Oikean tavan viivyttäminen: Kuinka tulla tuottavaksi lykkäämällä tehtäviä?

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Viivyttely rinnastetaan automaattisesti haitallisiin psykologisiin ilmiöihin, jotka liittyvät laiskuuteen tai ajanhukkaa. Kaikki ääneen väittävät, että sen kanssa on taisteltava, ja selittää, kuinka se tehdään. Mutta entä jos viivyttely ei olekaan niin paha asia, ja voit jopa lisätä tuottavuuttasi lykkäämällä liiketoimintaasi oikein?

Miksi viivyttelemme?

Viivyttely syntyy kahden aivojen osan vastakkainasettelusta. Yksi niistä on limbinen järjestelmä, joka sisältää ilokeskuksen. Toinen on prefrontaalinen aivokuori, sisäinen suunnittelijamme. Joten limbinen järjestelmä taistelee nautinnosta tässä ja nyt, ja prefrontaalinen aivokuori taistelee sen puolesta, mikä on meille parasta pitkällä aikavälillä.

Tohtorin ja Procrastination Digestin kirjoittajan Timothy A. Pychylin mukaan aivokuori on se osa aivoista, joka erottaa meidät eläimistä, joita hallitsevat vain refleksit ja ärsykkeet. Valitettavasti meillä on myös heikompia aivoalueita, joten meidän on pakotettava itsemme tekemään jotain.

Toisaalta heti kun kontrollimme laantuu, limbinen järjestelmä antaa meille heti mahdollisuuden luopua vaikeasta tai epämiellyttävästä tehtävästä, jotta voimme hyvin.

Joten viivyttely liittyy ensisijaisesti biologiaan. Ekonomisti George Ainslie jopa kutsui viivyttelyä "ihmisen perusimpulssiksi".

Pelko on syyllinen

Yrittäjä ja sijoittaja Paul Graham näkee viivyttelyssä muutakin kuin vain viivyttelyn. Hän sanoo, että ihmiset pelkäävät usein suuria hankkeita. Suuret ongelmat ovat pelottavia, ja ne kirjaimellisesti vahingoittavat sielua.

Todennäköisesti kaikki ovat kohdanneet tämän ennenkin: kun päätät ottaa kunnianhimoisen, suuren mittakaavan projektin ja kohtaat yhtäkkiä valtavan määrän pieniä ongelmia, joita syntyy matkan varrella.

Kun kasa kiireellisiä tehtäviä häiritsee sinua jatkuvasti, voi olla vaikea keskittyä ja aloittaa upean romaanin kirjoittaminen. Joka kerta kun pienet ongelmat estävät meitä aloittamasta suurta projektia, limbinen järjestelmä huolehtii siitä, että se vie meidät pois psyyken epämiellyttävimmästä reaktiosta - pelosta.

New Yorkerin artikkelissa James Surowiecki selittää viivyttelyn seuraavasti: "Suojellaksesi itseäsi menetyksen ja epäonnistumisen riskiltä luot mieluummin alitajuisesti olosuhteita, jotka tekevät menestyksestä periaatteessa epärealistisen. Se on refleksi, joka luo noidankehän."

Miksei viivyttelyä saisi hoitaa?

Viivytyksiä on erilaisia, ja osa niistä on hyödyllistä. Yleensä on kolme tyyppiä riippuen siitä, mitä teet työn sijaan:

• Älä tee mitään;
• tehdä jotain vähemmän tärkeää;
• tehdä jotain tärkeämpää;

Ei ole vaikea arvata, minkä tyyppinen viivyttely on itse asiassa hyödyllisempää sinulle. Sen sijaan, että tekisit joukon tarpeettomia asioita, kirjoitat sähköposteja tai tekisit kotitöitä, voit keskittyä tärkeämpään työhön.

Toisaalta John Perry, Stanfordin yliopiston professori, kirjoitti Huffington Postissa, että on olemassa kahdenlaisia viivytyksiä, jotka auttavat meitä lisäämään tuottavuuttamme.

Ensimmäinen tyyppi liittyy perfektionismiin. Professori väittää, että koska useimmat viivyttelijät ovat perfektionisteja, jotka haaveilevat täydellisistä tehtävistä, projektien lykkääminen voi olla hyödyllistä.

Jos jätät tehtävän viime hetkelle, teet ne asianmukaisesti, ilman, että toistat tuhat kertaa hölynpölyn takia saavuttaaksesi ihanteen, jota ei ole olemassa.

Olen perfektionisti viivyttelijä. Teen siitä täydellisen, mutta huomenna.

Vielä Viivyttely voi olla hyödyllistä ymmärtää, mitkä tehtävät eivät ole niin tärkeitä … Kun laitat ne sivuun, ne lopulta katoavat itsestään, eikä sinun tarvitse tuhlata aikaa niihin.

Hyvää viivytystä

Jos haluamme käyttää viivyttelyä positiivisella tavalla, on olemassa useita teorioita, kuinka se tehdään. Ensimmäinen on Paul Grahamin ajatus kolmentyyppisestä viivyttelystä tai "hyvästä" lykkäämisestä.

Tällöin lykkäät merkityksettömiä tehtäviä, kuten pieniä tehtäviä, käyttääksesi aikaa todella vakaviin asioihin.

