Ei-ilmeinen, mutta toimiva tapa lyhentää postitusaikaasi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Älä yritä laittaa sähköpostiasi täydelliseen järjestykseen optimoidaksesi sähköpostisi käsittelyyn käyttämäsi ajan. Kaikki on paljon yksinkertaisempaa, MailChimpin työntekijä sanoo. Pari yksinkertaista vaihetta - ja tarvitset vain puolitoista tuntia päivässä käsitelläksesi kaikkia kirjeitä.

Jon Smith MailChimpin tukitiimistä on keksinyt täydellisen sähköpostikaavan yrityksen ja erehdyksen avulla. Ensin hän loi useita kansioita ja poisti sitten jokaisen, mutta mikään näistä tavoista ei toiminut. Ja sitten hän tuli täysin erilaiseen järjestelmään.

Huolimatta siitä, että kirjeisiin vastaaminen on hänen työssään miltei keskeistä, hän onnistui vähentämään postin kanssa tekemiseen kuluvan ajan puoleentoista tuntiin päivässä. Hän havaitsi, että vaikka postilaatikko on täynnä kirjeitä, pari yksinkertaista toimintoa voi kääntää tilanteen.

Mihin sinun ei pitäisi tuhlata aikaasi

Kuten John sanoo, hän yritti aluksi luokitella kirjeitä ja loi kaikenlaisia kansioita: pomon viesteille, tiedoille erilaisista projekteista, viesteille, joiden suhteen oli tarpeen ryhtyä toimiin ja niin edelleen. Hän uskoi, että tämän pitäisi auttaa häntä säästämään aikaa. Mutta itse asiassa hän alkoi viettää enemmän aikaa yrittääkseen muistaa luokitusjärjestelmänsä ja vähemmän aikaa itse työhön.

Sain esimerkiksi pomoltani viestin projektista, jonka parissa olin työskennellyt, ja tämä viesti vaati minua myös tiettyihin toimiin. Mihin kansioon se pitäisi sijoittaa? Ja millä todennäköisyydellä muistan mistä etsiä tätä kirjettä myöhemmin?

John Smith

Joten John päätti päästä eroon kaikista kansioista ja täydellinen kaaos hallitsi hänen postiaan. Järjestelmän puute ei ollut parempi kuin liian monimutkainen järjestelmä. Sitten John päätti vielä kerran harkita uudelleen lähestymistapaansa postin kanssa työskentelemiseen. Hän päätti lajitella kirjeitä ei aiheen mukaan, vaan sen mukaan, minkä tyyppisiä toimia ne vaativat. Näin se tehdään.

Älä monimutkaistu liikaa

Jätä Saapuneet-kansioosi vain viestit, joihin sinun on vastattava. Tärkeimmät, jos et saa niistä selvää heti, merkitse ne lukemattomiksi.

Ehkä tämä tuntuu sinusta epäloogiselta, koska polttavimmat asiat tulisi tehdä mahdollisimman nopeasti. Se on, ja joskus on todellakin tarpeen vastata välittömästi tällaisiin viesteihin. Mutta merkitsemällä tärkeät viestit lukemattomiksi, et varmasti menetä niitä yleisessä massassa. Lisäksi tällä tavalla sinun ei tarvitse siirtää näitä sähköposteja: ne pysyvät postilaatikossasi ja saavat huomiota, kunnes saavutat ne.

Pyrin varmistamaan, ettei postilaatikkooni kerry kerralla yli 60–70 viestiä. Juuri tämän määrän kirjaimia pystyn käsittelemään helposti yhdellä istumalla.

John Smith

Luo itsellesi säännöllinen postitusaikataulu

John varaa tunnin joka aamu postilaatikon siivoamiseen. Kuten jo mainittiin, hän jättää usein kiireelliset viestit "lukematta". John selaa nopeasti uutiskirjeitä ja yrityksen sisäistä viestintää ja vastaa niin moneen ei-kiireelliseen viestiin kuin pystyy käsittelemään tunnin sisällä.

