Kuinka automatisoida postin kanssa työskentely ja olla kärsimättä sadoista saapuvista viesteistä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Näiden työkalujen avulla voit mukauttaa sähköpostiohjelmasi mahdollisimman kätevästi.

Kirjeitä on liikaa

Tilastollisesti keskimääräinen toimistotyöntekijä käyttää noin 47 000 sähköpostituntia uransa aikana. Se voi tuntua vain ärsyttävältä ajanhukkaa, mutta todellisuudessa se on paljon enemmän.

Ihmiset ovat erittäin stressaantuneita, kun he kohtaavat ylivoimaisilta vaikuttavia tehtäviä. Kuten esimerkiksi tungosta postilaatikko.

Sähköpostin ylikuormitus saa usein tunteen, että sinulla on tehtävä käsillä, mutta aika tai resurssit eivät riitä edes aloittamiseen. Pelkästään uuden saapuvan massan katsominen voi aiheuttaa korkeaa verenpainetta, sykettä ja kortisolitasoja (stressihormoni).

Mitä tehdä asialle

Jos käytät sähköpostia Outlookissa, Yahoossa, Thunderbirdissä tai muussa palvelussa, sähköpostin kulun automatisointiin on monia resursseja. InboxZero, Mailstrom ja Unified Inbox toimivat useimpien sähköpostiohjelmien kanssa.

InboxZero

Se on ilmainen ohjelma Androidille, iOS:lle, macOS:lle ja Windowsille. Mobiiliasiakkaat ovat saatavilla vain useissa Euroopan maissa, mutta jokainen voi ladata PC-version. InboxZero auttaa sinua hallitsemaan tärkeitä sähköposteja ja pääsemään eroon niistä, joilla ei ole paljon merkitystä. Yksi tämän alustan hämmästyttävimmistä ominaisuuksista on "Lepotila", jonka avulla voit lähettää automaattisesti yhteyshenkilöillesi sähköpostin, joka ilmoittaa ajan, jolloin et ole tavoitettavissa ja milloin he voivat ottaa sinuun yhteyttä seuraavan kerran.

Mailstrom

Tämän palvelun avulla voit analysoida postilaatikkosi sisältöä ja lajitella viestejä minkä tahansa kriteerin mukaan. Vastaavasti voit välittömästi vastata kirjeryhmään, jota yhdistää yhteinen aihe, lähettäjä, aika tai muu parametri. Käyttäjät pitävät tästä alustasta, koska se pystyy työskentelemään samanaikaisesti kymmenien tai jopa satojen sähköpostien kanssa.

Mailbird

Monet ihmiset käyttävät useampaa kuin yhtä sähköpostitiliä päivittäin. Tämä voi olla työ- ja henkilökohtainen sähköposti tai jopa kaksi tai kolme työtiliä. Paras työkalu useiden postilaatikoiden hallintaan kerralla on Mailbird-palvelu Windowsille. Sen avulla voit tarkastella kaikkia vastaanotetut sähköpostit yhdessä paikassa.

Gmailin laajennukset ja suodattimet

Voit käyttää erityisiä laajennuksia ja suodattimia, jotka voivat parantaa saapuvien sähköpostien kulunhallintaa. Jotkut parhaista ovat SaneBox, Unroll. Me ja BatchedInbox.

SaneBox

SaneBox on suunniteltu sijoittamaan sähköpostisi tärkeysjärjestykseen. Laajennus jättää haluamasi viestit pääpostilaatikkoosi ja lajittelee kaikki toissijaiset postilaatikot erilliseen kansioon. Näiden vaiheiden jälkeen saat sähköpostin, jossa kerrotaan, mitä uudelleenohjattiin.

Avaa. Minä

Käyttäjätietovuotoskandaalista huolimatta Unroll. Me on edelleen melko suosittu postilaatikon hallintajärjestelmä. Sen pääominaisuus on kaikkien tilaustesi yhdistäminen päivittäiseen yhteenvetoon. Tämä ryhmittely säästää aikaa ja samalla ei unohda mitään. Tarvittaessa voit peruuttaa tarpeettomat sähköpostit yhdellä napsautuksella.

Saapuneet-kansion tauko

Tämän laajennuksen avulla voit päättää, milloin haluat vastaanottaa viestejä ja milloin ei. Kun tauko on käytössä, voit määrittää yhteyden vastaajaan, jotta kaikki yhteystietosi ovat tietoisia sähköpostin vastaanottoaikataulun aktivoinnista. Tarvittaessa voit määrittää kirjainten näyttämisen aikataulun mukaan.

Suodattimet

Älä unohda Googlen roskapostisuodattimia, joiden avulla voit automatisoida pikakuvakkeiden määrittämisen, kirjeiden arkistoinnin, poistamisen, edelleenlähetyksen ja muut toiminnot. Gmailin hakupalkin avattavasta valikosta. Kun olet napsauttanut alas osoittavaa nuolta, sinun on määritettävä kriteerit, tarkistettava niiden tarkkuus etsimällä ja napsauttamalla sitten suodattimen luomislinkkiä, joka näkyy saman pudotusvalikon oikeassa alakulmassa.

Jokainen näistä ratkaisuista toimii muista työkaluista riippumattomasti, joten voit älykkäästi haravoida, analysoida ja lajitella saapuvia kirjenippuja. Maksimaalinen tehokkuus voidaan saavuttaa vain yhdistämällä useita näistä palveluista.