Kuinka lopettaa kärsimyksen lähestyvistä määräajoista

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Paradoksi: jos pelkäät, että et pysty suorittamaan työtä ajoissa, lyhennä määräaikaa.

CareerCast-kyselyn mukaan määräajat ovat yksi yleisimmistä stressin syistä työpaikalla.

Mutta jos lakkaat ottamasta määräaikoja negatiivisesti, säästät paljon hermoja. Tässä on joitain tehokkaita temppuja, joilla pääset vauhtiin nopeammin.

1. Aseta useita päivämääriä yhden sijasta

Taloustieteilijät Dan Ariely ja Klaus Wertenbroch tekivät tutkimusta selvittääkseen, kuinka ihmiset hallitsevat tehtävänsä suunnittelun ja välttävät viivyttelyä. Aiheet jaettiin kolmeen ryhmään, joissa kaikki tehtiin, jaettiin kolmeen tehtävään ja asetettiin eri aikakehykset:

1. Ensimmäistä ryhmää kehotettiin suorittamaan yksi tehtävä viikossa ja raportoimaan edistymisestä 7 päivän välein.
2. Toiselle ryhmälle annettiin kolme viikkoa aikaa kaikkiin tehtäviin.
3. Kolmas ryhmä asetti määräajat oman harkintansa mukaan.

Tämän seurauksena ensimmäinen ryhmä, joka joutui raportoimaan tehtävistä viikoittain, suoriutui paljon paremmin - ihmiset tekivät vähemmän virheitä ja noudattivat määräaikoja tarkemmin.

Tutkimukset osoittavat, että paras tapa asettaa realistisimmat ja vähiten stressiä aiheuttavat määräajat on jakaa suuret projektit pienempiin tehtäviin, joissa kullekin on oma määräaika.

Esimerkiksi tehtävä "lähettää projekti asiakkaalle 15. elokuuta mennessä" voi olla sinulle melko stressaavaa - se näyttää liian pelottavalta. Mutta vaihtoehdot "tee luonnos 1. heinäkuuta mennessä", "tee asettelu 15. heinäkuuta mennessä", "luo prototyyppi 31. heinäkuuta mennessä" näyttävät paljon yksinkertaisemmilta ja helpommilta - sinulla on tietyt määräajat ja tehtävät.

Lisäksi tasaiset aikataulut antavat sinun tuntea edistymisen, mikä motivoi sinua entisestään. Esimerkki eläinkunnasta: Psykologi Clark Hull tutki kuinka rotat liikkuvat sokkeloissa etsiessään ruokaa. Hän havaitsi, että eläimet, jotka olivat jo löytäneet yhden palkinnon, panostivat enemmän etsinnän jatkamiseen. Hull kutsui tätä käyttäytymistä tavoitegradienttihypoteesiksi.

Jos tarkkailet visuaalisesti työn edistymistä, saat lisäkannustimen olla rentouttamatta ponnistelujasi. Yksinkertaisesti sanottuna, kun ylität yhä useampia kohtia, kun siirryt alaspäin tehtäväluettelossasi, se motivoi sinua lopettamaan työt nopeammin. On olemassa valtava määrä tehtävienhallintaohjelmia, joiden avulla voit seurata edistymistä - valitse mikä tahansa.

2. Löydä ihanteellinen stressitasosi

Olemme tottuneet ajattelemaan, että stressi on jotain yksiselitteisen pahaa ja ihannetapauksessa sitä tulisi välttää kaikin mahdollisin tavoin. Mutta näin ei ole. Pienissä määrin stressi voi motivoida meitä.

Yerkes-Dodsonin laki, jonka psykologit Robert Yerkes ja John Dodson muotoilivat vuonna 1908, sanoo, että mitä enemmän henkisesti stressaantunut henkilö on, sitä tehokkaammin hän työskentelee. Mutta saavutettuaan tämän tilan tietyn kynnyksen tuottavuus laskee ja henkilö luovuttaa.

Kun olemme stressaantuneita, adrenaliini nousee kehossa, mikä tekee meistä valppaampia, terävöittää aistejamme ja antaa meille voimaa. Stressi on eräänlainen doping, joka antaa meille tilapäistä lisäpotkua sekä fyysiselle että henkiselle energialle.

Kuinka valita ihanteellinen stressitasosi?

• Monimutkaiset projektit vaativat matalaa jännitystä. Ne itse aiheuttavat jännitystä, sinun ei tarvitse purkaa itseäsi sen pidemmälle.
• Kohtalaisen vaikeusasteen ongelmat vaativat kohtalaista stressiä.
• Korkea taso sopii erinomaisesti yksinkertaisiin tehtäviin ja motivoi sinua saamaan sen oikein.

