6 syytä, miksi et tee mitään

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Selvitä, mikä tarkalleen estää sinua tuottavuudessa, ja opi, miten pääset eroon jatkuvasta ajan paineesta.

1. Sinulla ei ole selkeitä prioriteetteja

Aika on rajallinen resurssi, ja jos yrität tehdä kaiken kerralla, on tietysti mahdotonta noudattaa aikataulua. Tahdonvoima ja kuri ei pelasta sinua. Jotta et joutuisi sellaiseen tilanteeseen yhä uudelleen, käytä kuuluisan kirjailijan Stephen Coveyn neuvoja:

Älä priorisoi sitä, mitä päivän suunnitelmassa on, vaan suunnittele prioriteettiesi perusteella.

Katso kalenteriasi tai tehtävälistaasi. Kaikilla sen pisteillä on oma arvonsa, mutta kaikki eivät ansaitse samaa huomiota. Löydä niiden joukosta prioriteetti. Ensinnäkin nämä ovat tehtäviä, jotka vievät sinut lähemmäksi tärkeitä tavoitteita. Nämä ovat myös kiireellisiä toimia ja tapauksia, joiden kieltäytyminen aiheuttaa vakavia seurauksia.

Kun olet priorisoinut tehtäväsi, rakenna päiväsi, jotta saat sen valmiiksi. Muista, että kaikkia tärkeitä asioita on myös mahdotonta hoitaa kerralla, joten suunnittele niitä enintään kolme per päivä ja jätä aikaa muuhun toimintaan.

2. Sinä häiritset itseäsi

Älä esimerkiksi laske korkeinta tuottavuusaikaasi. Oletetaan, että asetat tärkeän tehtävän aikaisin aamulla, vaikka tiedätkin, että tällä hetkellä sinulla on vaikeuksia ajatella. Tai et pidä taukoja, vaikka huomaat, että puolentoista tai kahden tunnin työn jälkeen et enää pysty keskittymään (aivomme ovat niin järjestyneet, että keskittymisjakson jälkeen tarvitsemme lepoa). Tai ehkä suunnittelet syvällistä työskentelyä lasten ollessa kotona tai älä sammuta tarpeettomia ilmoituksia.

Ratkaisu ongelmaan on seurata aikaasi ja energiaasi. Tallenna havainnot muistikirjaan tai käytä erityistä aikaseurantaa, kuten RescueTime. Muutaman päivän kuluttua huomaat, missä vuorokauden osissa olet erityisen tuottelias ja missä olet nollaenergiassa, milloin olet useimmiten hajamielinen ja milloin sinun on helpompi keskittyä. Ota tämä huomioon, kun suunnittelet päivääsi.

3. Käytät kalenteriasi tehottomasti

Yleensä ihmiset jaetaan kahteen luokkaan:

• Suunnittelijat uudelleen. Heidän tehtävänsä ovat päällekkäin ja muistutukset tapaamisista, tehtävistä ja tauoista ovat 10 minuutin välein.
• Minimalistit. Heillä on vain pari toistuvaa tapahtumaa kalenterissaan ja paljon vapaata tilaa. Se luo harhaanjohtavan vaikutelman, että aikaa on paljon.

Molemmat suunnittelutavat ovat täynnä ongelmia. Uudelleensuunnittelijoilla on niin kiireinen aikataulu, että väistämättä ilmaan jääneille on mahdotonta löytää paikkaa. Lisäksi tällaiset ihmiset eivät usein ota huomioon suunnitteluvirhettä, eli he unohtavat, että tehtävän suorittamiseen kuluu enemmän aikaa kuin alun perin uskottiin. Minimalistit, nähdessään ilmaisen kalenterin, jakavat aikansa tehottomasti uskoen, että kaikki tulee ajoissa.

Yritä löytää keskitie: luo päivälle malli, joka sisältää ensisijaiset tehtävät, mutta jossa on tilaa odottamattomille tehtäville.

Jos tuottavuuden huippu on esimerkiksi klo 8.30–10.30, ajoita tärkeät työt tälle ajalle ja jätä seuraava tunti tyhjäksi. Tänä aikana voit pitää tauon, tarkistaa postisi, soittaa asiakkaille takaisin tai käsitellä jonkun pyyntöä.

4. Käytät vääriä suunnittelutyökaluja

Esimerkiksi kalenteria ei pidä täynnä pieniä asioita, muuten se tulee liian sotkuiseksi. Pienet tehtävät tai yhden suuren tehtävän tietyt vaiheet kannattaa kirjata tehtävälistaan ja muistutukset - näkyvään paikkaan liimautuvaan tarraan.

Jos työskentelet suuressa tiimissä, kanban-pohjaiset työkalut, kuten Trello, ovat hyödyllisiä seurantatehtävissä. Niiden avulla kaikki osallistujat voivat seurata edistymistä ja saada ilmoituksia.

5. Annat muiden hallita aikaasi

Eli sovit kerta toisensa jälkeen, kun sinut kutsutaan kokoukseen, pyydetään tekemään lisätyötä tai osallistumaan aivoriihiin. Kaikki tämä vähentää aikaa sinulle tärkeille asioille.

Opi suojelemaan aikaasi sanomalla ei useammin.

Tietenkään sinun ei pitäisi hylätä jokaista pyyntöä tai ehdotusta, vain olla valikoivampi. Silloin tehokkuutesi lakkaa kärsimästä kohteliaisuudestasi.

Kieltäytyminen ei tarkoita, että haluat loukata toista. Sano rehellisesti, että sinulla ei ole aikaa juuri nyt, ja jos tarjous kiinnostaa, etsi sille paikka kalenterista.

6. Sinulla on vaikeuksia motivoida

Riippumatta siitä, kuinka huolellisesti suunnittelet, tämä ei yksin takaa tehtävän valmistumista ajallaan. Joskus käy niin, että työolosuhteet ovat ihanteelliset, mutta keskittyminen on yksinkertaisesti mahdotonta. Tämän seurauksena työskentelet hampaat ristissä, liikut hitaasti ja hermostut, koska koko aikataulu on siirtynyt.

Tämä on hyvin yleinen tilanne, eikä ole mitään järkeä moittia itseäsi, kun joudut siihen. Sinulla on tällä hetkellä vain motivaatiosi lasku. Se voi johtua monista tekijöistä: ongelmat toisella elämänalueella, väsymys, rutiinityön runsaus.

Yritä saada motivaatiosi takaisin. Muista miksi teet työtäsi, mitä se antaa sinulle, mistä pidät siinä. Pidä tauko latautuaksesi ja pidä itsestäsi huolta. Sano positiivisia vahvistuksia. Niin oudolta kuin se saattaakin tuntua, itsehypnoosi todella auttaa. Esimerkiksi: "Teen tästä päivästä onnistuneen päivän" tai "En ole täydellinen, ja se on okei."