Kuinka tehdä kokouksista tuottavampia

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Yrittäjä ja sijoittaja Ray Dalio jakoi onnistuneiden tapaamisten salaisuudet.

1. Selvitä, kuka johtaa kokousta ja kenelle se pidetään

Jokaisen kokouksen on saavutettava jonkun tavoite. Tämän henkilön tulisi ohjata keskustelua. Hän tunnistaa kokouksen tavoitteet ja kuinka ne ratkaistaan. Muuten kaikki puhuvat satunnaisesti, eikä tuloksellista keskustelua synny.

2. Päätä, millainen viestintä on vallitseva

Kokouksen muoto riippuu kokouksen tarkoituksesta. Esimerkiksi keskustelua ja opetusluentoa järjestetään eri tavoin. Keskustelut kestävät pitkään. Mitä enemmän osallistujia on, sitä enemmän he viihtyvät. Valitse siis kokouksen osallistujat huolellisesti.

Älä kutsu vain niitä, jotka ovat kanssasi samaa mieltä. Vältä sekä ryhmäajattelua, jolloin osallistujat eivät ilmaise omia mielipiteitään, että yksittäistä päätöksentekoa.

3. Ole sinnikäs ja avoin

Sinun täytyy hallita konflikteja, päästä ulos umpikujasta ja hallita aikaasi viisaasti. Vaikeuksia syntyy yleensä, kun kokematon työntekijä puhuu. Punnitse, mikä on sinulle tärkeämpää: säästä aikaa keskustelematta hänen mielipiteestään tai ymmärrä, mitä hän ajattelee. Toinen vaihtoehto auttaa määrittämään, kuinka henkilö selviytyy tietyistä velvollisuuksista. Jos sinulla on aikaa, keskustele hänen kanssaan, missä hän on väärässä. Mutta myönnä aina oman virheesi.

4. Älä hyppää aiheesta toiseen

Joten kokouksessa ei ratkaista yhtäkään asiaa. Vältä tämä merkitsemällä keskustelu taululle.

5. Noudata keskustelun logiikkaa

Riitojen aikana tunteet nousevat korkealle ja vaikeuttavat todellisuuden objektiivista havaitsemista. Pysy rauhallisena ja järkevänä. Ihmiset esimerkiksi sanovat joskus: "Luulen sen olevan totta" ja sitten käyttäytyvät kuin se olisi vakiintunut tosiasia. Vaikka heidän keskustelukumppaninsa näkevät tilanteen täysin eri tavalla. Joten keskustelussa vallitsee logiikka, ei tunteet, kysy sellaiselta henkilöltä: "Onko se todella totta?"

6. Jaa kunkin osallistujan vastuut

Kun päätöksiä tekee ryhmä, vastuut usein unohdetaan jakaa. Ja sitten ei ole selvää, kenen pitäisi tehdä mitä ja kuka on vastuussa. Muista määritellä selkeästi jokaisen ryhmäpäätöksen jäsenen vastuut.

7. Syötä kahden minuutin sääntö

Anna kaikille kaksi minuuttia ilmaista ajatuksensa rauhallisesti. Ja vasta sitten keskustele hänen ehdotuksestaan. Tällä tavalla kaikki osallistujat ilmaisevat mielipiteensä ilman pelkoa keskeytyksestä tai väärinymmärryksestä.

8. Pysäytä ne, jotka puhuvat liian nopeasti

Nopeaa puhetta on vaikeampi ymmärtää. Jotkut käyttävät tätä hyväkseen. Ihmiset eivät halua näyttää tyhmiltä eivätkä kysy uudelleen, vaikka he eivät ymmärtäisi jotain. Älä lankea tähän syöttiin. Sinun vastuullasi on selvittää mahdolliset epäselvyydet ja ratkaista kiistat. Älä siis pelkää sanoa: "Anteeksi, en ymmärtänyt sitä. Voisitko puhua hitaammin? " Ja sitten kysy ruuhkaa kysymyksiä.

9. Tee yhteenveto keskustelusta

Jos kaikki vaihtoivat ajatuksia, tee johtopäätökset. Jos pääset sopimukseen kokouksessa, toista se ääneen. Jos ei, niin sano myös. Jos olet määrittänyt tehtäviä tulevaisuutta varten, jaa ne osallistujien kesken ja määritä määräajat.

Kirjoita muistiin johtopäätökset, työteoriat ja ongelmat niin, että ne ovat kaikkien saatavilla. Tämä helpottaa edistymisen seuraamista.