2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55
Tämä on ote amerikkalaisen toimittajan ja puhujan Phil Simonin kirjasta. Siinä on kyse siitä, kuinka ihmiset tunkeutuvat toistensa elämään sähköpostin kautta ja kuinka vastustaa sitä.
Jos sähköpostin kanssa työskennellessään sinusta tuntuu, että pelaat peliä, jossa sinun täytyy vasaralla "kiinni" yhdestä tai toisesta kolosta yhtäkkiä ulos ryöppyvä myyrä, et ole yksin. Sähköposti on oletuksena yritysviestinnän pääkanava. Radicati Groupin mukaan keskimääräinen toimistovirkailija saa noin 100 sähköpostia päivässä. Tämä määrä kasvaa vuosittain 15 prosenttia. Heinäkuussa 2012 konsulttiyritys McKinsey Global Institute julkaisi raportin nimeltä The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Sen mukaan etulinjan työntekijät käyttävät 28 prosenttia ajastaan sähköpostin hallintaan.
Ajattele sitä. Jos sinulla on 50 tunnin työviikko, 14 tuntia siitä viikosta kuluu sähköpostien lukemiseen ja kirjoittamiseen. Tuskin käytät yhtä paljon aikaa Wordissa, Excelissä tai muissa työohjelmissa.
Nämä numerot eivät ehkä ole ongelma, jos sähköposti olisi todella tehokas viestintäkanava. Pikemminkin se on niin joillekin yrityksille. Mutta useimmissa tapauksissa näin ei ole. Tietysti sähköpostilla on oikeus olemassaoloon, mutta älä hukuta. Tutkimukset ovat osoittaneet, että postilaatikon jatkuva tarkistaminen alentaa älykkyysosamäärääsi.
Viime vuosina sähköpostista on tullut todellinen yritysviestinnän vitsaus. Sinun ei kuitenkaan pidä syyttää häntä kaikista ongelmista. Syyllistäminen on kätevää: se on hyvä tekosyy olla katsomatta peiliin. Loppujen lopuksi, jos katsomme sisälle, ymmärrämme, että ongelma ei ole sähköpostissa sinänsä, vaan siinä, kuinka käytämme sitä.
Tarkoitus ei ole kieltäytyä sähköpostista (vaikka jotkut tekevätkin). Tarkoitus on käyttää sitä järkevästi.
Mistä aloittaa?
Ymmärrä sähköposti ≠ keskustelu
Et voi käydä vuoropuhelua sähköpostitse samalla tavalla kuin oikeassa elämässä. Kirjeiden välillä on aina aikarakoja, eivätkä tekstiviestit tarkoita läheisiä ystävällisiä ilmentymiä keskustelukumppanille. Justin Kruger New Yorkin yliopistosta ja Nicholas Epley Chicagon yliopistosta, että ei-verbaalisten vihjeiden puute ihmiset tulkitsevat sähköpostit väärin.
Psykologit ovat havainneet, että tekstiviestin tunnelman tulkitseminen oikein on mahdollista vain puolessa tapauksista. Hymiöt eivät valitettavasti auta esimerkiksi erottamaan huumoria sarkasmista. Tämä johtaa usein väärinkäsityksiin. Oletko valmis heittämään kolikon joka kerta yrittäessäsi arvata, ymmärtääkö keskustelukumppanisi viestisi?
Noudata kolmen kirjaimen sääntöä
Kun olet hyväksynyt sen tosiasian, että sähköposti ei ole paras paikka sydämelliseen keskusteluun, siirry toimiin.
Käytä kolmen kirjaimen sääntöä: jos ongelma ei ratkea kolmessa sähköpostissa, tarvitaan henkilökohtainen tapaaminen.
Se soveltuu sekä hallinnollisiin tehtäviin (kuten tapaamisen ajoittamiseen) että henkilökohtaisiin tehtäviin. Se säästää paljon aikaa ja paljon turhautumista. Kaikki eivät kuitenkaan pidä siitä, varaudu joidenkin tovereiden tyytymättömyyteen. Kohtuullisin olettamuksin, mutta on aika päästä eroon "mail for all questions" -asenteesta.
Älä ratkaise kiireellisiä asioita sähköpostitse
Jos ongelma on todella tärkeä ja vaatii välitöntä toimintaa, älä käsittele sitä sähköpostissa. Tätä varten on puhelin. Tee tästä sääntö yrityksessäsi.