Aseta lyhyet määräajat yksinkertaisille tehtäville, älä lykkää niitä myöhempään. Määräajan lähentyminen lisää stressitasosi - se kannustaa sinua eteenpäin.

3. Leikkaa määräaikoja etukäteen

Jos sinulla on vaikeuksia noudattaa määräaikaa, mutta sinulla on motivaatioongelmia, lyhyempien määräaikojen asettaminen voi auttaa.

Consumer Research -lehdessä vuonna 2018 julkaistussa tutkimuksessa kokeilijat pyysivät useita ihmisiä täyttämään kyselyn. Yhdelle ryhmälle annettiin viikko tätä varten, toiselle kaksi viikkoa.

Arvaa mikä ryhmä suoritti kyselyn ajoissa? Se jolla on vähemmän aikaa.

Toisessa kokeessa samat tutkijat antoivat ryhmälle opiskelijoita valita: joko suorittaa kiireellisempi tehtävä ja saada kolme suklaata tai tehdä vähemmän palava työ ja saada palkkioksi viisi suklaata. Ja suurin osa opiskelijoista piti ensimmäistä vaihtoehtoa, vaikka palkkio siellä oli pienempi.

Tutkijat päättelivät, että kyseessä on niin sanottu kiireellisyysvaikutus: olemme kiinnostuneita saamaan tehtävät valmiiksi pian, vaikka hyötyisimme siitä vähemmän. Kiireelliset asiat, kuten kokeilijat kirjoittavat, houkuttelevat paljon.

Pitkän määräajan ottaminen ei ole helppoa, koska koemme, että tällaiset tehtävät ovat vaikeampia, koska ne vievät enemmän aikaa. Meillä on tapana lykätä asioita, joita pidämme aikaa vievinä, mutta lyhyempien määräaikojen asettaminen motivoi saamaan työt valmiiksi mahdollisimman nopeasti.

4. Jaa tavoitteesi ja edistymisesi kollegoiden kanssa

Vuonna 2015 American Talent Development Association (ATD) suoritti tutkimuksen ja havaitsi, että jos raportoit edistymisestäsi työssä toiselle henkilölle (pomolle, kollegalle tai vain ystävälle), mahdollisuutesi saada aloittamasi päätökseen kasvaa 65%. Ne myös kasvavat 95 %, jos raportoit saavutuksistasi säännöllisesti tiimille.

Nämä havainnot ovat sopusoinnussa aiemmin mainitsemamme Dan Arielyn ja Klaus Wertenbrochin tutkimuksen kanssa. He havaitsivat, että työntekijät, joille muut ihmiset olivat antaneet määräaikoja, suorittivat tehtävänsä nopeammin ja tehokkaammin kuin ne, jotka suunnittelivat oman aikansa.

Anna jonkun muun asettaa määräajat puolestasi, ja sinä seuraat niitä ja raportoit edistymisestä. Jos sinulla ei ole johtajaa, etsi itsellesi kumppani, joka hallitsee sinua.

5. Tee kokousten määräajoista peli

Psykologi Mihai Csikszentmihalyi kuvaili TED-puheessaan virtausta onnen salaisuudeksi. Flow on tila, jossa olet niin keskittynyt ja intohimoinen työhösi, ettet edes huomaa ajan kulumista.

Kun olemme muutoksen tilassa (tätä kutsutaan myös kognitiivisen tehokkuuden ajanjaksoksi), jopa aivotoimintamme muuttuu. Prefrontaalisessa aivokuoressa hapetetun hemoglobiinin pitoisuus kasvaa ja aivojen tehokkuus kasvaa. Kun meillä on tylsää, sitä ei tapahdu ja meidän on vaikeampi keskittyä käsillä olevaan tehtävään.

Siksi pelillistämisen periaatetta kannattaa soveltaa varsinkin sellaisiin tapauksiin, jotka eivät näytä sinusta kiinnostavilta. Tylsät tehtävät eivät edistä määräaikojen noudattamista. Muutamalla työsi peliksi teet siitä hauskempaa ja lisäät motivaatiotasi saada kaikki valmiiksi ajoissa.

On monia tapoja pelillistää tylsiä tehtäviä. Voit esimerkiksi kilpailla ikätovereidesi kanssa herättääksesi jännityksen hengen. Tai asenna jokin erikoissovellus (esimerkiksi Habitica), joka antaa sinulle saavutuksen jokaisesta suoritetusta tehtävästä.

Kokeile kaikkia näitä menetelmiä, ja lähestyvä määräaika ei enää aiheuta paniikkia.