Kuinka olla tuottavampi: vinkkejä Asana-palvelun luojalta

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Upea Quora-palvelu ilahduttaa meitä edelleen loistavilla vastauksilla kiireellisiin kysymyksiin. Tällä kertaa haluamme kertoa, mitä Justin Rosenstein, erinomainen ohjelmoija ja Internet-yrittäjä, joka on panostanut sellaisten kuuluisten projektien luomiseen kuin Gmail, Facebook ja Asana, kertoi vastauksena kutsuun jakaa tuottavuuden salaisuutensa.

Toimiessaan ohjelmoijana ja projektipäällikkönä Justin oppi omakohtaisesti, kuinka tärkeä oikea organisaatio on, ja hän teki paljon vaivaa tämän asian eteen. Tämän seurauksena hän ymmärsi, että minkä tahansa toiminnan tehokkuus riippuu monista parametreistä ja vaatii optimointia kolmeen suuntaan kerralla: ympäristön, mielen ja varsinaisen työprosessin järjestämiseen.

Ympäristön optimointi

Vältä häiriötekijöitä

Aloitetaan heti: moniajo heikentää tuottavuuttasi!

Kyllä, tunteesi voivat pettää sinua, ja voit tuntea olosi tuottavuuden neroksi, kun työskentelet useiden tehtävien parissa samanaikaisesti. Mutta todellisuudessa näin ei ole, ja lukuisat tieteelliset tutkimukset osoittavat tämän. Toistuva jatkuva vaihtaminen tehtävien välillä todella hidastaa sinua!

Siksi ensimmäinen ja tärkein asia on keskittyminen.

• Ota Älä häiritse käyttöön matkapuhelimellasi.
• Sulje kaikki selainikkunat ja välilehdet, jotka eivät liity nykyiseen tehtävään.
• Jos sinun on lähetettävä kirje, älä mene sen jälkeen katsomaan lukematonta kirjeenvaihtoa.
• Laita uudet sähköposti-ilmoitukset pois päältä tietokoneeltasi.
• Kirjaudu ulos kaikista chateista.

Etsi virtauksen tila

Jos olet jatkuvasti hajamielinen ja koko päiväsi koostuu tapaamisista, puheluista ja keskusteluista kollegoiden kanssa, on erittäin vaikea löytää sitä erityistä tilaa nimeltä flow. Tässä tilassa saavutetaan paras suorituskyky ja ratkaisut monimutkaisimpiinkin ongelmiin.

• Varaa erityisiä aikoja kokouksiin ja konferensseihin. Kerro kaikille kollegoillesi, että on parasta ottaa sinuun yhteyttä vain tällä hetkellä.
• Jos mahdollista, pyydä yrityksesi johtoa varaamaan yksi päivä viikossa, jolloin ei tapauksia.
• Seuraa suorituskykyäsi eri vuorokaudenaikoina. Yritä jakaa tehtävät tehtyjen havaintojen mukaisesti.

Hallitse työvälineet

Jos päätyösi liittyy tietokoneeseen, joka kerta kun kurkottelet hiirtä, hukkaat muutaman sekunnin ja poistut virtaustilasta. Opi ja käytä tärkeimpiä pikanäppäimiä, jotka paitsi säästät aikaa, myös vähentävät häiriötekijöitä.

• Pikanäppäimet ovat läsnä paitsi kaikissa ohjelmissa, myös useimmissa verkkosovelluksissa. Monet niistä ovat identtisiä, joten kun olet oppinut yhden pikanäppäimen, voit käyttää sitä koko ajan.
• Järjestä ikkunat nopeasti työpöydälläsi ohjelman avulla.

Mielen optimointi

Kaikki mitä sinun tarvitsee tietää oikeasta motivaatiosta ja sitoutumisesta löytyy amerikkalaisen toimittajan ja kirjailijan kirjoista. Heiltä opit, että sinun ei todellakaan pidä hallita aikaa tai tehtäviä, vaan energiaasi.

Pidä säännöllisiä taukoja

Maalaisjärki kertoo meille, että mitä enemmän vietämme aikaa töissä, sitä enemmän saamme aikaan. Mutta tämä ei ole ollenkaan totta. Ihmiset eivät ole robotteja, tarvitsemme aikaa toipua ja levätä. Tutkimukset osoittavat, että lyhyt tauko 90 minuutin välein voi lisätä merkittävästi yleistä tuottavuuttasi.

Mietiskellä

Täällä on jo kaikki kirjoitettu meditaation eduista.

