehdet ja serifit sille osoittamaasi paikkaan. Tämä näkyy selvästi, kun tarkastellaan piilotettuja muotoilumerkkejä.

2. Käännä heti

Kysy naapuriltasi, kumpaa kääntäjää hän suosii, niin kuulet todennäköisesti Googlesta, Yandexistä, PROMT:stä, mutta tuskin Bingistä. Jostain syystä Microsoftin merkkikääntäjä ei ole kovin suosittu alueellamme. Ja turhaan, koska hänen työnsä laatu riittää jokapäiväisiin tarpeisiin. Tietenkin Office tarjoaa nopean tekstin kääntämisen Bingin avulla. Suosittelen kokeilemaan.

On täysin mahdollista, että lopetat kiirehtimisen selaimen ja Wordin välillä, loputtomasti kopioimalla ja liittämällä lauseita edestakaisin.

Valittavana on useita kymmeniä kieliä ja kolme käännöstapaa. Löydät ne "Arvioi"-välilehdeltä.

3. Käytä kerningiä

Suunnittelijat tietävät hyvin, mitä kerning on, ja he usein käyttävät sitä ladatessaan tekstejä. Yksinkertaisesti sanottuna kerning vastaa kirjainten välisestä etäisyydestä (etäisyydestä) niiden muodosta riippuen. Tämän asetuksen muuttaminen voi pienentää tai laajentaa samaa sanaa, lausetta tai kappaletta verrattuna vakiotilaan. Olen nähnyt kuinka ihmiset alkoivat poistaa osaa tekstistä tai päinvastoin "kaataa vettä" vain sovittaakseen sen tiettyyn kehykseen. Kerning ratkaisee tällaiset ongelmat hienostuneemmalla tavalla. Tietysti sillä leikkiminen satuttaa silmää, mutta pienet manipulaatiot voivat olla paikallaan.

Kerningin muuttaminen on hyödyllistä käytettäessä suuria fontteja, esimerkiksi valmisteltaessa kirjojen, artikkeleiden, raporttien otsikkosivuja.

Paina yhdistelmää Ctrl + D avataksesi "Fontti"-valintaikkunan, siirry toiseen "Lisäasetukset"-välilehteen. Tässä voit pelata kerningillä. Ja vähän lisää aiheesta. Haluan vain ohimennen esitellä sinulle mielenkiintoisen selainpelin, jossa sinun on arvattava paras kerning lukemista varten. Nauttia!

4. Käytä piilotettua tekstiä

Voiko tyhjä Word-asiakirja painaa kymmeniä tai satoja megatavuja? Joo! Ja monilla mielen hämärtyy. Ihmiset eivät näe sanaakaan silmiensä edessä, mutta he eivät ymmärrä miksi tiedosto on niin suuri? Pahat virukset vai haitalliset hakkerit? Ei. Kyse on piilotiedoista. Nämä voivat olla grafiikkaa, kuvia ja tekstiä.

Kuten ei-tulostettavat merkit, piilotetut tiedot eivät näy näytöllä tai tulostuvat, mutta ne ovat silti osa asiakirjaa.

Piilotetulla tekstillä voit:

• Piilota luottamukselliset tiedot väliaikaisesti.
• Jätä kommentteja tai anna vastauksia kysymyksiin, joita ei pidä sekoittaa päätekstiin.
• Tulosta useita versioita samasta asiakirjasta vuorotellen piilottamalla sen eri osat. Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse sotkea useita kopioita tiedostosta!

Valitse tekstin osa tai koko teksti, paina Ctrl + D ja laita valintamerkki Piilotettu-vaihtoehdon eteen. Fragmentti katoaa ja tulee katseltavaksi vain ei-tulostettavien merkkien näytössä. Selvyyden vuoksi piilotetut tiedot on alleviivattu mustilla pisteillä.

5. Käytä "Asiakirjan tarkastaja" -toimintoa ennen tallentamista

Vanha Word ei voi avata tiedostoa vai näkyykö se väärin? Tuttu kaikille ja kaikille! Tällaisia ongelmia ympärilläni tapahtuu pelottavan säännöllisesti, koska monet organisaatiot ja ihmiset työskentelevät edelleen Office 2003:ssa. Siksi ennen asiakirjan lähettämistä ja/tai tallentamista kannattaa tarkistaa sen yhteensopivuus Wordin aiempien versioiden kanssa. Asiakirjan tarkastaja on vastuussa tästä.

Hän osaa myös suorittaa luettavuustarkistuksen vammaisille ja mikä tärkeintä, löytää dokumentista piilotetut ominaisuudet ja tiedot.

Toiminto havaitsee esimerkiksi makrot, upotetut asiakirjat, näkymätön sisältö ja muut mahdollisesti ongelmalliset tiedostoelementit.

