5 vaihtoehtoa klassiselle tehtävälistalle

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Pidätkö tehtävälistaa, mutta et silti tee mitään? Sitten tämä artikkeli on sinua varten! Se näyttää viisi vaihtoehtoista tapaa ylläpitää tehtäväluetteloasi.

Tehtävälista on tehokkaan työn välttämätön osa. Teoriassa. Käytännössä tehtävälistat eivät usein johda tuottavuuteen. Miksi? Syitä on monia.

Joskus istumme alas ja epäröimme suorittaa yksinkertaisia tehtäviä, joskus lykkäämme ja lykkäämme vaikeiden ratkaisemista myöhemmäksi. Tehtävälistan pitäisi motivoida, mutta usein päinvastoin, se masentuu. Varsinkin jos päivän päätteeksi huomaa, että suurin osa suunnitellusta on jäänyt tekemättä.

Kun tämä kaikki on päällekkäin, näyttää siltä, että listojen tekeminen kestää kauemmin kuin niissä lueteltujen tehtävien toteuttaminen. Benjamin Franklinin listajärjestelmää käsittelevässä artikkelissa puhuimme joistakin tehokkaiden tehtäväluetteloiden tekemisen salaisuuksista (asioiden tekeminen, priorisointi, tehtäväluetteloiden mukauttaminen muuttuviin olosuhteisiin jne.). Tässä artikkelissa Lifehacker esittelee sinulle viisi uutta ja omaperäistä tapaa ylläpitää luetteloita.

1–3–5

Mikä on tavallinen tehtävälista? Aivan oikein, tämä on numeroitu luettelo päivän (tai kuukauden / vuoden, jos puhumme pitkän aikavälin suunnittelusta) tehtävistä. Unohda.

Yritä rakentaa tehtävälistasi 1-3-5-periaatteen mukaisesti.

Kuinka se toimii?

Kirjoita muistiin yksi päätehtävä, kolme keskikokoista ja tärkeää tehtävää sekä viisi pientä, jotka ajan puutteen vuoksi voidaan siirtää huomiseen. Tee tämä illalla, jotta sinulla on aamulla selkeä käsitys siitä, mikä on asialistallasi tänään.

Jos toiminta-alasi on niin dynaaminen, että et pysty ennakoimaan uusien kiireellisten tapausten (ei) ilmaantumista, jätä muutama kolmikko tai viisi tyhjäksi. Näin voit tehdä tehtäväluettelostasi mahdollisimman joustavan.

Varaudu siihen, että kun rakennat tehtävälistaa 1-3-5-periaatteella, et välttämättä aina pysty yliviivaamaan kaikkia kohtia siitä. Esimerkiksi olosuhteet voivat muuttua, ja kuluvan päivän päätehtävä tulee mahdottomaksi. Mutta voit tehdä joukon kolmesta keskisuuresta tehtävästä tai viidestä pienestä tehtävästä.

Tämän lähestymistavan tärkein etu on, että ei tarvitse priorisoida. Luettelet etukäteen, mitä pidät tärkeänä seuraavana päivänä.

Bullet Journal

Mikä on paperisuunnittelun suurin ongelma? Kun yliviivat tehtävän luettelosta, unohdat sen, etkä koskaan arvaa, milloin sen toteuttamisen yksityiskohtia (puhelinnumerot, päivämäärät, muistiinpanot jne.) voidaan tarvita uudelleen. Sähköiset suunnittelijat ovat osittain ratkaisseet tämän ongelman - useimmat mahdollistavat linkin tekemisen menneisiin tehtäviin, ryhmittelyyn jne. Mutta entä ne, jotka pitävät miellyttävästä paperin kahinasta kosketusnäytöstä? Verkkosuunnittelija on keksinyt järjestelmän, joka virtaviivaistaa paperisuunnittelua. Hänen nimensä on Bullet Journal.

Kuinka se toimii?

Lifehacker on jo puhunut Carrollin keksimästä pikamuistiinpanojärjestelmästä yhdessä aiemmissa julkaisuissaan. Muistakaamme perusperiaatteet.

Numeroi ensin päiväkirjasi sivut. Luo ensimmäiselle sivulle sisällysluettelo - se auttaa sinua löytämään tarvitsemasi tiedot. Luo sitten kalenteri kuukaudelle: päivät ja viikonpäivät, mutta päinvastoin - tehtävät ja tapahtumat, jotka eivät varmasti muutu. Luo toiselle sivulle tehtävälista niille 30 päivälle. Tässä tapauksessa on tärkeää käyttää muistiinpanoja (valintaruudut, ympyrät jne.), jotta tiedot on helpompi lukea visuaalisesti. Tällä tavalla voit tehdä tehtävälistan sekä päivälle että viikolle. Tärkeintä ei ole unohtaa sisällyttää sisällysluetteloon sivunumeroita.