Pidä huolta kehostasi

• Juoda vettä. Jokaisen päivän alussa laitan viisi korkeaa lasillista vettä pöydälleni. Juon ne kaikki loppupäivän. Niiden ulkonäkö ei anna minun unohtaa tarvetta juoda enemmän.
• Syö oikein. Runsas ateria, jossa on liikaa hiilihydraatteja, voi olla todellinen katastrofi tuottavuudellesi.
• Harrasta urheilua. Kardioharjoittelu vähintään kahdesti viikossa antaa sinulle lisäenergiaa.
• Lyhyesti sanottuna, varmista, että et käytä vapaa-aikaasi itsesi vahingoittamiseen, vaan pikemminkin energiavarastojen palauttamiseen ja lisäämiseen.

Etsi viivyttelyn syyt ja korjaa ne

Emme yleensä viivyttele siksi, että olisimme patologisesti laiskoja, ei. Yleensä syynä on se, että edessämme oleva tehtävä aiheuttaa meille jonkinlaista piilevää (tai ilmeistä) epämukavuutta. Voit välttää tämän seuraavilla tavoilla:

• Yritä myöntää itsellesi rehellisesti, mikä on syynä viivyttelyyn ja viivyttelyyn. Kirjoita paperille, mistä et pidä työssäsi tai nykyisessä tehtävässäsi.
• Jaa tehtävä useisiin helppoihin vaiheisiin ja suorita ne yksi kerrallaan.
• Jos et tällä hetkellä pysty pakottamaan itseäsi tekemään jotain, siirry toiseen, helpompaan ja nautittavampaan, äläkä heti juokse päämäärättömästi Facebook-syötettä selaamaan. Tässä tapauksessa työsi liikkuu jotenkin eikä pysy paikallaan.

Prosessin optimointi

Tee selkeä työsuunnitelma. Jaa selkeästi kaikki tehtäväsi siinä niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. Tapausten tarkka priorisointi on avain tuottavuuteen.

• Älä aloita työtä ennen kuin kaikki seuraavat vaiheet ovat kristallinkirkkaita ja sinulle ymmärrettäviä.
• Aloita olennaisesta. Päätä mikä on tavoitteesi. Miksi haluat saavuttaa sen? Mitä toimia tarvitaan sen saavuttamiseksi? Kuka on vastuussa jokaisesta vaiheesta? Missä järjestyksessä toimet tulee suorittaa?

Kokoa joukkue. Jotkut ihmiset työskentelevät mieluummin yksin, mutta suuria asioita ei tehdä sillä tavalla.

• Löydä joukkuetoveri, jonka kanssa sinun on helpoin työskennellä. Joskus on tehtäviä, joita voi taistella useita päiviä yksin, mutta nekin valmistuvat parissa tunnissa kumppanin avulla. "Pariohjelmointi" on yleinen tekniikka ohjelmistokehityksessä, mutta sitä voidaan soveltaa kaikkeen muuhunkin.
• Jos haluat edelleen työskennellä yksin, pidä joskus lyhyitä tapaamisia itsesi kanssa. Voit kysyä itseltäsi kysymyksiä siitä, mitä parhaillaan työskentelet, mitä vaikeuksia olet kohdannut ja mitä tehtäviä sinun on ratkaistava suoraan tekstieditorissa tai lehdessä. Vastausten muotoileminen ja kirjoittaminen näihin ja muihin kysymyksiin auttaa suuresti katsomaan prosessia ulkopuolelta.
• Aseta ja ilmoita julkisesti määräajat. Jos sanoit luottavaisesti kaikkien edessä, että saat tämän työn päätökseen perjantaihin mennessä, sinun on mentävä pois tieltäsi, jotta sinua ei kutsuttaisi tyhjäkäynniksi.
• Seuraa kunkin tehtävän edistymistä. Tietysti palvelun luojana suosittelen sitä yksilö- ja ryhmätyön järjestämiseen.
• Varaa jokaisen päivän lopussa aikaa arvioida. Yritä olla rehellinen nykyisistä saavutuksistasi ja epäonnistumisistasi. Tee johtopäätökset tekemistäsi virheistä.

Yllä luetellut vinkit ja temput eivät yksinään merkitse liian vähän tehdäkseen sinusta maailman tuottavimman ihmisen yhdessä yössä. Mutta kaikki yhdessä ne rakentavat tehokkaan järjestelmän, joka auttaa sinua työskentelemään monta kertaa tehokkaammin.