Ivy Lee -menetelmä: Tehtäväluettelon laatiminen tuottavuuden huippuuttamiseksi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Viime vuosisadalla Ivy Leellä oli maine tuottavuuden asiantuntijana. Hänen kehittämä tehtävien ajoitusmenetelmä on osoittautunut käytännössä hyvin ja tuonut tekijälle kertakorvauksen.

Vuoteen 1918 mennessä Charles Michael Schwabista oli tullut yksi maailman rikkaimmista miehistä. Hän johti Bethlehem Steeliä, joka oli tuolloin suurin laivanrakennus- ja toiseksi suurin teräsyhtiö Yhdysvalloissa. Kuuluisa keksijä Thomas Edison kutsui häntä kerran "mestariliikemieheksi". Schwab on aina pyrkinyt olemaan kilpailijoidensa edellä.

Eräänä päivänä sinä vuonna liikemies kääntyi konsultti Ivy Ledbetter Leen puoleen parantaakseen tiiminsä tehokkuutta ja löytääkseen parhaan tavan harjoittaa liiketoimintaa. Lee oli itse menestyvä yrittäjä ja suhdetoiminnan pioneeri.

Schwab toi konsultin toimistoonsa ja kysyi, mikä auttaisi parantamaan työtuloksia. Vastauksena Lee pyysi lupaa puhua jokaisen Schwabin johtajan kanssa 15 minuutin ajan. Ja maksamisen yhteydessä vieras kieltäytyi ottamasta rahoja heti: "Kolmessa kuukaudessa voit lähettää minulle sekin minkä tahansa ansaitsemasi summan."

Ivy Leen lähestymistapa tapausten hallintaan

15 minuutin keskustelun aikana johtajien kanssa konsultti kertoi yksinkertaisimman tavan maksimoida tuottavuus:

1. Kirjoita jokaisen työpäivän päätteeksi kuusi tärkeintä asiaa, jotka sinun on tehtävä seuraavana päivänä. Älä ylitä tätä määrää.
2. Järjestä muistiinpanot tärkeysjärjestykseen.
3. Keskity jokaisen työpäivän alussa luettelon ensimmäiseen kohtaan. Viimeistele aloittamasi ja siirry vasta sitten seuraavaan kohtaan.
4. Tee sama jäljellä olevalle tehtävälistalle. Päivän päätteeksi siirrä keskeneräiset tehtäväsi uuteen kuuden tehtävän luetteloon seuraavaa päivää varten.
5. Toista tämä prosessi päivittäin.

Strategia vaikutti hyvin yksinkertaiselta, mutta Schwab ja hänen tiiminsä päättivät kokeilla sitä. Kolme kuukautta myöhemmin liikemies oli niin vaikuttunut tuloksesta, että hän kutsui Ivy Leen takaisin toimistoon ja kirjoitti hänelle 25 000 dollarin shekin. Tämän summan nykyaikainen ekvivalentti on 400 000 dollaria.

Miksi näin yksinkertainen menetelmä toimii

Se yksinkertaistaa tapausten hallintaa niin paljon kuin mahdollista

Kriitikot kutsuvat tällaisia strategioita liian pinnallisiksi eivätkä ota huomioon kaikkia elämän hienouksia. Entä jos jotain odottamatonta tapahtuu? Eikö ole parempi hyödyntää korkean teknologian työkaluja? Mutta juuri päätösten monimutkaisuus vaikeuttaa usein työnkulkua. Tietenkin yllätykset ovat väistämättömiä. Jätä ne huomioimatta, jos mahdollista, ja jos ei, tartu niihin ja palaa prioriteettiluetteloosi mahdollisimman aikaisin. Käytä yksinkertaisia sääntöjä monimutkaisten ongelmien ratkaisemiseen.

Hän saa sinut tekemään oikeat päätökset

Numerossa 6 ei ole juuri mitään taikuutta. Voit yhtä hyvin keskittyä viiteen tehtävään joka päivä. Jokaisen on määriteltävä kykyjensä raja ja otettava se huomioon. Kun ihminen on täynnä ideoita, parasta mitä hän voi tehdä, on valita pääasia ja jättää kaikki muu syrjään. Itsehillitsemisestä voi olla hyötyä. Jos et keskity yhteen asiaan, kaikki häiritsee sinua kerralla.

Hän auttaa pääsemään alkuun

Suurin este tavoitteellesi on alku. Sinun voi olla vaikea vetää pois sohvalta. Mutta jos aloitat juoksemisen, harjoituksen lopettaminen on paljon helpompaa. Leen menetelmä pakottaa samaistumaan tehtäviin niiden valmistumista edeltävänä iltana, mikä auttaa valmistautumaan työpäivän alkuun etukäteen. Työn tulos riippuu kyvystä aloittaa.

Hän opettaa sinua olemaan johdonmukainen

Nyky-yhteiskunta rakastaa moniajoa. Vastoin yleistä myyttiä kiireen lisääminen ei tarkoita paranemista. Toisaalta vähemmän prioriteetteja lisää tuottavuutta. Jos seuraat minkä tahansa alan asiantuntijoita: urheilijoita, taiteilijoita, tiedemiehiä, kouluttajia tai johtajia, näet heidän yhteisen ominaisuutensa - keskittyä olennaiseen. Tämä on helppo selittää. Et voi menestyä yhdessä asiassa, jos sinua jatkuvasti häiritsee 10 muuta asiaa. Mestaruus vaatii johdonmukaisuutta ja keskittymistä olennaiseen.

Joten ollaksesi tuottava, sinun tarvitsee tehdä vain ne asiat, jotka ovat todella tärkeitä ja oikeassa järjestyksessä.