Älä käytä sähköpostia tehtävien hallintaan
Sähköposti ei ole tehtävienhallinta. Mutta monet ihmiset käyttävät sähköpostia sellaisenaan. Ei ole yllättävää, että he ovat jatkuvasti hajamielisiä. Avasin postilaatikkoni tarkistaakseni tehtäväni, ja sinulle osui virta työ- ja henkilökohtaisia viestejä. Niihin siirtyminen on helppoa unohtamatta miksi avasit sähköpostiohjelman.
Tehtävien hallintaan on olemassa itsenäisiä sovelluksia: DropTask ja muut. Ne eivät korvaa sähköpostia, vaan ne on suunnattu tavoitteisiin, joita yrität saavuttaa.
Sama juttu projektinhallinnan kanssa., tai Basecamp - käteviä ja edullisia työkaluja, jotka säästävät kilometrien pituisilta viestiketjuilta.
Älä kohtele viestintää kuin hiilen louhintaa kaivoksessa
Harvat ovat vapaita työsuhteissaan. Monet, myös siksi, että he eivät voi valita kollegoitaan, asiakkaitaan ja kumppaneitaan. Jotkut heistä ovat liian "kiireitä" puhuakseen puhelimessa - he kirjoittavat mieluummin tusinaa viestiä sen sijaan, että keskustelevat suullisesti kaikesta kahdessa minuutissa.
Tässä tapauksessa sinun on kiinnitettävä huomiota heidän kommunikointitapaan (sanat, lauseet ja niin edelleen). Kysy itseltäsi, haluatko todella olla vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa, jotka välttelevät puhelinta ja puhuvat. Tutustu tarkemmin työnhakijoihin yrityksesi avoimeen työpaikkaan, mahdollisiin asiakkaisiin tai mahdollisiin tuleviin toimittajiin. Jos he alun perin kommunikoivat ikään kuin he louhisivat malmia kaivoksessa, mikä on todennäköisyys, että he muuttuvat?
Muista elämä sähköpostin ulkopuolella
Hän on! Älä pelkää sulkea postilaatikkoasi. Maailma ei romahda. Tämä on ilmeistä, mutta monille se voi olla ilmestys. Esimerkiksi Klick Healthin työntekijät käyttävät sähköpostia. Sen toimitusjohtajan mukaan sähköposti on työkalu, joka antaa muille ihmisille hallinnan itsestään.
Mitä mieltä sinä olet: hallitseeko sähköposti todella ihmisiäasettamalla heille tehtäviä ja niiden toteutusjärjestystä?
Suositeltava:
Mitä on rahtikultti, miten se ilmenee elämässämme ja miten se estää meitä
Selvitämme, mikä on vaarallinen rahtikultti ja kuinka Melasian saarilaisten uskomukset liittyvät uskomukseen, että kaikki hyvä tapahtuu itsestään
Miten sotku vaikuttaa tuottavuuteen ja mitä tehdä asialle?
Fysiologia on syyllinen hamstrausrakkaudesta, mutta tarpeettomista asioista pääsee eroon muutamalla askeleella. Järjestyksen ylläpitäminen on olennainen osa työkiertoa. Kerry Gleason liikemies, yritysvalmentaja, ajanhallinnan asiantuntija Muki keskeneräistä teetä, kotelo lasille, muistikirja, karkkikääre, puhelimen laturi… Päivän aikana työpöydälleni kertyy paljon turhaa.
Miksi tuntematon pelottaa meitä niin paljon ja mitä tehdä asialle
Tuntemattoman pelko motivoi ja saa sinut istumaan paikallaan. Selvitä, kuinka tunnustaa itsellesi, että olet peloissasi, ja lopeta sen tekeminen
Miten etätyö vaikuttaa aivoihin ja mitä tehdä asialle
Pääsääntöisesti etätyötä tehdään yksin. Tässä on etuja, mutta sinun tulee myös olla tietoinen tämän työmuodon kielteisistä seurauksista
Miten oppimisesta on tullut uudenlainen viivyttely ja mitä tehdä asialle
Käytettävissä on nyt niin paljon resursseja, että voit hankkia tietoa melkein miltä tahansa alalta. Vasta nyt itseopiskelu on muuttunut eräänlaiseksi viivyttelyksi