Inbox Zero -menetelmä on paras tapa käsitellä tuhansia lukemattomia sähköposteja

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Saapuneet-kansion pitäminen tyhjänä on helppoa. Tämä auttaa sinua olemaan tuottavampi etkä koskaan menetä tärkeitä viestejä.

Joukko lukemattomia sähköposteja jatkuvasti roikkumassa postilaatikossasi saa kenet tahansa paniikkiin. Jos sinulla on monia liikekumppaneita ja työtovereita, joiden kanssa olet yhteydessä kirjeenvaihtoon, sinun on vain pidettävä sähköpostisi puhtaana ja siistinä.

JotFormin toimitusjohtaja Aytekin Tank on mielenkiintoinen tapa järjestää sähköposti nimeltä Inbox Zero. Kuten nimestä voi päätellä, menetelmä on vain pitää postilaatikko tyhjänä.

Yleensä Tank ei ole keksinyt mitään uutta. Inbox Zero loi kauan sitten kirjailija ja bloggaaja Merlin Mann, ja se on todistettu ja tunnettu menetelmä. Suunnilleen samaa asiakirjojen kanssa työskentelytekniikkaa kuvaili David Allen kirjassaan "Kuinka saada asiat järjestykseen". Tank mukautti sen juuri Gmailin verkkokäyttöliittymään.

Aytekin Tank -yrittäjä, JotFormin perustaja ja toimitusjohtaja

Vastaan ja lähetän satoja sähköposteja päivittäin. Mutta loppujen lopuksi postilaatikkoni on aina tyhjä. Minulla ei ole sihteeriä, joka hoitaisi kirjeenvaihtoni. Noudatan Inbox Zero -nimistä periaatetta. Tämä ei ole vaikeaa.

Tank listaa Inbox Zero -menetelmän edut:

• Et menetä tärkeää viestiä, jos postilaatikkosi on tyhjä.
• Et joudu odottamaan vastaanottajiasi kauan, sillä voit vastata heidän kirjeisiinsä välittömästi.
• Satoja ja tuhansia lukemattomia kirjeitä ei kerry postilaatikkoosi.
• Säästät enemmän aikaa todella tärkeissä tehtävissä etkä kuluta tuntikausia sähköpostin parissa.

Tiedän monia ihmisiä, jotka säilyttävät huolellisesti kaikki kirjeensä poistamatta yhtäkään. Tämän seurauksena heidän postilaatikkonsa alkaa näyttää Twitter-syötteeltä. Se ei ole mukavaa. Hävetät jatkuvasti sähköposteihin.

Aytekin säiliö

Oletetaan, että käytät Gmailia – vaikka tämä menetelmä voidaan mukauttaa mihin tahansa Internet-palveluntarjoajaan (Hotmail, Yandex, Yahoo) tai sähköpostiohjelmaan (Outlook, Thunderbird tai Sylpheed). Katsotaanpa lukemattomien viestien talletuksia ja aloitetaan.

1. Tyhjennä postilaatikkosi

Joten Inbox Zero -menetelmällä sinun on toimittava päättäväisesti. Avaa "Saapuneet", valitse kaikki sinne kertyneet kirjeet ja arkistoi ne kerralla. Joillekin tämä tuntuu pelkkää hulluutta, mutta Tank suosittelee tekemään juuri niin.

Sinun on aloitettava tyhjästä postilaatikosta. Tämä opas ei auta sinua, jos postilaatikossasi on kymmeniä tuhansia sähköposteja. Joten arkistoi kaikki ja aloita puhtaalta pöydältä.

Aytekin säiliö

2. Käsittele sähköpostisi kronologisessa järjestyksessä

Tämän terveellisen tavan kehittämiseksi tarvitset tietyn määrän kurinalaisuutta. Kun käsittelet sähköpostejasi, aloita vanhimmasta viestistä ja siirry uusimpaan. Näin säilytät kronologisen järjestyksen etkä joudu hämmentymään.

Sähköpostien käsittelyssä Gmailissa on kaksi toimintoa:

Ota Auto Switch käyttöön. Voit tehdä tämän avaamalla "Asetukset" → "Yleiset", etsi "Automaattinen vaihto" ja aktivoi se. Nyt kun vastaat sähköpostiin tai arkistoit sitä, Gmail ei palauta sinua postilaatikkoon, vaan näyttää seuraavan sähköpostin. Näin voit käsitellä kirjeitä yksitellen niiden saapumisjärjestyksessä ilman häiriötekijöitä.

Ota sitten käyttöön Lähetä ja arkistoi -painike, jos sinulla ei ole sitä. Avaa "Asetukset" → "Yleiset" ja etsi kohta "Näytä painike" Lähetä ja arkistoi "vastauksena". Tämä säästää aikaa. Loppujen lopuksi, jos olet jo vastannut kirjeeseen, ei ole mitään järkeä tallentaa sitä Saapuneet-kansioosi, eikö niin? Napsauta Lähetä-painiketta ja sähköposti arkistoidaan automaattisesti.

