Kuinka olla toimiston tuottavin työntekijä ja silti mennä kotiin klo 17.30

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Joskus tehtävälista näyttää meistä loputtomalta. Pelkästään sitä katsomalla tunnemme itsemme jo väsyneiksi kovan työn takia. Meitä kaikkia piinaa kysymys siitä, kuinka olla tuottava, ehtiä selviytyä kaikista työtehtävistä, mutta samalla olla viettämättä päiviä ja öitä töissä. Tässä artikkelissa yritämme vastata siihen.

Tämä on Cal Newport. Ja häntä voidaan kutsua todella tuottavaksi, koska hän:

• yliopiston professori, joka viettää siellä kokopäiväisesti ja järjestää pariskuntien lisäksi erilaisia aktiviteetteja opiskelijoille;
• kirjoittaa kuusi (tai jopa enemmän) artikkelia vuodessa tieteellisiin aikakauslehtiin;
• kirjoittanut neljä erinomaista kirjaa ja työskentelee parhaillaan viidettä;
• huolehtiva aviomies ja isä;
• pitää tuottavuudesta ja tehokkuudesta blogia, jota päivitetään säännöllisesti uusilla merkinnöillä.

Kaikesta edellä mainitusta huolimatta hän lopettaa työnsä klo 17.30 ja tekee harvoin asioita viikonloppuisin.

Ei, hän ei ole supersankari eikä hänellä ole 15 auttajaa. Lopetetaan hetkeksi kateellisuus tällaisesta organisoinnista ja tehokkuudesta ja mietitään kuinka Cal onnistuu tekemään kaiken.

Alta löydät vinkkejä, joiden avulla opit hallitsemaan tehokkaasti aikaasi, lopettamaan laiskuuden, aloittamaan enemmän ja lähtemään toimistolta kotiin klo 17.30. Joten aloitetaan.

1. Tehtävälistat ovat pahoja. Varaa aikasi

Tehtävälistat ovat itsessään hyödyttömiä. Ne ovat vain ensimmäinen askeleesi. Sinun on luotava itsellesi selkeä aikataulu. Mitä varten? Tämä auttaa sinua suunnittelemaan, mitä voit todella tehdä. Näin voit suorittaa tietyn tehtävän juuri silloin, kun voit suorittaa sen tehokkaimmin, etkä vain siksi, että se on luettelossa neljäs.

Niin kauan kuin sinulla ei ole tiettyä päivämäärää ja kellonaikaa luettelossasi jokaiselle tehtävälle, olet vain toiveajattelua.

Cal Newport

Suunnittelu rohkaisee sinua kohtaamaan todellisuuden. Sinulla on rajoitettu määrä aikaa ja tietty määrä tehtäviä. Mutta et voi määrittää tarkasti, kuinka kauan kukin tehtävä kestää sinulle. Kun katsot koko työn laajuutta, pystyt viettämään jokaisen työtunnin tuottavasti, puristamaan siitä enemmän irti ja työskentelemään siellä, missä ja milloin ja missä sinulle parhaiten sopii.

Asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että jos et laske tarkasti tehtävien suorittamiseen kuluvaa aikaa, tuomitset itsesi epäonnistumiseen etukäteen.

Varmasti monet teistä ajattelevat nyt, että useimmat tehtävät tulevat yllättäen, eikä niitä voi ennakoida ja suunnitella. Kyllä, tietysti, tällaisia äkillisiä tehtäviä on erittäin vaikea sisällyttää aikatauluusi. Mutta tätä varten sinun ei tarvitse olla seitsemää jänneväliä otsassa. Kaikki voi muuttua minä hetkenä hyvänsä. Siitä huolimatta sinulla on oltava suunnitelma, muuten tuhlaat omaa aikaasi.

Haluatko lakata olemasta viivyttelijä? Aikataulu auttaa sinua.

Cal Newport

Tieto siitä, että sinulla on selkeästi suunniteltu työn laajuus, vähentää jo halua lykätä asioita. Et ajattele, pitäisikö sinun tehdä töitä nyt vai ei - päätös on jo tehty.

Kuulostaako tämä liian järjestelmälliseltä ja ei liian hauskalta sinusta? Ajattele väärin.

Tutkimus osoittaa, että työajan lisäksi myös vapaa-ajan ajoittaminen on hyvä idea. Joten parannat elämäsi laatua: selkeästi jopa vapaa-aikaa suunnittelevien ihmisten elintaso on paljon korkeampi kuin niillä, jotka eivät sitä tee.

Okei, jätimme tehtäväluettelon ja laatimme tietyn aikataulun. Nyt opetellaan priorisoimaan, koska et voi työskennellä 24 tuntia seitsemänä päivänä viikossa, eikö niin?

2. Oletetaan, että aiot mennä kotiin klo 17.30 ja sitten suunnitella asioita, jotka on tehtävä ennen sitä aikaa

Työ vie kaiken sen ajan, jonka annat sille. Anna hänelle 24 tuntia, seitsemän päivää viikossa, ja voit olla varma, että työ vie kaikki nuo 168 tuntia.

