Mikä on faksi ja kuinka sitä käytetään oikein asiakirjoissa

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Allekirjoituksen jälki toimii vain, jos siitä on sovittu etukäteen.

Mikä on faksimile

Faksimile on laajassa merkityksessä minkä tahansa graafisen alkuperäisen kopio, jossa on kaikki yksityiskohdat. Siellä on esimerkiksi faksikopioita käsikirjoituksista, esitteistä, tulosteista tai piirustuksista.

Suppeammassa merkityksessä faksimile tarkoittaa leimaa, joka kopioi henkilön allekirjoituksen. Tämä on yleensä sinetti, joka on nimikirjoitettu peilikuvassa. Faksista on myös digitaalinen versio, joka liitetään sähköisiin asiakirjoihin. Joka tapauksessa sitä voidaan käyttää papereiden varmentamiseen ilman sen henkilön läsnäoloa, jolle allekirjoitus kuuluu.

Mutta kannattaako tehdä tämä ja kuinka käyttää faksin allekirjoitusta oikein, selvitetään se artikkelissa.

Et voi allekirjoittaa fakseja

Monet vakavat paperit on allekirjoitettava henkilökohtaisesti vain niihin liittyvän henkilön toimesta. Joskus hänen edustajansa saa allekirjoittaa notaarin valtakirjalla hänen sijaansa tai asiakirja on varmennettu tehostetulla sähköisellä allekirjoituksella. Näiden toimien avulla voit varmistaa, että allekirjoituksen omistaja on antanut suostumuksensa tapahtuvaan.

Faksi on paljon vähemmän luottavainen, koska kuka tahansa voi "lyödä" sen asiakirjaan. Siksi he eivät voi allekirjoittaa joitain asiakirjoja, nimittäin:

• valtakirjat;
• maksu- ja muut asiakirjat, joilla on taloudellisia vaikutuksia;
• kirjanpitoraportit;
• työsopimus, työkirja ja muut henkilöstöasiakirjat;
• velkakirjat;
• ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat;
• laskut;
• veronpalautukset.

Mitä voit allekirjoittaa fakseja

Siviililaki sallii telekopioallekirjoituksen käytön vain, jos siitä on laissa säädetty tai osapuolet ovat sopineet pitävänsä sitä oman käsinkirjoituksensa analogisena.

Lakilausunto mahdollistaa jonakin päivänä telekopion käyttöä säätelevän asetuksen hyväksymisen. Mutta toistaiseksi tämä on ollut huonosti toteutettu lainsäädäntötasolla. Esimerkiksi jotkin kansainväliset sopimukset, joihin Venäjä on liittynyt, sallivat leiman sijoittamisen alkuperäisen allekirjoituksen sijaan. Toinen Rospatentin määräys sallii tietyissä tapauksissa puheenjohtajan allekirjoituksen korvaamisen painatuksella.

Periaatteessa kuitenkin tarvitaan osapuolten välinen sopimus, jotta faksiallekirjoitus olisi oikeudellisesti sitova. Täällä asiat ovat suunnilleen samat kuin laadukkaalla tehostetulla sähköisellä allekirjoituksella. Se ei sinänsä ole analoginen käsinkirjoitetulle, mutta siitä voi tulla sellainen, jos osapuolet ovat sopineet tästä ja tehneet asianmukaisen sopimuksen.

Osapuolten on vahvistettava sopimus telekopioiden käytöstä omilla allekirjoituksillaan.

Tällainen asiakirja voidaan laatia erikseen tai sisällyttää pääsopimuksen tekstiin. Siinä on huomioitava tosiasia osapuolten suostumuksesta ja paperit, joilla on oikeus allekirjoittaa telekopiot.

Faksisopimus

Rajavastuuyhtiö "Stark Industries", jota edustaa pääjohtaja P. Potts, joka toimii 18.5.2010 päivätyn valtakirjan perusteella, ja osakeyhtiö "SHIELD", jota edustaa pääjohtaja N. Fury, toimien perusteella peruskirjan mukaisesti, sopivat mahdollisuudesta käyttää edustajiensa allekirjoitusten faksikopioita allekirjoittaessaan sopimuksen täytäntöönpanoon liittyviä sopimuksia, asiakirjoja ja laskuja (laskuja lukuun ottamatta).

Sopimuksessa voidaan määrätä, että molemmat osapuolet käyttävät fakseja tai sallia vain toisen osapuolen käyttää niin.

Jos telekopion allekirjoitusta käytetään sisäisesti, siitä on laadittava erillinen määräys. Siinä on ilmoitettava tapaukset, joissa on sallittu korvata faksin päällikön alkuperäinen allekirjoitus, joka vastaa leiman säilyttämisestä ja sen kanssa työskentelystä.

Joka tapauksessa allekirjoituksen kaksoiskappale on säilytettävä turvallisessa paikassa luvattoman käytön estämiseksi.

Mistä saada faksileima

Pääsääntöisesti faksimilejä tuottavat samat organisaatiot kuin tavalliset leimat ja sinetit. Täällä ei ole rajoituksia, joten voit valita minkä tahansa yrityksen palvelukustannusten ja arvostelujen perusteella.