GTD-järjestelmä, todistettu vuosien käytännön aikana

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Lukijamme Oleg Bondarenko jakaa todistetusti toimivan GTD-järjestelmän asioiden ja kaiken elämän järjestämiseen. Ei ole mikään salaisuus, että tiedämme melkein kaiken GTD:stä ja vastaavista mekaniikasta, mutta harvoin pystymme käyttämään niitä pitkään. Olemme varmoja, että tämän alan menestystarina kiinnostaa sinua.

Seuraavassa on tiivistelmä henkilökohtaisesta GTD-toteutuksesta vuosien kokeen kestäneessä muodossa. Ehkä se auttaa jotakuta.

Jaotan saapuvat tehtävät, ideat, ajatukset seuraavasti:

• Minkä voi työntää heti toisen esiintyjän päälle, työntelen sen heti. Lisään muistutustehtävän "Tarkista suoritus".
• Mitä voidaan tehdä juuri nyt 5-15 minuutissa. Istun alas ja teen sen.
• Mikä vie enemmän aikaa tai jota ei voida tehdä juuri nyt. Tämä sisältää myös "Tarkista projektin XXX tila" -tyyppiset muistutustehtävät. Siirrän sen välittömästi puhelimeni tehtäväluetteloon tai Google Tasksiin - kaikki synkronoidaan.
• Mikä on mielenkiintoista ja saattaa olla lupaavaa. Pudotan sen joukkoon Evernotea. Tarkistan sen noin kerran viikossa, lajittelen sen vihkojen mukaan. Jotain kasvaa tehtäviksi.

Tarkemmat tiedot kohdasta 3.

Tehtäväluettelon ylläpitäminen onnistuneesti edellyttää tiukkaa formalisointia, joka minimoi tiedon hallinnan ja hankinnan kustannukset. Tämä saavutetaan seuraavalla tavalla.

Jokaisella tehtävällä on jäsennelty nimi, kuten: Project | Objekti | Toiminta

Projekti - tämä on suuri joukko tehtäviä, lyhennetty koodi, kuten HOUSE, OFFICE, CLIENT1, … Jokaisessa projektissa tulisi olla keskimäärin 1-10 tehtävää. Jos projektille on jatkuvasti enemmän tehtäviä, kohdistan osan lisäprojektiin. Tehtävien ryhmittely on siis aina yksitasoinen. Kuten käytäntö on osoittanut, tehtävien visuaalisempi ryhmittely monitasoisen puun muodossa on itse asiassa tarpeettoman aikaa vievää ja vähentää motivaatiota järjestelmän tehokkaaseen käyttöön.

Tehtävien etsiminen projektin sisällä tapahtuu perustoiminnoilla: haku tai lajittelu on suosikkitapani.

Esine - tämä on esine tai henkilö, jolle sinun on suoritettava toiminto. Täällä kaikki on yksinkertaista.

Toiminta - perustoiminto, joka on suoritettava Objektin yli.

Toinen tärkeä seikka: jokainen tehtävä sisältää eräpäivä … Jos et ole varma tehtävän eräpäivästä, aseta nykyinen. Jos asetat nykyisen päivämäärän etkä tee mitään muuta, huomenna tehtävä on myöhästyneiden listalla ja sinun on tehtävä päätös siitä. Poista esimerkiksi elämästä muistiinpanoja.

Joskus tietylle Projektille tulee näkyviin luettelo tehtävistä, joiden ajoitus ja suoritusjärjestys eivät ole tällä hetkellä selvillä. Tässä tapauksessa etsin yleistä tehtävää muodossa: Projektitehtävät. Kommenteissa listaan tehtäväluettelon. Ajan myötä tilanne selkiytyy, jotain poistetaan, jotain täytetään, jokin kasvaa erilliseksi tehtäväksi. Joka tapauksessa, jopa tällaisesta ryhmämerkinnästä, määritän päivämäärän - milloin on tarpeen viitata siihen ja suorittaa tarkastus.

Ja viimeinen asia. Käytännössäni noin 50 % tehtävistä jää toteuttamatta (tai ei voida suorittaa) valittuna päivänä. Paljon ei ole minusta kiinni. "Projektin tilan tarkistus" -tyyppiset tehtävät ovat yleensä pitkiä ja vaativat säännöllistä huomiota. Jotain tarkennetaan ja täydennetään. Tällaisia tehtäviä siirretään jatkuvasti myöhempään ajankohtaan. Tämä on normaalia (muuten, tämä on valtava plus sähköisistä järjestäjistä). Määräaikojen lykkääminen on hyödyllistä myös siinä mielessä, että se johtaa joskus tärkeisiin ajatuksiin.