Sinun on asetettava rajat, jos haluat tasapainottaa työn ja henkilökohtaisen elämän. Aikarajoitukset lisäävät tehokkuuttasi.

Aseta itsellesi määräaika: lähdet töistä klo 17.30. Suunnittele sitten tehtävien määrä, jotka voit hallita tähän mennessä.

Cal kutsuu tätä tiukkaa aikataulua suoritukseksi.

Voit myös mennä toisin: luo itsellesi ihanteellinen työaikataulu tylylle ja tee sitten päinvastoin. Työskentele lujasti ja kovasti säälimättä itseäsi. Luota minuun, kun työskentelet kovasti, älykkäät ja hyödylliset ratkaisut löytävät sinut itsekseen.

Mutta älä unohda, että sinun on suojattava itsesi ylityöltä. Sinun pitäisi tuntea, että hallitset aikataulusi. Mitä enemmän tunnet tilanteen hallitsevan, sitä vähemmän stressiä koet.

Okei, kuvittelet täydellisen päivän pyllylle ja teet päinvastoin. Tämä auttaa sinua selviytymään tehokkaasti nykyisistä tehtävistäsi. Entä pitkäaikaiset projektit?

3. Tee suunnitelma kuluvalle viikolle

Luulen, että olette samaa mieltä siitä, että lyhyen aikavälin suunnitelmat eivät ole enää siistejä. Jos ajattelet vain tätä päivää, et koskaan ole edellä.

Haluatko kirjoittaa kirjoja, olla mukana erilaisissa aktiviteetteissa, tehdä tutkimusta ja olla samaan aikaan hyvä vanhempi? Tarvitset erityisen suunnitelman viikolle.

Cal Newport

Ihmiset eivät halua katsoa pitkän aikavälin suunnitelmia, mutta he unohtavat, kuinka paljon hyötyä niistä voi olla. Tiedän mitä teen joka tunti, päivä, viikko, kuukausi elämässäni. Onko tämä mielestäsi vaikeaa? Helpompaa kuin luuletkaan. Maanantaiaamuna kestää tunnin. Vain.

Maanantaiaamuna teen suunnitelman viikolle. Selailen sähköpostini, mietin tehtäviä, jotka minun on tehtävä, katson kalenteriani ja mietin, kuinka suunnitella aikani tällä tavalla. Kun minulla on suunnitelma, lähetän sen sähköpostilla itselleni, nyt näen sen aina Saapuneet-kansiossani. Täällä voin tarkkailla sitä joka päivä, ja voin myös aina palata siihen monta kertaa päivässä, jos unohdan yhtäkkiä prioriteetit.

Ja Cal on oikeassa. Käytät aikaasi tehokkaammin, kun noudatat suunnitelmaa.

Ehkä luulet, että riittää, kun mietit mielessäsi kaikki viikon tulevat tehtävät, mutta niitä ei tarvitse kirjoittaa ylös. Ei, se ei ole sellaista.

Jos kirjoitat toimintasuunnitelman, sitä todennäköisemmin pidät siitä kiinni: sinulla on jotain konkreettista, ei ihanteellista, se muistuttaa sinua prioriteeteistasi.

Joten sinulla on nyt selkeä aikataulu ja viikkosuunnitelma. Mutta sinusta tuntuu, että jotain muuta puuttuu. Ja ajattelet oikein.

4. Tee vähemmän tehtäviä, mutta tee se intohimolla

Ajattelet todennäköisesti jotain: "Minulla on vain liikaa tekemistä. En koskaan tule selviytymään niistä määrättynä aikana."

Ja Cal myöntää, että saatat olla oikeassa. Mutta sinun ei pidä luovuttaa tai työskennellä paniikissa ennen klo 22.00.

Sinulla pitäisi olla vähemmän tekemistä kuin nyt. Muista, että kaikki asiasi eivät ole niin tärkeitä kuin miltä ne saattavat näyttää. Sanot kyllä useammin kuin sinun pitäisi. Kysy itseltäsi: "Mikä on minulle todella arvokasta elämässä?" Ja sitten leikataan pois niin paljon tarpeetonta kuin mahdollista.

Cal Newport

Meitä arvostetaan aina siitä, mitä osaamme parhaiten. Joten jos haluat menestyä, älä hämmenny, anna sinun tehdä vähemmän tehtäviä, mutta sinulla on mahdollisuus suorittaa ne paremmin. Ihmiset sanovat kyllä liian usein. Sanon ei monelle ja monelle. Vältän armottomasti tehtäviä, jotka rentouttavat minua, jos minusta tuntuu, että niillä ei ole minulle oikeasti merkitystä.

Sinusta tuntuu, ettei sinulla ole aikaa ollenkaan, mutta ajanhallinnan asiantuntija John Robinson on kanssasi eri mieltä ja uskoo, että meillä voi olla nykyään paljon enemmän vapaa-aikaa kuin koskaan.

Hän väittää, että nykyajan ihmiset eivät työskentele kovemmin kuin edeltäjänsä (vaikka useimmat meistä ajattelevat toisin). Tutkimukset osoittavat, että viimeisten 40 vuoden aikana ihmiset ovat käyttäneet paljon vähemmän aikaa työtehtävien suorittamiseen ja ovat paljon todennäköisemmin sitoutuneet tuottamattomiin häiriötekijöihin. Kaikilla on Johnin mukaan aikaa levätä.

