Henkilökohtainen Kanban: Kuinka oppia tekemään työ oikeaan aikaan

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Tärkein asia japanilaisessa menetelmässä työn organisoimiseksi kysymyksissä ja vastauksissa.

Mikä on tämä käsittämätön sana - "kanban"?

Personal Kanban on interaktiivinen kartta työstäsi. Yksi yleisimmistä ja edullisimmista vaihtoehdoista on tarrataulu, jonka avulla saat työn valmiiksi ajoissa.

Itse sana "kanban" on käännetty japanista "mainostauluksi". Se tuli meille Toyotan tehtaalta, jossa tuotannon organisointijärjestelmää kutsutaan niin.

Kuinka tarrataulu voi auttaa sinua noudattamaan määräaikoja?

Sen avulla voit nähdä pääasia: mitkä ovat prioriteettisi ja mitä olet jo saavuttanut. Se myös opettaa sinua olemaan hajallaan toissijaisten, merkityksettömien toimintojen kanssa tällä hetkellä ja olemaan ottamatta liikaa velvoitteita.

Luultavasti tämä kaikki on erittäin vaikeaa?

Ei. Kanban-järjestelmässä on vain kaksi pääsääntöä:

1. Sinun on visualisoitava työnkulkusi. Tämä auttaa sinua näkemään todellisen kuorman ja tarvittaessa muuttamaan sitä.
2. Sinun on rajoitettava aktiivisesti tekemiesi tehtävien määrää. Usein tämän säännön havainnollistamiseksi he mainitsevat jonglöörin esimerkin: mitä enemmän esineitä hän poimii, sitä suurempi on mahdollisuus rikkoa jotain.

Visualisointi tarkoittaa tarroilla varustetun taulun laittamista?

Ei välttämättä. Voit käyttää mitä tahansa sinulle sopivaa vaihtoehtoa: taulua, magneeteilla varustettua jääkaappia, muistikirjaa, erikoissovelluksia ja niin edelleen. Tärkeintä on, että piirrät vähintään kolme saraketta: To do, Doing, Done. Ne on täytettävä tarroilla tai kirjoituksella, jotta näet milloin tahansa, kuinka kiireinen olet tällä hetkellä.

Voit myös lisätä Odottaa-sarakkeen ei-kiireellisiä tehtäviä varten. Tai mitä tahansa muita sarakkeita, esimerkiksi "Lepo" (joissa on tehtävät "tilaa pizza", "mene hiihtämään" ja niin edelleen).

Se toimii yksinkertaisesti: siirrät tarroja (tai muistiinpanoja) sarakkeesta toiseen suorittaessasi tehtäviä.

Ja mitä se antaa minulle?

Mahdollisuus saada tehokasta palautetta. Kun siirrät tarran "Valmis"-sarakkeeseen, aivot saavat makean: tehtävä on suoritettu, voit levätä tai aloittaa uuden.

Ajan myötä kehittyy tapa aloittaa uusi tehtävä vasta, kun edellinen on suoritettu. Tämä tarkoittaa ihannetapauksessa, että keskeneräisiä asioita ei ole.

Kuinka voin määrittää, kuinka monta tehtävää voin suorittaa?

Empiirisesti. Aloita henkilökohtaisen kanbani käyttäminen, ja ajan mittaan saat selville, mikä "kaistanleveys" on. Se voi muuttua tehtävien monimutkaisuuden, kunnon ja mielialan mukaan. Valitse minimiarvo ja nosta sitten rimaa.

Tämä on muuten hyvä suoja työuupumusta vastaan. Opit hallitsemaan työtaakkaasi urastasi tinkimättä.

Miten henkilökohtainen kanban eroaa tavallisesta tehtävälistasta?

Visualisointi, kyky nähdä lopputulos (kuinka paljon teit päivässä) mahdollistaa analyysin tekemisen, määrittää, mitkä tehtävät inspiroivat sinua ja mitkä suoritetaan vaikeasti (on parempi suorittaa ne ensin).

Tavallinen tehtävälista ei ole vuorovaikutteinen, ei anna palautetta, ei poista stressiä, koska se ei rakenna työpäivää.

Mitkä sovellukset korvaavat tarrataulun?

Trello on ilmainen sovellus, joka on loistava työkalu oman työn rakentamiseen ja pienten projektien hallintaan. Sitä voidaan käyttää myös koulutukseen, tavoitteiden ja toiveiden visualisointiin, korjauksiin, matkasuunnitteluun, tutkimukseen ja niin edelleen.

KanbanFlow näyttää Trellolta, mutta itse asiassa se sopii vielä paremmin klassiseen "kanban" -konseptiin. Sovelluksen avulla voit taulujen ja tehtävien luomisen lisäksi seurata niiden suorittamiseen käytettyä aikaa (käytetään Pomodoro-menetelmää).

Kanbanote on suositun Evernote-sovelluksen lisäosa, joka visualisoi tehtävälistat.

Jos haluan tietää tästä lisää, mitä minun pitäisi lukea?

Yksi suosituimmista julkaisuista on Jim Bensonin ja Tonian De Maria Barryn Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life, joka tarjoaa perustiedot järjestelmästä.

Jim Benson pitää myös blogia, jossa hän vastaa kysymyksiin ja neuvoo.