50 kultaista vinkkiä tuottavuuden parantamiseen

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Opi hallitsemaan aikaasi, työskentelemään tehokkaasti ja lepäämään kunnolla.

Suunnittelu

1. Aseta tavoitteet oikein

Tavoitteen saavuttamiseksi sinun on ensin muotoiltava se oikein. Käytä SMART-järjestelmää: tavoitteiden tulee olla tarkkoja ja mitattavia, realistisia ja saavutettavissa olevia, sinulle merkityksellisiä ja niillä tulee olla selkeät määräajat.

2. Keskity prosessiin

Aseta tavoitteet prosessin, älä tuloksen, perusteella. "Tanssijaksi tuleminen" on epäonnistunut tehtäväasetus. Sitä on vaikea lähestyä, koska ei ole selvää, mistä aloittaa. Aseta itsellesi tavoite "ilmoittautua tanssiin ja käydä luokassa kolme kertaa viikossa", se on tehokkaampaa. Ainakin ymmärrät, oletko valmis viettämään vuosia harjoittelemaan unelmiesi vuoksi vai et.

3. Käytä GTD-tekniikkaa

GTD (Getting Things Done) on järjestelmä yritysvalmentajan David Allenin tuottavaan työhön. Sen päätavoitteena on suorittaa kaikki saatavilla olevat tapaukset ja samalla purkaa aivot loputtomasta suunnittelusta. Tekniikan ydin on kirjoittaa ylös ehdottomasti kaikki tehtävät erilaisilla luetteloilla ja päivittää niitä jatkuvasti. Joten pienetkään ja merkityksettömältä vaikuttavat tehtävät eivät jätä päätäsi eivätkä häiritse sinua työstä. Ja niiden täytäntöönpanon edistyminen on aina silmiesi edessä.

4. Ymmärrä ero kiireisen ja tehokkaan välillä

Saatat olla jatkuvasti kiireinen, mutta se ei tarkoita, että olet tuottava. Mieti, kuinka hyödyllisiä toimintasi ovat, miten ne liittyvät työhösi ja onko suunnitelmassasi tehtäviä, jotka eivät vie sinua lähemmäksi tavoitettasi. Jos on, jätä ne pois.

5. Käytä kalentereita tehtäväluetteloiden sijaan

Ajan ajoittaminen kalenterissasi auttaa sinua erottamaan aikomuksen tehdä jotain sitoutumisesta tietyn tehtävän aloittamiseen tiettynä ajankohtana. Sen avulla on helpompi jakaa asioita viikoksi ja kuukaudeksi ja löytää nopeasti vapaata aikaa muuttaa jotain aikataulussasi.

6. Unohda moniajo

Voit tehdä useita asioita samanaikaisesti, mutta et todennäköisesti saavuta hyviä tuloksia. Lukuisat tutkimukset ovat osoittaneet, että moniajo vähentää työn tehokkuutta. Saat vain tyytyväisyyden tunteen, joka ei kestä kauan ja korvautuu loppuunpalamisella. Ota tapana tehdä tehtäviä peräkkäin, niin tehokkuutesi vain paranee.

7. Priorisoi

Yhdysvaltain 34. presidentin Dwight D. Eisenhowerin matriisi auttaa jakamaan tehtäviä oikein niiden tärkeysjärjestyksen mukaan. Kaikki tehtävät on vain jaettava neljään ryhmään:

1. Tärkeää ja kiireellistä.
2. Tärkeää ja ei-kiireellistä.
3. Tärkeää ja kiireellistä.
4. Tärkeää ja ei-kiireellistä.

Siten näet, mitä pitää käsitellä heti, mitä välittää muille ja mitä ei tarvitse tehdä ollenkaan.

8. Vähennä tärkeiden velvollisuuksien luettelo kolmeen

Älä yritä täyttää päiväohjelmaasi vain vaikeilla tehtävillä - se ei ole kaukana uupumuksesta tai ammatillisesta loppuunpalamisesta. Eikä tuottavuudesta tarvitse puhuakaan. Tee enintään kolme tärkeää tehtävää päivässä, vuorottele yksinkertaisten kanssa ja löydä aikaa levätä.

9. Aseta itsellesi määräajat

Jos olet tottunut lykkäämään tärkeitä asioita myöhempään ja tekemään kaiken sitten kiireessä, keksi omat henkilökohtaiset määräajat. Esimerkiksi pomosi pyytää sinua lähettämään kaksi suurta raporttia perjantaina – aseta yksi niistä itse keskiviikkoon mennessä.