Palkkiot ovat klassinen tuhotyön muoto, ja viivyttely auttaa selviytymään niistä. On monia asioita, joita voi tehdä mitä tahansa. Samalla on projekteja ja tapauksia, jotka vain sinä voit hoitaa, ja jos toimeksiantoja joutuu lykkäämään, ei ole mitään hätää. Päinvastoin, tämä on oikea lähestymistapa työhön.

On toinenkin hyvä syy, miksi tärkeiden töiden jättäminen kesken on hyödyllistä suurissa projekteissa. Vakavat projektimme vaativat aina kaksi toimeksiantoa peruuttavaa asiaa: paljon aikaa ja oikeanlaista tunnelmaa.

Kun työskentelemme projektin parissa inspiroituneena, on typerää tuhlata aikaa johonkin merkityksettömään tehtävään vain siksi, että meidät käskettiin tekemään se. Tietysti, jos vietät kaiken aikasi suuriin projekteihin, se voi muuttua tukoksiksi pienissä asioissa, mutta tämä voi olla sen arvoista, jotta saat hyvän tuloksen.

Loppujen lopuksi tällaisten projektien parissa työskentely on todella hauskaa, joten pienten asioiden lykkääminen on helppoa - limbinen järjestelmä ei haittaa.

Strukturoitu viivyttely

Tämä on toisenlainen hyvä hylly, jota John Perry ehdotti.

Hänen mukaansa jäsennelty viivyttely on loistava strategia toimia tehokkaasti. Kyse on samasta psykologisesta pelosta suuria ja vakavia asioita kohtaan.

Tyypillisesti tehtävälistaa tehdessäsi tärkeimmät ja vaikeimmat tehtävät nousevat ylös, kun taas vähemmän tärkeät jäävät alas. Kun viivyttely käynnistyy, teet kaikki asiat luettelon lopusta, etkä tee tärkeimpiä.

Temppu on, että voit huijata itseäsi ja laittaa vaikeita asioita listan kärkeen, jotka eivät todellakaan ole niin tärkeitä.

Robert Benchley kirjoitti tästä psykologisesta tosiasiasta jo vuonna 1930:

Kuka tahansa voi tehdä mitä tahansa työtä, jos se ei ole sitä työtä, jota hänen sillä hetkellä pitäisi tehdä.

Pierce Steele, psykologi Calgaryn yliopistosta, väittää, että monet viivyttelijät ovat tällaisen itsepetoksen kautta jo muuttaneet ominaisuutensa hyväksi tavat.

Kuinka saada viivyttely toimimaan sinulle?

On useita tapoja, joilla voit saada viivyttelemisen lisäämään tuottavuuttasi:

Aloita pienestä

Jos suuri projekti pelottaa sinua niin paljon, että et voi tarttua siihen, voit aloittaa pienestä. Tee tässä projektissa tarvittavat pienet tehtävät, jotta voit kivuttomasti siirtyä sen toteuttamiseen, lakata pelkäämästä ja viivyttelemään.

Lisäksi voit tehdä yhteistyötä muiden ihmisten kanssa niin, että oma osasi projektissa on pienempi ja jää aikaa muihin tehtäviin.

Mukauta tehtävälistasi

John Perryn ehdottama strukturoitu viivyttely saattaa hyvinkin toimia. Yritä huijata itseäsi lisäämällä listasi kärkeen tehtäviä, jotka vaikuttavat uskomattoman tärkeiltä ja kiireellisiltä, mutta jotka todella sietävät ja sallivat niiden turvallisen lykkäämisen tai tekemättä jättämisen.

Tärkeintä on uskoa, että ne ovat tärkeitä ja vaikeita, niin haluat suorittaa kaikki muut luettelon tehtävät (itse asiassa tärkeät) välttääksesi "hirviöt".

Aseta säännöt

Käsikirjoittaja ja käsikirjoittaja Raymond Chandler on asettanut itselleen kaksi sääntöä auttaakseen häntä pääsemään alkuun. Joka päivä hän asettaa itselleen neljä tuntia aikaa työhön ja muistaa kaksi perussääntöä:

1. Et voi kirjoittaa
2. Tällä hetkellä et tee mitään

Neljän tunnin istuminen tuollaisena on hirvittävän tylsää, joten hänestä tuli erittäin tuottelias kirjoittaja.

Vaadi itseltäsi enemmän

John Perryn mukaan viivyttelijä yrittää jatkuvasti vähentää sitoumuksiaan toivoen, että jos tekemistä on vähemmän, tehtäviä tulee enemmän valmiiksi.

John selittää, että tämä poistaa tärkeimmän syyn viivyttelyyn, mutta poistaa myös valinnan tärkeiden ja merkityksettömien tehtävien välillä. Joten loppujen lopuksi, kun tehtävälistallasi on vähän tehtäviä, viivyttelet sitä, ettet tee yhtään mitään.

Tämä on polku, joka tekee sinusta vihanneksen, ei tehokkaan ihmisen.

Moraali: viivyttely on ihmiselle varsin luonnollista, eikä se välttämättä aiheuta haittaa, pääasia, että viivyttelee oikein.