Aloittelijan opas GTD:hen

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

GTD-ajanhallintatekniikka auttaa sinua organisoimaan ja seuraamaan tehtäviä, saamaan kaiken tiedon päästäsi ja ryhtymään toimiin.

Mikä on GTD

Aivomme keksivät helposti uusia ideoita, mutta niiden kaikkien muistaminen on sille paljon vaikeampaa. Hän esimerkiksi muistaa, että sinun täytyy ostaa äitisi syntymäpäivälahja ensi viikolla. Sen sijaan, että muistuttaisit sinua tästä, kun kävelet hänen suosikkimyymälänsä ohi, aivosi saavat sinut tuntemaan, että sinun olisi pitänyt ostaa jotain.

GTD (Getting Things Done) on tekniikka, joka auttaa muuttamaan epämääräiset ideat, impulssit, oivallukset ja yölliset pohdiskelut teoiksi. Kun opit luottamaan tähän järjestelmään, aivosi eivät säilytä kaikkea tietoa. Tämä vähentää stressiä ja sinulla on voimaa tuottavampaan toimintaan.

Kuinka tämä tekniikka toimii

GTD perustuu listajärjestelmään, jolla järjestät mitä mieleen tulee. Jotta voit toteuttaa sen elämässäsi, sinun on tallennettava ja käsiteltävä saapuvat tiedot. Lisäksi sinun on luotava tällaiset luettelot: "Saapuvat", "Seuraavat toiminnot", "Odotuslista", "Projektit" ja "Jonain päivänä". Kaikki, mikä vaatii huomiotasi, siirtyy ensin Saapuneet-kansioon ja sitten johonkin muuhun luetteloon.

1. Kokoelma

Kerää kaikki huomiotasi tarvitsevat tiedot kirjeistä, joihin sinun tarvitsee vastata, ja nerokkaat ideat, jotka tulevat mieleesi suihkussa käydessäsi. Keräyspiste voi olla paperimuistivihko, liite tai sähköposti, johon lähetät kirjeitä itsellesi.

Kun aloitit GTD-tekniikan käytön, yritä vapauttaa pääsi kaikesta kertyneestä tiedosta. Kirjoita ylös kaikki mitä tarvitset tai haluat tehdä, kaikki mikä on askarruttanut sinua viime päivinä tai viikkoina, häirinnyt keskittymistäsi tai mikä on muistettu sopimattomalla hetkellä.

2. Käsittely

Harkitse kertynyttä tietoa. Tämä on koko järjestelmän pääsääntö. Tee tämä säännöllisesti, jotta et kerää liikaa sitä. Käsittele tietoja esittämällä itsellesi sarja kysymyksiä.

• Onko se ratkaistavissa? Kysyt itseltäsi, voidaanko jotain tehdä tämän kohteen poistamiseksi luettelosta. Jos ei, poista se tai siirrä se Someday-luetteloon. Tallenna erilliseen paikkaan hyödylliset tiedot, joilla sinun ei tarvitse tehdä mitään, kuten resepti tai mielenkiintoinen artikkeli. Asioita, joita haluat tehdä kaukaisessa tulevaisuudessa (oppia japania, kirjoittaa kirja), siirrä ne "Jonain päivänä" -luetteloon, jotta ne eivät sijoitu "Seuraavien toimien" joukkoon.
• Onko mahdollista suorittaa tapaus yhdessä vaiheessa? GTD:ssä kaikkea, mikä vaatii enemmän kuin yhden vaiheen, kutsutaan projektiksi. Jos postilaatikossasi on useita toisiinsa liittyviä tehtäviä, luo niille erillinen projekti. Lisää sen nimi projektiluetteloosi ja valitse yksi toiminto lisättäväksi "Seuraavaksi".
• Kestääkö se yli kaksi minuuttia? Jos ei, tee se heti. Se on nopeampaa kuin sen lisääminen seuraavaan tehtäväluetteloosi tai sen delegoiminen jollekin toiselle. Jos tehtävän suorittamiseen kuluu enemmän aikaa, harkitse, voitko tehdä sen vain sinä vai voitko delegoida sen jollekin.
• Voinko delegoida sen jollekin? Jos on, delegoi. Kun haluat seurata edistymistä, siirrä kohde "Odotuslistalle". Jos et voi delegoida tehtävää, lisää se kalenteriisi tai "Seuraava"-luetteloon.
• Onko tietty määräaika? Jos on, lisää tämä kalenteriisi. Älä kirjoita ylös kaikkea, mitä haluat tehdä päivässä. Syötä vain se, mikä on tehtävä: käynti hammaslääkärissä, kokous, lento. Jos erityistä määräaikaa ei ole, siirrä tapaus kohtaan Seuraavat vaiheet.

3. Organisaatio

Lajittele kaikki paikoilleen: johonkin viidestä luettelosta, kansioon, jossa on hyödyllistä tietoa tulevaisuutta varten, kalenteriisi tai roskakoriin.

Lisää "Odotuslistalle" tapaukset, jotka ovat jostain syystä pysähtyneet. Esimerkiksi kun et voi jatkaa ennen kuin saat vastauksen sähköpostiisi tai kun odotat toimitusta. Muista merkitä päivämäärä jokaisen kohteen viereen.

Seuraavilla askeleilla tulisi olla tehtäviä, jotka on suoritettava mahdollisimman nopeasti. Muotoile ne toteuttamiskelpoisiksi fyysisiksi toimiksi, jotta on helpompi ryhtyä asioihin. On esimerkiksi parempi kirjoittaa muistiin "soita Lenalle ja sovi, että hän istuu lapsen kanssa torstai-iltana" kuin "järjestä joku istumaan lapsen kanssa", vaikka pohjimmiltaan se on sama asia.

Ihannetapauksessa sinun pitäisi lisätä kontekstitunniste jokaiseen kohtaan "Seuraava". Hän kertoo sinulle, missä sinun pitäisi olla, kenen kanssa, mitä sinun tulee ottaa mukaasi. Sinulla voi olla esimerkiksi tunnisteita "ostoksilla", "työssä", "lasten kanssa", "puhelin", "tietokone". Voit myös ilmoittaa, kuinka paljon aikaa sinulla on tähän tapaukseen tai mikä sen prioriteetti on. Sitten voit tarvittaessa nopeasti lajitella kaikki tapaukset tunnisteiden mukaan.

4. Yleiskatsaus

Muista tarkistaa kaikki luettelot kerran viikossa. Mitä pidempään jätät asioita Saapuneet-kansioon, sitä vaikeampaa on käsitellä niitä myöhemmin.

• Jokaiselle projektille on määriteltävä yksi seuraava toimenpide.
• Jokaisen "Seuraava" -kohteen pitäisi olla jotain, jonka haluat tehdä tulevalla viikolla. Siirrä kaikki tarpeettomat asiat "Someday" -luetteloon tai poista ne kokonaan.
• Yritä aika ajoin siirtää jotain "Jonainpäivä"-luettelosta kohtaan "Seuraavat vaiheet".

5. Toteutus

Toimia! Jos olet järjestänyt järjestelmäsi oikein, tämä on helpoin vaihe. Toistamalla neljä ensimmäistä vaihetta säännöllisesti, olet täysin varma, että kaikki luettelossa olevat asiat ovat välttämättömiä edistyäksesi ja päästäksesi lähemmäksi tavoitteitasi.