Mikä on johtopäätös tästä? Sinusta tuntuu, ettei sinulla ole aikaa, koska se on repeytynyt ärsyttäviin pieniin tehtäviin, jotka tyhjentävät elämäsi ja sinut.

Joten tee vähemmän. Mutta tee se "vähemmän" intohimolla ja jännityksellä.

Suunnitelmasi ovat jäsenneltyjä ja sopivat täydellisesti aikatauluusi. Mutta yksi kysymys on edelleen avoinna: mitä tehtäviä sinun tulisi suorittaa?

5. Kiinnitä vähemmän huomiota pieniin tehtäviin - keskity siihen, mikä on tärkeämpää

Töissä tehdään erilaisia asioita. Pienet asiat, kuten sähköpostin jäsentely, ajankohtaiset ja jos ajattelee, ei aina tarpeelliset tapaamiset ja seuraavien toimistojuurujen salakuuntelu eivät vaadi meiltä erityistä henkistä ponnistelua. Et käytä kykyjäsi täällä. Jos olet mukana missä tahansa tärkeässä liiketoiminnassa, se vaatii kaikkien kykyjesi ja taitosi aktivoimista. Tämä johtaa laadukkaisiin tuloksiin.

Mikä pienten tehtävien ongelma on? Olemme hukkumassa "matalaan veteen".

Usein viikonloppuisin ja öisin työskentelevät ihmiset kokevat tekevänsä paljon vähemmän kuin ne, jotka jättävät hyvästit töihin kello viisi illalla. Tämä johtuu siitä, että he työskentelevät paljon, mutta heidän suorittamiensa tehtävien merkitys ei ole suuri.

On epätodennäköistä, että kenestäkään tuli toimitusjohtaja vain siksi, että hän vastasi kaikkiin sähköposteihin tai osallistui yhteen turhaan pieneen kokoukseen. Kyllä, pientenkin tehtävien tunnollinen suorittaminen säästää potkut, mutta pystyt kehittymään vasta, kun suurista tehtävistä tulee pääprioriteettisi.

Varaa aikaa yksinomaan ensisijaisiin tehtäviin. Kuinka aloittaa tämä vaikea yritys?

Tärkeintä on lopettaa sähköpostin tarkistaminen heti aamusta.

Tim Ferris Bestseller-kirjan How to Work 4 Hours a Week kirjoittaja

Yritä olla tarkistamatta sähköpostiasi kahden ensimmäisen tunnin aikana heräämisen jälkeen. Joidenkin ihmisten on jopa vaikea kuvitella tätä, heillä on varmasti kysymyksiä, kuten: "Kuinka voin tehdä tämän? Minun täytyy ehdottomasti tarkistaa postini, muuten en pääse töihin." Yllätyt, kun tiedät, että useimmissa tapauksissa näin ei ole ollenkaan.

Kyllä, ehkä sinun pitäisi todella perehtyä sähköpostiisi ja kerätä tietoja, joiden avulla voit suorittaa tehtävän 100%. Mutta voit ensin täydentää sen 80 tai 90 % ja vasta sitten ryömiä kirjeihisi saadaksesi lisätietoja. Joten säästät itsesi aamulla tarpeettomilta ja vierailta tiedoilta, joihin huomiosi muuttuu ehdottomasti, ja voit omistautua yksinomaan työhön.

Joten miten yhdistämme kaikki edellä mainitut? Kummallista, vain yhteenvetona.

Cal antoi meille viisi hyvää vinkkiä:

1. Tehtävälistat ovat pahoja. Tee itsellesi aikataulu.
2. Oletetaan, että aiot mennä kotiin klo 17.30 ja sitten suunnitella asioita, jotka on tehtävä ennen sitä aikaa.
3. Tee suunnitelma kuluvalle viikolle.
4. Tee vähemmän tehtäviä, mutta tee se intohimolla.
5. Kiinnitä vähemmän huomiota pieniin tehtäviin – keskity korkeampaan prioriteettiin.

Nyt sanat "aikataulu" ja "suunnitelmat" kuulostavat kylmältä, etkä ymmärrä niitä erityisiä etuja, joita ne tuovat sinulle. Mutta kun teet niistä osan elämääsi, huomaat, että sinulla on vapaa-aikaa perheelle ja ystäville. Lisäksi teet asioita, joista voit olla ylpeitä.

Cal Newport

Henkinen työ on itse asiassa mestarityötä. Mutta se ei ole niin vaikeaa kuin miltä näyttää: et tee puunveistoa, vaan työskentelet tiedon kanssa. Kehität ideoita. Sinun täytyy erottaa vehnä akanoista ja joskus luoda ideoita raaka-aineesta. Jos alat katsoa tätä prosessia mestarin näkökulmasta, sinusta tulee onnellisempi, tyytyväisempi työhösi ja tietysti menestyvämpi työelämässäsi.

Valitse kuka haluat olla: toimistotyöntekijä vai menestyvä luoja?