10. Käytä tunti päivässä ei-kiireellisiin asioihin

Päivittäisten kiireellisten tehtävien rutiiniin juuttuminen ja muiden tärkeiden ja ei-kiireellisten tehtävien loputon lykkääminen on erittäin helppoa. Mutta et voi koskaan lyödä niitä tuolla tavalla. Älä odota, että sinulla on jonain päivänä enemmän vapaata päivää. Jos haluat lukea kirjan loppuun, varaa siihen aikaa joka päivä. Jos unelmoit tulla kuuluisaksi taiteilijaksi, harjoittele piirtämistä päivittäin.

Motivaatio

11. Älä pelkää tehdä virheitä

Pelko tekemisen tekemisestä ei niin usein saa sinut seisomaan paikallaan tekemättä mitään. Opi näkemään virheet kehityksen sysäyksenä. Kun epäonnistut, mieti, miksi epäonnistuit, ja kuro tietosi ja taitosi aukko. Ajan myötä tulet jopa kiitollisiksi virheistäsi.

12. Pyydä kritisoimaan sinua

Älä tuomitse itseäsi ankarasti – kutsu joku arvioimaan työsi objektiivisesti. Pyydä palautetta esimieheltäsi. Vilpittömästä halusta nähdä virheesi ja parantaa suorituskykyäsi, sinua ei nuhdeta. No, ylistys auttaa sinua saamaan inspiraatiota ja jatkamaan eteenpäin.

13. Paranna taitosi

On mahdotonta pysyä tuottavana pitkään ilman jatkuvaa oppimista ja itsekoulutusta. Ennemmin tai myöhemmin kyllästyt tai saavutat ammattisi katon. Siksi pyri oppimaan uusia asioita koko ajan: ota epätavallisia tehtäviä äläkä luovu mielenkiintoisista projekteista.

14. Vältä valittajia, pessimistejä ja hälyttäjiä

Ihmisillä on taipumus tulla riippuvaiseksi muiden tunteista. Jos joku ympäristössäsi jatkuvasti toistaa, kuinka huonosti kaikki on, eräänä päivänä masennus kaatuu päällesi. Kollegan paniikki, jonka määräajat polttavat joka viikko, leviää varmasti sinuun. Siksi lähde, lopeta kommunikointi ja katkaise suhde - älä anna mielialaasi pilata.

15. Ympäröi itsesi älykkäillä ihmisillä

Sosiaalinen piiri vaikuttaa kehitykseemme. Ympäröi itsesi mentoreilla ja mielenkiintoisilla ihmisillä - anna heidän jatkuvasti motivoida ja inspiroida sinua pakottamalla sinut pyrkimään omalle tasolleen. Käy erikoistuneissa seminaareissa, konferensseissa, liity ammattiyhteisöihin ja hanki uusia tuttavuuksia.

16. Älä seuraa muiden ihmisten menestyksiä

Liiallinen pakkomielle toisten saavutuksiin vain estää meitä. Lakkaa olemasta mustasukkainen ystävälle, joka avasi oman yrityksen, tai luokkatoverillesi, joka ansaitsee menestyksekkäästi harrastuksensa. Irrota muiden ihmisten elämän vakoilusta ja jatka tavoitteesi saavuttamista.

17. Pyydä apua

Älä odota tekeväsi suurta työtä yksin. Jos tarvitset apua, pyydä sitä. Vaikean tehtävän ottaminen ja sen tekeminen itse ei ole syy ylpeyteen, vaan pikemminkin tyhmyyttä. Ymmärrä, että työskentelet tuloksen eteen, ja sen vuoksi älä unohda muiden kokemuksia ja neuvoja.

18. Luo oma tuottavuusmenetelmäsi

Älä sokeasti seuraa kaikkia ajanhallintatekniikoita, rentoutumisvinkkejä ja ajansäästövinkkejä. Analysoi, mikä todella auttaa sinua, ja hylkää se, mikä ei tee sinulle hyvää. Tavoitteesi on olla tehokas, etkä rikkoa eniten käytettyjen tuottavuustyökalujen ennätystä.

Keskittyminen

19. Vapauta aivosi arjen ongelmista

Kokoa kapselivaatekaappi, jotta et ajattele mitä puisit päällesi toimistoon aamulla. Tee aikataulu siivouksesta ja kotitöistä. Käy ruokaostoksilla viikonloppuisin ja tee ruokalista viikolle. Kun kaikki kotityöt on hoidettu ja suunniteltu, olet keskittynyt työhön.

