Kuinka puhdistaa Gmail-postilaatikkosi nopeasti ja helposti

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Saapuneet-kansiossa olevien lukemattomien viestien jatkuvasti kasvava määrä huolestuttaa valtavaa määrää käyttäjiä. Sen ratkaisemiseksi on luotu kymmeniä laajennuksia ja kirjoitettu monia artikkeleita Gmailin käyttömenetelmistä. Ei kuitenkaan ole välttämätöntä keksiä mitään uutta, jos on olemassa todistettuja työvälineitä. Tässä artikkelissa näytän sinulle, kuinka käsitellä sähköpostiliikennettä Gmailin pikakuvakejärjestelmän avulla.

Gmail-tunnisteet ovat mukautettuja tunnisteita, joita voit käyttää sähköpostien luokitteluun. Samanaikaisesti, toisin kuin kansioissa, kirjeellä voi olla useita tarroja, eli kirje voi olla samanaikaisesti useassa kategoriassa.

Yksi syy postilaatikon asteittaiseen ylivuotoon on se, että monet käyttäjät käyttävät sitä kaiken postilaatikkoon tulevan sähköpostin tallentamiseen. Samanaikaisesti postin jäsentäminen alkaa uusimmista kirjaimista, joten postilaatikon alareunassa olevat viestit eivät ehkä koskaan pääse silmiisi.

Käyttämäni tarrajärjestelmä sallii minun käsitellä kirjeitä ei niiden saapumisajan, vaan tärkeyden mukaan. Voit helposti lajitella kaikki sähköpostit aiottujen toimintojen luokkiin ja omistaa aikasi todella tärkeille asioille, ei mainosroskalle. Tätä varten sinun tarvitsee luoda vain viisi uutta tarraa.

• "!Kiireellisesti!". Kirjeet, jotka vaativat kiireellisiä toimia, kuuluvat tähän luokkaan. Tämä tarra vaatii ennen kaikkea huomiota, sillä sillä merkityt sähköpostit on käsiteltävä välittömästi.
• "Suunniteltu." Merkitse tällä tarralla ne kirjaimet, jotka vaativat sinua toimimaan lähitulevaisuudessa ja joilla on tietty päivämäärä. Esimerkiksi muistutus maksamaan isännöinti pian tai ilmoitus tulevasta kokouksesta.
• "Vastata". Tämä luokka kerää kaikki sähköpostit, joihin haluat vastata, mutta vastauksellesi ei ole aikarajaa. Ilmeisesti tämä posti käsitellään sitä mukaa, kun aikaa on käytettävissä.
• "Odotetaan". Joskus on tilanteita, joissa yritys tai projekti, josta keskustelitte sähköpostissa, kuten sanotaan, jäätyy. Eli olet tehnyt kaiken, mikä riippuu sinusta puolellasi, ja nyt odotat vain vastausta tai seuraavaa tilausta. Kirjeet, jotka eivät tällä hetkellä vaadi sinulta aktiivista osallistumista, mutta ovat silti tärkeitä, merkitsemme tällä tarralla.
• "Valmistettu". Tämä on tunniste päättyneille tapauksille ja ratkaistuille ongelmille. Periaatteessa tällainen kirjeenvaihto olisi mahdollista heti arkistoida, mutta on silti parempi laittaa se väliaikaisesti erilliseen isään. Tämän avulla voit hemmotella itsetuntoasi työviikon päätteeksi, ja se toimii myös materiaalina tuottavuuden analysointiin.

Kirjeenvaihdon ensimmäinen jäsennys Gmailissa tarkoittaa siis otsikoiden tai sisällön nopeaa tarkastelua ja kaikkien sähköpostien luokittelua. Se vie sinulle suuruusluokkaa vähemmän aikaa kuin kunkin kirjeen peräkkäinen käsittely, joten hyvin pian postilaatikkosi on täysin tyhjä.

Kun tämä tapahtuu, voit siirtyä kohtaan "! Kiireellinen!" ja käsitellä niitä kirjaimia, joilla on todella merkitystä. Kun olemme käsitelleet tämän prioriteettiluokan, siirrymme aiemmin suunniteltujen tehtävien kategoriaan ja suoritamme ne, jotka ovat vanhentuvia. Jos sen jälkeen sinulla on vielä aikaa jäljellä, avaa kansio toissijaisilla kirjaimilla, jotka odottavat vastausta. Tämä prosessi ei yleensä vaadi paljon vaivaa ja erityistä huomiota, joten se voidaan suorittaa työpäivän lopussa. No, "Valmis"-kirjaimia voi ihailla kerran viikossa tuloksia summattaessa.

Näin näiden yksinkertaisten vaiheiden avulla voit aina kiinnittää tarpeeksi huomiota tärkeisiin asioihin, etkä tuhlaa sitä tyhjään kirjeenvaihtoon. Postilaatikkosi on aina tyhjä, etkä koskaan enää menetä yhtäkään kirjettä tuhansien näkymättömien kirjeiden kaaoksessa ja hämmennyksessä.

Käytätkö Gmail-tunnisteita postin lajitteluun?