6. Muokkaa PDF-tiedostoa

Vaihtoehtojen runsaus ei aina hyödytä. PDF-työskentely on tästä hyvä esimerkki. Joskus ihmiset eksyvät jo valitessaan työkalua, jolla he haluavat käsitellä PDF-tiedoston. Tässä on klassinen Adobe Reader ja vaihtoehtoinen Foxit Reader, ja mikä tahansa enemmän tai vähemmän moderni selain ja monia muita verkkopalveluita. Yksi menestyneimmistä menetelmistä on kuitenkin pinnalla - tämä on artikkelimme sankari.

Word 2013 ei vain avaa, vaan mahdollistaa myös PDF-dokumentin sisällön muokkaamisen.

Editori muuntaa tekstin, taulukot, luettelot, kaaviot ja muut elementit DOCX-tiedostoksi säilyttäen alkuperäisen muotoilun mahdollisimman tarkasti. On huomattava, että hän osoittautuu erittäin arvoiseksi. Voit myös lisätä PDF-tiedostoja Word-asiakirjaan upotettavana objektina. Tässä tapauksessa vain PDF-tiedoston ensimmäinen sivu tai tiedostolinkkikuvake näytetään.

7. Lisää video

Ei ole mikään salaisuus, että kuivan tekstin pitkäaikainen katselu vähentää nopeasti huomiota ja johtaa lukijan kiinnostuksen menetykseen. Siksi melkein kaikki opiskelijat, puhujat ja toimistotyöntekijät laimentavat viivoja kaavioilla, taulukoilla, kaavioilla ja muilla visuaalisilla temppuilla. Kuitenkin vain harvat ottavat käyttöön paljon tehokkaamman työkalun - videon.

Word voi upottaa Bing-hakuvideoita asiakirjaan, lisätä YouTube-videoita ja upottaa koodeja eri verkkosivustoilta.

Älä myöskään ole huolissasi lopullisesta tiedoston koosta. Dokumentti ei tallenna itse videota, vaan tekee sen linkin vain visuaalisessa muodossa. Tietenkin katsomiseen tarvitaan Internet-yhteys.

8. Työskentele dokumentin parissa yhdessä ja kommentoi muokkauksia

Muista klassikon sanat: "Mitä ei tee - teemme yhdessä"? Ne ovat tärkeitä tähän päivään. Mutta kaikki eivät ymmärrä, kuinka yhteinen työ järjestetään oikein. Valitettavasti on edelleen mahdollista nähdä, kuinka henkilö korostaa tekstinpätkän millä tahansa värillä, sen jälkeen, suluissa, lisää tarkistuksensa tai vastalauseensa ja lähettää asiakirjan takaisin. Tällaisina hetkinä alkaa silmäluomen hermostunut nykiminen. Wordin uusimmassa versiossa voit tehdä merkintöjä ja muokata julkista tiedostoa mukavasti. Tätä kannattaa käyttää!

Word 2013 mahdollistaa muiden kommentteihin vastaamisen, mikä tekee editorista loistavan keskustelun työkalun ryhmätyössä.

Vietä muutama minuutti Arvostelu-välilehteen tutustumiseen, jaa uudet taitosi kollegoidesi kanssa, niin tunnet yhdessä tekemisen helpon.

9. Yksinkertaista työtäsi taulukoiden avulla

Anna minun arvata, lisäätkö silti taulukon rivejä ja sarakkeita napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja siirtymällä vastaavaan valikon kohtaan? Se on paljon helpompaa!

Aseta kohdistin juuri sen ylä-/alapuolelle (vasemmalle/oikealle), johon aiot lisätä rivin tai sarakkeen. Word ehdottaa välittömästi taulukon suurentamista.

Muuten, editorin uusin versio on saanut useita uusia toimintoja taulukoiden suunnitteluun. Päivitä tietosi.

10. Yhdistä asiakirjan osat lohkoiksi

Ollakseni rehellinen, jotkut työntekijät ovat valmiita kääntämään yli 100 sivua asiakirjaa vain tappaakseen aikaa. Jos haluat selata suuria tiedostoja nopeasti, sinun on hallittava useita pikanäppäimiä salamannopeaa navigointia varten tai rakennettava teoksesi oikein.

Käyttämällä eri tasoisia otsikoita voit tiivistää asiakirjan osia, joita et parhaillaan käsittele.

Aseta kohdistin otsikon viereen, niin ohjelma kehottaa sinua tiivistämään lohkon sisällön. Niinpä valtavatkin teokset mahtuvat vain parille sivulle.

Etkö löytänyt itsellesi mitään kiinnostavaa? Lue varmuuden vuoksi Lifehackerin artikkeli 20 sanasalaisuudesta, jotka helpottavat työtäsi. Tai anna neuvoja kommenteissa.