David Allen: Kuinka saada elämäsi järjestykseen

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

David puhuu ympärillämme olevasta tiedonvirrasta ja siitä, kuinka käsitellä tietoylimäärää, jos niitä todella on.

Lyön vetoa, David, useimmat tätä artikkelia lukevat ihmiset tuntevat nyt olevansa juuttuneet liike-elämään – sähköpostit, tekstiviestit, puhelut – 24 tuntia vuorokaudessa. Onko stressi saanut nykyään muita muotoja?

Ihmiset tuntevat olonsa nyt hämmentyneeksi, koska he eivät koe sitä todellista stressiä, jota esi-isämme kokivat melko pitkän historian aikana. Päätavoitteena oli selviytyä. Ja mikä mielenkiintoista, juuri tällainen kriisitilanne sai ihmisen käyttäytymään rauhallisemmin: keräämään ja käsittelemään tietoa nopeasti, tekemään nopeasti päätöksiä ja kuuntelemaan intuitiota. He keskittyivät vain yhteen asiaan - selviytymiseen hinnalla millä hyvänsä!

Mutta kun sinulta riistetään tämä kriisi, ympärilläsi oleva maailma alkaa valtaamaan sinut pikkujutuilla, olet tulvan keskellä: verot ovat nousseet, kylmä on kiduttanut, tulostin pureskelee paperia … Ja kaikki tämä roska elektronisista laitteistamme 24 tuntia vuorokaudessa, 7 päivää viikossa!

Selviytyäksemme tästä virtauksesta meidän on saatava takaisin kykymme tehdä nopeita päätöksiä ja allokoida rajalliset resurssit. Yleensä mikään ei ole muuttunut muinaisista ajoista lähtien. Ainoa ero on siinä, kuinka monta päätöstä ihmisten on nyt tehtävä.

Jos et voi keskittyä johonkin, sinun on opittava erottamaan, mikä on sinulle tärkeää nyt maailmassasi. Miten priorisoimme kaiken ympärillämme olevan roskat? Tarvitset mielenkarttoja ohjaamaan sinua. Siellä pitäisi olla kartta, joka kertoo, mitä sinun pitäisi tehdä seuraavan kolmen vuoden aikana ja mitä seuraavan kolmen minuutin aikana. Ja nämä ovat erilaisia kortteja. Periaatteessa myös kalenterisi voi tehdä hyvää työtä. Pääasia, että hän vastaa kysymykseen: mihin minun pitäisi nyt kiinnittää huomiota?

Mitä työkaluja käytät henkilökohtaisesti ollaksesi tuottavampi?

Käytän Lotus Notesia, koska käytämme sitä yrityssovelluksena. Ystäväni Eric Mack on kehittänyt laajennuksen, jonka avulla voin kätevästi käyttää kalenteria, postia ja tehtävälistaani täällä. Kaikki tämä on synkronoitu BlackBerryni kanssa, koska emme ole vielä määrittäneet tätä ominaisuutta iPhonelle, mutta yritämme korjata tämän väärinkäsityksen mahdollisimman pian.

Käytän TheBrainia ja MindManageria. Ne eroavat toiminnaltaan ja auttavat ratkaisemaan olennaisesti erilaisia ongelmia.

Mitä muuta? Minulla on myös pieni muistikirja. Ideat tarttuvat toisinaan odottamattomimmissa paikoissa, ja sinun on kirjoitettava ne nopeasti ylös. Siksi paperi pysyy elämässäni helpoimpana tapana korjata asia nopeasti.

Mutta etsin jatkuvasti uusia työkaluja, jotka auttavat hallitsemaan aikaani ja aivoresurssejani. Esimerkiksi iPadini alkoi vähitellen muuttua lelusta melko toimivaksi vempaimeksi. Mutta se on silti erittäin kömpelö, pidän vain yhdestä Adoben sovelluksesta, jossa voit piirtää yksinkertaisimpia muotoja. Voit leikkiä sillä, mutta se ei voi vielä korvata tavallista taulua. Olen siis kaukana korkeasta teknologiasta tässä suhteessa. Käytän myös Microsoft Officea. Työskentelen Macilla, mutta minulla on rinnakkaisia.

Entä todelliset, ei-elektroniset instrumentit?

Oi, minulla on oikea kori, johon laitan kaikki muistiinpanoni. Tämä on minun pelastajani, tämä on kori nimeltä "En halua ajatella tätä kaikkea nyt." Tärkeintä ei ole unohtaa palata tähän koriin, kunnes kaikki on homehtunut. Ja vaikka heitän vain 80% muistiinpanoistani, se vapauttaa pääni erittäin hyvin: heitin sen koriin ja unohdin, sitten palasin ja päätin, oliko se tarpeellista vai ei.

Olisi varmasti mukavaa tehdä tämä kaikki sähköisesti. Mutta on ongelma, jota voidaan luonnehtia seuraavasti: poissa silmistä - poissa mielestä! Fyysinen oikea kori leijailee jatkuvasti silmiesi edessä, ja elektroniikkaromu on helppo unohtaa. Tunnen monia ihmisiä, jotka tuntevat korkean teknologian, mutta silti he palaavat paperiin, koska se on paljon ilmeisempi. Sinulla on oltava vahva tahdonvoima ja itsekuri palataksesi siihen, mikä on jossain tietokoneessa.