20. Löydä aktiivisuushuippusi

Joku neuvoo tekemään monimutkaisia tehtäviä työpäivän alussa ja jättämään pienet tehtävät iltaan. Mutta tämä menetelmä ei sovellu pöllöille tai niille, joiden on kiihdytettävä. Siksi määritä ajanjaksot, jolloin voit työskennellä tehokkaimmin, ja ajoita aikaa vieviä tehtäviä tälle ajalle. Niiden tunnistamiseksi riittää, kun huomaat keskittymistasonsi päivän aikana useiden viikkojen ajan. Tai käytä erityistä tuottavuuslaskuria.

21. Älä lykkää asioita, jotka saavat sinut hermostumaan

Olitpa huolissasi tärkeästä puhelusta tai pelkäätkö selventää jotain pomosi kanssa - älä viivyttele. Ratkaise pelottavat tehtävät heti, vaikka niiden ajatus saa sinut huolestumaan. Koska juuri nämä ajatukset häiritsevät työtä ja vähentävät keskittymistä. Mitä nopeammin teet sen, sitä nopeammin rauhoittuu.

22. Tee muistiinpanoja käsin

Mielenkiintoiset ideat, jotka vahingossa vierailevat päässä, unohtuvat yleensä välittömästi. Joskus eksymme ajatuksiin avattaessamme tallennussovellusta älypuhelimellamme. Ja joskus meitä häiritsee jokin muu: viestit, uutiset ja sosiaaliset verkostot. Siksi kirjoita se ylös paperille - myös käsin kirjoitetut muistiinpanot auttavat sinua muistamaan tiedot paremmin. Osta pieni karkea luonnosvihko, johon voit nopeasti kirjoittaa muutaman sanan, tai lohko tarroja ja pitää ne käden ulottuvilla.

23. Aseta muistutukset

Tarve tehdä jotain tiettyyn aikaan synnyttää sisäisen ahdistuksen, joka häiritsee päätyötä. Lisäksi alitajuista pelkoa joidenkin yritysten unohtamisesta ei ehkä edes tunneta. Siksi aseta äänimuistutuksia asioista, jotka on sidottu tiettyyn aikaan. Tämä vapauttaa sinut jatkuvasta kellon katselusta ja tarpeettomasta hermostuneisuudesta.

24. Pidä työpaikkasi siistinä

Joka päivä, kun lopetat työn, laita asiat järjestykseen pöydällä: lajittele muistiinpanot, aseta asiakirjat kasaan, pese kuppi. Muuten, myös tietokoneen työpöytä lasketaan. Sulje kaikki tarpeettomat välilehdet, poista väliaikaiset tiedostot.

25. Varo valaistusta

Tiedemiehet ovat osoittaneet, että valaistuksella on suuri vaikutus tuottavuutemme. Toimiston valon tulee olla mahdollisimman lähellä luonnonvaloa, ei lämmintä tai liian kylmää. Optimaalinen arvo on 4500-5000 K. Työpäivän päätteeksi voit vaihtaa lämpimään valoon rentoutuaksesi ja valmistautuaksesi lepoon.

Tehtävien suorittaminen

26. Juokse sprinttejä

Olet luultavasti kuullut Pomodoro-tekniikasta – työn organisoinnista 25 minuutin jaksoissa 5 minuutin tauoilla. Tämä aikakehys ei ehkä sovi sinulle, mutta pääasia on sen pohjimmiltaan. Suunnittele itsellesi lyhyitä täyden keskittymisjaksoja - 20 minuutista tuntiin - jolloin mikään ei häiritse sinua, ja pidä välissä taukoja.

Käytä sovelluksia:

27. Älä kiirehdi uusien tehtävien suorittamiseen

Älä jätä työtäsi kesken äkillisen tehtävän tai jonkun pyynnöstä. Tärkeää on tietysti asettaa prioriteetit: jos uusi tehtävä on tärkeämpi ja se on tehtävä mahdollisimman pian, ota häiriötekijä ja uhraa ajankohtaiset asiat. Jos ei, lykkää. Vaikka he kysyvät sinulta paljon.

28. Visualisoi

Visualisointi auttaa sinua säästämään aikaa, muistamaan tiedot paremmin, ymmärtämään uutta aihetta ja tekemään tietoisen päätöksen. Käytä erilaisia tekniikoita: merkitse tehtäviä luokittain, piirrä kaavioita, taulukoita ja ajatuskarttoja.