Ja tässä on toinen tärkeä asia:

Älä käytä sähköpostia chatissa. Mikään ei ole pahempaa kuin pitkien vastausketjujen luominen jatkuvasti lainatuista kirjeistä. Jos haluat puhua, käytä messengeriä, Slack chatia tai ota yhteyttä puhelimitse. Sähköposti ei sovellu tähän.

Aytekin säiliö

3. Vastattu - arkisto

Inbox Zero -menetelmän pääsääntö on, että postilaatikkosi ei ole paikka sähköpostin tallentamiseen. Kaikki postilaatikossa olevat sähköpostit tulee käsitellä välittömästi. Lue ne yksitellen ja joko vastaa ja arkistoi, jos viesti vaatii vastausta, tai yksinkertaisesti arkistoi, jos viesti ei vaadi vastausta.

Jos et pysty heti vastaamaan sähköpostiin, on kaksi vaihtoehtoa:

• Tallenna se järjestäjäsovellukseesi. Se voi olla Evernote, OneNote tai jokin tehtävänhallinta. Aseta päivämäärä, jotta ohjelma muistuttaa sinua kirjoittamaan vastauksesi oikeaan aikaan.
• Jos voit kirjoittaa vastauksen heti, mutta vastaanottajan pitäisi saada se jonkin ajan kuluttua, käytä Gmailin viivästetty toimitus -ominaisuutta. Outlook, Thunderbird ja muut asiakkaat voivat tehdä saman.

4. Tee se vain

Kaikki tapahtuu suuren ja mahtavan David Allenin ohjeiden mukaan. Jos sähköposti vaatii toimenpiteen, joka kestää muutaman minuutin, tee se nyt. Älä kopioi kirjettä tehtävälistallesi. Älä jätä sitä postilaatikkoosi.

Jos sinun on suoritettava maksu, suorita se nyt. Jos haluat lähettää palautetta kollegallesi, lähetä se heti. Jos asian käsittely kestää muutaman minuutin, sitä ei kannata lykätä.

Aytekin säiliö

5. Käytä pikanäppäimiä

Pikanäppäimet vähentävät merkittävästi sähköpostin käsittelyyn kuluvaa aikaa. Niiden avulla sinun ei tarvitse siirtää hiiren osoitinta edestakaisin. Tank suosittelee kolmen pikanäppäimen muistamista ja käyttöä:

• E-näppäimellä voit arkistoida viestin nopeasti. Luimme sen, painoimme E, arkistoimme sen. Se on yksinkertaista.
• R-näppäintä käytetään vastauksen nopeaan kirjoittamiseen. Jos haluat vastata kirjeeseen, paina sitä, kirjoita vastaus ja paina Enter.
• F-näppäin välittää vastaanotetut kirjeet muille vastaanottajille.

En usko, että tarvitset muita pikanäppäimiä. Gmailissa käytän vain kolmea pikanäppäintä. Kaikkeen muuhun löytyy hiiri. Mutta näiden pikanäppäimien avulla voit suorittaa nopeasti kolme yleisintä sähköpostitoimintoa, joten ne voivat säästää paljon aikaa.

Aytekin säiliö

6. Aseta suodattimet

Sähköpostisuodattimet ovat uskomattoman kätevä työkalu, joka tekee suuren osan työstä puolestasi. Sinun tarvitsee vain määrittää ne kerran, ja ne säästävät paljon aikaa.

Jos Saapuneet-kansiossasi löydät säännöllisesti merkityksettömiä kirjeitä (ilmoitukset Internet-palveluista, automaattiset postitukset jne.), joko peruuta niiden tilaus tai määritä suodattimet niin, että tällaiset kirjeet arkistoidaan automaattisesti.

7. Saapuneet-kansio on tyhjä - sulje posti

Kun yrität keskittyä työhön, sinun ei pitäisi jatkuvasti häiritä sähköpostia. Pysytään siis säännössä: Kun postilaatikkosi on tyhjä, sulje Gmail-välilehti tai sähköpostiohjelma ja unohda sähköposti seuraavien tuntien ajaksi. Ole vain kiireinen.

Poista käytöstä kaikki saapuvat sähköposti-ilmoitukset. Ne ovat hyvin häiritseviä.

Voit avata sähköpostisi uudelleen muutaman tunnin kuluttua, käsitellä sinne kertyneet viestit ja palata töihin. Inbox Zero -menetelmän tavoitteena on pakottaa itsesi olemaan häiritsemättä saapuvia sähköposteja. Sinun täytyy hallita postilaatikkoasi, ei sinua.

Aytekin säiliö

Jos olet kokeillut Inbox Zero -tekniikkaa ja olet valmis kertomaan, mitä sait, tai haluat ehdottaa parempaa menetelmää, kirjoita kommentteihin.