Nyt puhutaan paljon siitä, että olemme alttiina tiedon ylikuormitukselle. Mitä voit sanoa tästä?

Mitä on tiedon ylikuormitus? Jos se todella oli, voit kävellä kirjastoon ja kaatua kuolleena. Tai mene Internetiin ja räjähtää ja hajoa pieniksi paloiksi.

Itse asiassa paikka, joka on täynnä tietoa, on samalla kaikkein rentouttava - se on luonto. Meitä ympäröi niin paljon erilaisia kuvia, ääniä ja tuoksuja. Muuten, oletko kuullut aistien puutteesta? Voit tulla hulluksi, jos et tunne tätä kaikkea pitkään aikaan.

Tässä pointti on toinen. Luonnossa on monia asioita, jotka kuljettavat tietoa, mutta vain harvat niistä ovat meille aidosti merkityksellisiä, esimerkiksi eläimet, marjat tai nokkonen. Sähköpostin ongelma ei ole se, että se sisältää paljon tietoa, vaan se, että näiden tietojen perusteella meidän on ryhdyttävä toimiin tai tehtävä jokin päätös. Ja kun saat kirjeen, ei väliä keneltä: serkulta tai pomolta, valmistaudut ennen sen avaamista siihen, että sinulta vaaditaan toimia. Selaat jo vaihtoehtoja, mitä tämä kirje voi sisältää: "tämä voi olla tärkeää, erittäin tärkeää, se saa minut muuttamaan suunnitelmiani …" Kerro nyt nämä ajatukset päivittäin vastaanottamiesi kirjeiden määrällä.

Lisäksi hajanaiset ajatukset ja keskittymiskyvyttömyys ovat stressitekijä ja voimakas suorituskyvyn jarru. Töissä ajattelet kotitöitä ja kotona työtä. Olet kaikkialla etkä missään. Ja koko päivän ajan seuraa sinua tylsä ahdistuksen tunne.

Jälleen, mikään ei ole muuttunut paljoa, paitsi kuinka usein se tapahtuu. 72 tunnissa sinä ja minä voimme saada niin paljon tietoa, joka muuttaa painopistettämme ja prioriteettejamme, joita vanhempamme eivät saaneet kuukauteen. Vuonna 1912 joku puhui puhelimesta samalla tavalla kuin sähköpostista: "Voi, se pilaa elämänlaadun", "keskusteluista tulee pinnallisia ja merkityksettömiä", "se vain häiritsee kaikkia"! Kuulostaa tutulta, vai mitä?

Ja vuonna 1983 miestä, jolla oli pieni päiväkirja taskussaan, pidettiin tuottavuusnörttinä.

Lehtimme on julkaissut monia artikkeleita teknologian mahdollisista vaikutuksista ihmisen tietoon ja ajattelukykyyn. Esimerkiksi: "Tekeekö Google meistä tyhmiä?" Miten ihmisen viisaus ja ajattelukyky mielestäsi muuttuvat parempaan tai huonompaan suuntaan?

No, sinulla oli luultavasti tietosanakirjoja lapsuudessa. Ja jopa luet niitä toivoen oppivasi lisää maailmasta. Mikä on muuttunut, paitsi että tiedon saannista on tullut valtavan monta kertaa helpompaa? Elämme hienoa aikaa, mielestäni on upeaa, että voimme helposti kommunikoida tällä tavalla, kun olemme eri puolilla maapalloa.

Ajattele vain sitä menestystä, jonka ihminen voi saavuttaa prosessorilla päässään! Edellyttäen, että hän on tietysti ainoa. Mutta jos pysyt viimeisenä ihmisenä maan päällä, et enää tarvitse suunnittelijoita tai GTD:tä ollenkaan.

Ole hyvä ja vastaa pääkysymykseen, mikä on tärkein asia, joka ihmisen tulee muistaa, jotta hän voi tuntea täydellisen hallinnan elämästään?

Kaikki pitäisi ladata aivoistasi ulkoiseen mediaan. En tiedä mikä voisi olla helpompaa! Kirjaa ylös, mikä on tärkeää (jopa mahdollisesti), selvennä, mitä nämä asiat merkitsevät sinulle, ja tallenna tulokset, jotta voit aina palata askeleen taaksepäin ja tarkastella asioita laajemmin.

Pohjimmiltaan kaikki johtuu yhdestä asiasta: lopeta aivojen käyttäminen paikkana kerätä ja järjestää kaikki sinulle tärkeät tiedot. Jos yrität pitää kaiken tämän päässäsi, löydät pian sieltä juoksuhiekan, johon kaikki uppoaa välittömästi. Unelmoin loistavasta tulevaisuudesta, jolloin voimme vapauttaa päämme kokonaan roskista ja omistaa mielemme yksinomaan viisaille ajatuksille.