29. Jätä tehtävät kesken

Käytä aikaa suurten ja monimutkaisten tehtävien suorittamiseen kerralla. Luota Zeigarnik-efektiin. Sen ydin on, että aivot muistavat paremmin keskeneräiset teot ja jatkavat alitajuisesti niiden ajattelemista. Jos pelkäät vaikeaa tehtävää, aloita se ja lykkää sitä - samalla kun teet muita asioita, mieleesi saattaa tulla monia mielenkiintoisia ideoita.

30. Aloita pienestä

Jos et pääse alkuun tehtävässä, varaa siihen vain 10 minuuttia. On mahdollista, että tulet mukaan ja jatkat työskentelyä. No, jos ei, niin aloita ainakin. Ja samalla tarkista itse edellisen kohdan tehokkuus.

Säästää aikaa

31. Ota selvää missä vietät aikaasi

Kokeile kokeilua: yritä kirjoittaa muistiin ehdottomasti kaikki yhden viikon ajalta, pienimmätkin tapaukset ja kuhunkin niistä käytetty aika. Lopuksi analysoi tuloksena oleva luettelo.

32. Estä puhelut

Yritä puhua vähemmän puhelimessa. Soittaminen vie enemmän aikaa kuin viestin kirjoittaminen ja lukeminen. Lisäksi kaikki eivät tule mieleen varoittaa hänestä, mikä tarkoittaa, että voit yhtäkkiä ja väärään aikaan häiritä työstä. Jos sinun on vielä soitettava tärkeä puhelu, ajoita se ja lisää se tehtävälistallesi, jotta voit selkeästi varata aikaa muihin tehtäviin.

33. Poista hälytykset käytöstä

Poista käytöstä sovellusten, lähettiläiden, sosiaalisten verkostojen ja sähköpostin ilmoitukset. Ne eivät vie paljon aikaa, mutta ne ovat hyvin häiritseviä ja voivat vetää sinut matkalle Internetissä. Jos et pääse eroon kiusauksesta tarkistaa viestisi, jätä niistä ilmoituksia vain tärkeiltä yhteyshenkilöiltä.

34. Tarkista sähköpostisi iltapäivällä

Jätä pois aamun sähköpostin tarkistus, jotta et häiritsisi jo ajoitetuista tehtävistä ja et sopeutuisi jonkun muun päivittäiseen rutiiniin. Jos olet tottunut vastaamaan heti etkä voi vastustaa tekstiviestien lähettämistä, keskustelu voi kestää koko päivän. Älä pidä selaimen välilehteä auki, vaan käytä malleja vastataksesi viesteihin nopeasti.

35. Siivoa postilaatikkosi

Pyri varmistamaan, että vain tärkeät jäävät lukemattomien viestien joukkoon. Poista tarpeeton roskaposti välittömästi ja luo erillinen postilaatikko henkilökohtaisille posteille ja kiinnostaville tilauksille. Sinun ei siis tarvitse selata postia pitkään ja etsiä kaikkien todella tarpeellisten kirjeiden joukosta.

36. Opi koskettelemaan

Tietokoneella työskennellessä kosketuskirjoitus säästää merkittävästi aikaa. Taidon voi oppia verkkopalveluilla,,. Tärkeintä on omistaa aikaa tälle toiminnalle joka päivä.

37. Käytä pikanäppäimiä

Pikanäppäimet on suunniteltu nopeaan työskentelyyn. Muista niiden yhdistelmät, ne yksinkertaistavat huomattavasti tietokoneen ja yksittäisten ohjelmien käyttöä.

38. Tallenna tiedostot suoraan haluamaasi kansioon

Kun lataat tai luot asiakirjan, nimeä se välittömästi ja lähetä se haluamaasi kansioon. Sinulla ei ehkä ole aikaa, mutta loppujen lopuksi se on paljon nopeampaa ja helpompaa kuin kaikkien latausten tarkistaminen ja lajitteleminen tietokoneellasi tai tiedostojen haravointi pilvitallennustilassa.

39. Älä keksi tekosyitä

Älä vain tuhlaa aikaasi siihen. Tekeilysyiden keksiminen on tuottamatonta, epäammattimaista ja ärsyttävää. Parempi myöntää tiukasti virheesi ja ryhtyä heti korjaamaan sitä.

Virkistys

40. Mene informatiiviselle ruokavaliolle

Valtavat tietovirrat kuormittavat hermostoa ja häiritsevät rentoutumista. Tilastojen mukaan jokainen ihminen viettää noin 2,7 tuntia päivässä yksin television ääressä. Lisää tähän Internet ja sosiaaliset verkostot. Uutissivustot, kanavat ja yhteisöt kilpailevat hellittämättä huomiostamme ja puhuvat usein samasta asiasta. Siksi niiden katseluun ei tarvitse uhrata aikaa - saat silti tietää tärkeistä uutisista.