Tehtävävastainen

Tehtävälistan tulee olla mielialaa kohottava motivaattori: "Minulla on niin paljon tekemistä, ja kuinka mukavaa onkaan ylittää uusi muoti-ilmiö!". Mutta itse asiassa monet, jotka avaavat tehtävälistansa päivän päätteeksi, vaipuvat epätoivoon:”Olen laiska ihminen! 6 tehtävää 10:stä!" Suorittamattomat tehtävät vetävät sielun kuin kiven pohjaan.

Mutta ulospääsy on olemassa - pidä tehtäväluettelon rinnalla anti-to-do -nauha.

Kuinka se toimii?

Netscapen perustajan Marc Andreessenin mukaan anti-to-do on prosessi, jossa ei kirjoita ylös mitä sinun on tehtävä, vaan mitä olet jo tehnyt, saavutuksesi.

Aina kun teet jotain hyödyllistä päivän aikana, kirjoita se muistiin kortin toiselle puolelle anti-to-do -listallesi. Joka kerta kun kirjoitat saavutuksesi muistiin, saat annoksen endorfiineja, kuten hiiri, joka painaa häkissä olevaa nappia ja saa siitä palan ruokaa. Ja päivän päätteeksi, ennen kuin valmistat uuden kortin huomista varten, katso tämän päivän korttia, anti-to-do -listaasi ja iloitse siitä, kuinka monta asiaa teit sinä päivänä. Revi ja hävitä sitten kortti. Toinen päivä ei mene hukkaan.

Näin voit edelleen motivoida itseäsi suorittamaan tämä tehtävälista.

Muuten, iDoneThis-sovellus toimii samalla tavalla. Se auttaa myös ymmärtämään, mihin käytät aikaasi ja mitä hyödyllisiä asioita olet tehnyt päivässä, viikossa, kuukaudessa.

Tuottavuuden Zen-järjestelmä

GTD on loistava tapa parantaa henkilökohtaista suorituskykyä. David Allenin menetelmä ei kuitenkaan sovi kaikille. Joten toinen kuuluisa tuottavuusguru, Leo Babauta, päätti yksinkertaistaa tätä järjestelmää ja keksi Zen to Donen (ZTD).

Kuinka se toimii?

ZTD:ssä on kyse yksinkertaisuudesta ja keskittymisestä tekemiseen ja tekemiseen tässä ja nyt. Babauta tunnisti viisi suurta GTD-ongelmaa ja ehdotti ratkaisuja. Tehtäväluetteloissa tämä tarkoittaa seuraavaa:

1. Tee yksinkertaisia aiheluetteloita. Kirjoita esimerkiksi "Työ" -nimiseen korttiin vain ammattitoimintaasi liittyvät tehtävät.

2. Pidä luettelo ajan tasalla. Pidä aina mukanasi vempain tai muistikirja, johon voit kirjoittaa yhtäkkiä ideoita tai tehtäviä.

3. Ole relevantti. Listaa vain ne tehtävät, jotka ovat todella tärkeitä tehtävälistalle.

Pysäytyslistat

Ensi silmäyksellä termi "stop doing -lista" on täysin ristiriidassa tehtävien suunnittelun kanssa. Mutta vain aluksi.

Kuinka se toimii?

Stop doing -listaan kirjoitat myös asioitasi, mutta et niitä, joita tarvitset ja jotka on tehtävä, vaan niitä, joista haluat päästä eroon. Haluat esimerkiksi lopettaa tupakoinnin, lopettaa sosiaalisten verkostojen käytön ja lopettaa makeisten syömisen öisin. Nämä ovat kohdat lopettamisestasi. Itse asiassa tämä on yksi tavoista taistella kronofaageja vastaan.

Chris Guillebeau kirjoittaa kirjassaan The Art of Non-Conformity:

Paras tapa lopettaa ajan tuhlaaminen hölynpölyyn on tehdä stop-lista. Stop-lista on luettelo asioista, joita et enää halua tehdä. Se on jopa parempi kuin tehtävälista, koska sen avulla voit ymmärtää, mikä vetää sinua alas.

Chris itse tekee stop-listoja vuosittain uudenvuoden lomilla. Tämän avulla hän voi arvioida, kuinka paljon hän on edistynyt viimeisen 12 kuukauden aikana.

Jotta lakan tekemisen lopettaminen toimisi, on tärkeää muistaa ajoitus. Laske kuinka kauan tapa, josta haluat päästä eroon, on syöminen. Aseta sitten itsellesi aikaraja (enintään 20 minuuttia päivässä YouTubessa) ja laske sitä vähitellen.

Yhteenveto

Joten jos klassinen tehtäväsuunnittelu ei toimi sinulle, kokeile jotakin yllä olevista vaihtoehdoista. Parempi yhdistää ne: älä tee pitkiä listoja, vaan lyhyitä, joissa on yksi päätehtävä ja useita sivutehtäviä; pidä kätevää ja ymmärrettävää kirjaa; motivoi itseäsi luettelolla saavutuksistasi ja käytä aikaa luettelon tekemiseen tavoista, jotka sinun on päästävä eroon.

Jos sinulla on oma lähestymistapasi tehtäväluetteloiden laatimiseen, jaa ne kommenteissa.