Kun postitusaika päättyy, John Smith ei sulje postilaatikkoa, mutta kiinnittää siihen paljon vähemmän huomiota. Kun uusia viestejä saapuu, hän tarkistaa nopeasti niiden sisällön ja lähettäjien nimet priorisoidakseen ne. Jos viestiin voidaan vastata keskeyttämättä muita toimintoja pitkäksi aikaa, John tekee sen. Mutta hän ei enää aloita postittamista.

Työpäivän loppua kohti John varaa vielä 30 minuuttia aikaa käyttääkseen ne yksinomaan postin parissa. Tällä hetkellä hän on mukana kirjeissä, jotka vaativat häntä ryhtymään toimiin: antamaan hyväksyntä, kirjoittamaan yksityiskohtaisen vastauksen tai tekemään minkä tahansa päätöksen. Silloin hän kiinnittää huomiota viesteihin, jotka hän merkitsi lukemattomiksi.

Voisin käyttää paljon enemmän aikaa postin parissa työskentelemiseen, mutta tällaiset aikarajoitukset auttavat minua keskittymään paremmin ja olemaan tuottavampi.

John Smith

Luokittele sähköpostit vastaustyypin mukaan

Joillekin viesteille John loi edelleen erilliset kansiot. Tietyt kirjaimet, joita hän ei merkitse lukemattomiksi, hän jakaa vain kahteen suuntaan. Viestit, jotka vaativat toimenpiteitä tai vastausta kollegalta (ei välttämättä kiireellisiä), John sijoittaa "To Do" -kansioon. Se on tarkoitettu sähköposteille, jotka voidaan käsitellä seuraavana päivänä tai myöhemmin viikolla.

Vielä vähemmän kiireelliset kirjeet John siirtää "Lue"-kansioon. Lisäksi se käyttää erityisiä suodattimia, jotka sijoittavat uutiskirjeen automaattisesti tähän kansioon. Suodattimien asentaminen vie vain muutaman minuutin, mutta tämä yksinkertainen vaihe säästää paljon aikaa ja vaivaa myöhemmin.

Jos käytät tätä menetelmää, saat kolme aktiivista kansiota, jotka eroavat viesteihin vastaamisen kiireellisyydestä: Saapuneet, jossa lukemattomat viestit, To do ja Read.

Arkistoi viestit

Kaikessa muussa John Smith käyttää viestien arkistointiominaisuutta. Tämä auttaa häntä tyhjentämään postilaatikon ja pään tarpeettomista tehtävistä.

Heti kun luen viestin ja ryhdyn tarvittaviin toimiin, olipa kyseessä sitten yrityksen uutinen tai tilaamani uutiskirje, arkistoin sen.

John Smith

Jos viesti sisältää tärkeitä tietoja, jotka John haluaa säilyttää myöhempää käyttöä varten, hän merkitsee arkistoidun viestin tähdellä, jotta se löytyy nopeammin.

Ole erityisen varovainen, kun päätät poistaa viestin

John käyttää harvoin viestin poistamistoimintoa. Tämä on opetus, jonka hän oppi todellisesta harjoittelusta. Eräänä päivänä John poisti kollegaltaan viestin, joka sisälsi tietoja, joita hän ei tuolloin pitänyt tärkeänä. Kun tämä työntekijä lähti yrityksestä, John tarvitsi tietoja kyseisestä kirjeestä. Sitten hän tajusi olevansa pulassa.

Sen jälkeen aloin poistaa vain ne kirjaimet, joista ei varmasti ole minulle hyötyä tulevaisuudessa. Älkää loukkaantuko, hyvät kollegat, jotka lähetätte minulle söpöjä giffejä kissojen kanssa, mutta nämä viestit päätyvät "Roskakoriin".

John Smith

Päästäkseen tähän järjestelmään John Smith kokeili monia erilaisia lähestymistapoja, jotka eivät olleet tarpeeksi tehokkaita hänelle. Hän testasi muiden ihmisten käyttämiä menetelmiä, mutta hyvin pian hän tajusi, että hänen täytyi kokeilla jotain erilaista. John tuli siihen tulokseen, että mikä tahansa järjestelmä toimii vain, kun se sopii hyvin sinun työsi olosuhteisiin.

Kokeile tätä menetelmää tai löydä jotain omaa. Saatat pystyä löytämään tavan viettää vielä vähemmän aikaa postin parissa.