41. Pidä pitkiä taukoja

Jos sinulla on vaikea tehtävä, joka vaatii paljon keskittymistä, irrota työstä vähintään puoli tuntia. Nouse työpöydältäsi ja harjoittele fyysistä toimintaa.

42. Kuuntele musiikkia

Tutkimukset osoittavat, että musiikki lisää tuottavuutta, luovuutta ja mielialaa yleensä. Jos sinun on vaikea keskittyä hänen kanssaan, kuuntele suosikkiartistesi välillä.

43. Mene ulos useammin

Mieluiten työpäivän aikana. Vanhentunut ilma toimistossa vähentää tuottavuutta, aiheuttaa päänsärkyä ja stressiä. Tiedemiehet ovat jopa keksineet termin Sick Building Syndrome, tila, jossa ihmiset kokevat tuskallisia oireita rakennusten huonon ilmanvaihdon, valaistuksen ja lämmityksen vuoksi. Ja vaikka toimistosi voi hyvinkin olla terve, kehosi pitää silti raikkaasta ilmasta paremmin.

44. Suunnittele iltasi ja viikonloppusi etukäteen

Päätä etukäteen, miten vietät lomasi, ja yritä täyttää se suosikkiasioillasi. Tavoitteeton sohvalla makaaminen johtaa vain entisestään väsymykseen ja mielenkiintoisen viikonlopun odotuksiin ja työparempaan.

45. Älä ajattele työtä ollenkaan yhtenä päivänä viikossa

Lupaa itsellesi olla koskematta työhön vapaapäivänä tai ajatella sitä ollenkaan. Vaikka sinulla olisi tärkeä kokous tai keskeneräinen asia. Muista, että sinulla on myös toinen elämä – omistaudu tälle päivälle kokonaan.

46. Ota vapaata

Jos käyt säännöllisesti töissä, et pidä joka viikko vapaata perheasioista ja pidät harvoin sairauslomaa, ota vapaapäivä juuri niin. Vietä ylimääräinen päivä kotona suuren projektin valmistumisen jälkeen tai ennen esitystä. Anna itsesi käynnistää uudelleen odottamatta viikonloppua.

Terveys

47. Elä aikataulun mukaan

Älä ota päivittäistä rutiinia tiukoina puitteina, joihin sinun on ajauduttava. Aseta vain yksi aika nukkumaanmenoa, heräämistä ja syömistä varten. Ja yritä seurata sitä joka päivä. Tunnet olosi aina aktiiviseksi, etkä kärsi uneliaisuudesta ja äkillisistä keskittymistä häiritsevistä nälän hetkistä.

48. Älä käytä alkoholia rentoutumiskeinona

Vältä juomista ennen nukkumaanmenoa, vaikka sinun on vaikea rentoutua raskaan työpäivän jälkeen. Alkoholi voi todella auttaa sinua nukahtamaan, mutta muutaman tunnin kuluttua se alkaa vaikuttaa negatiivisesti - ja tämä on täynnä toistuvia aamuheräyksiä, päiväsaikaan uneliaisuutta ja keskittymiskyvyn menetystä.

49. Syö useammin

Runsas lounas ylikuormittaa kehoa: se heittää kaikki voimansa ruoan sulatukseen, joten keskittyminen tehtävien suorittamiseen vaikeutuu. Jos tunnet olosi uniseksi illallisen jälkeen, jaa tavallinen annoksesi kahteen ateriaan.

Raskaiden aterioiden sijaan sisällytä ruokavalioosi keskittymistä ja keskittymiskykyä parantavia ruokia: vihanneksia, yrttejä, rasvaista kalaa, pähkinöitä ja tummaa suklaata. Ja älä nojaa kahviin - suurina määrinä se ei elävöi, vaan antaa päinvastaisen vaikutuksen.

50. Harrasta urheilua

Liikunta ei vain paranna terveyttä, vaan myös parantaa tarkkaavaisuutta, keskittymiskykyä ja aivojen nopeutta. Ne myös kohottavat itsetuntoa ja tekevät heistä vastustuskykyisempiä stressitilanteissa. Tämä on valtava plus tuottavuuden kannalta, joten harjoittele ainakin vähän.

Lue myös? ?

• 80 life hackia tuottavuuden lisäämiseksi
• Mitä eroa on tuottavuudella ja tehokkuudella, ja mikä on tärkeämpää
• Rentoudu ja pidä tauko työstä ollaksesi tuottavampi.
• Mikä on tuottavuuden todellinen hinta