Leo Babauta: 10 sähköpostitottumustani

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

© kuva

Sähköposti voi olla loistava työväline tai se voi muuttua ärsyttäväksi viivyttelyn lähteeksi, ja se on vain tapa, jolla käytät sitä itse. Oli aika, jolloin hain sähköpostini täydelliseen konkurssiin, ja nyt tarkistan sen 2-3 kertaa päivässä joka päivä, mutta se menee nopeasti ja tehokkaasti.

Olen kehittänyt useita tapoja, jotka auttavat minua työskentelemään postin kanssa erittäin tehokkaasti ja keskittymään paremmin muihin tärkeisiin töihin. Ja ollakseni rehellinen, postilaatikkoni on vihdoin tyhjä ja se tuntuu hyvältä. Kerron tässä artikkelissa 10 tapaani. Se ei suinkaan tarkoita, että sinun täytyy seurata niitä sokeasti, haluan vain näyttää polkuni, ja sen perusteella voit tasoittaa omasi. Joten tässä ovat tavat, jotka toimivat minulle:

Katso postissa harvemmin

En pidä postilaatikkoani auki koko päivää. Ja katson sitä harvoin. Tulin siihen tulokseen, että jos postilaatikkooni kertyy 20-30 kirjettä, niin maailma ei romahda, samalla minun on helppo käsitellä nopeasti juuri tämä määrä. Huomio! Sanon, että käsittele, en lue. Avaan postilaatikkoni levittääkseni viestejä muihin kansioihin, enkä lukeakseni niitä ja jättääkseni ne sinne.

Hajallaan kansioihin

Avaan sähköpostini ja alan tekemään nopeita päätöksiä: poista tai arkistoi, lue ja vastaa heti (jos se kestää alle 2 minuuttia) tai arkistoi, lähetän nopean vastauksen ja arkistoi, lisään tehtävälistalleni tehdäksesi tämän myöhemmin (merkitse tähdellä ja arkistoi). Joka tapauksessa MITÄÄN ei saa jättää postilaatikkoon.

Lisää kaikki heti kalenteriin

Jos minulle tulee kirje, jossa on päivämäärä, joka minun täytyy muistaa, kirjoitan sen välittömästi kalenteriin. Kasvotusten tapaaminen tai Skype-keskustelu, harjoitus tai jotain, mikä täytyy muistaa vasta viikon kuluttua - kaikki lähtee heti kalenteriin. Nyt tämä on paras tapani, se on viety automatismiin ja sen ansiosta unohdan harvoin jotain.

Käytä pikanäppäimiä"

Käytän Gmailia, joka tarjoaa erilaisia pikanäppäimiä sähköpostilleni. Itse asiassa minulla kesti vain muutaman minuutin oppia ne, ja sitten lihasmuisti muistaa avaimet.

Tässä ovat käyttämäni pikakuvakkeet:

"Gi" - palaa postilaatikkoon;

"E" - arkisto;

"#" - poista;

"C" - luo uusi viesti;

"R" - vastaus;

"F" - eteenpäin;

"A" - vastaa kaikille;

"Gs" - siirry merkittyyn;

"Tab + Return" - kun luon viestin, lähetä se heti ja arkistoi.

Käytän asetusta myös silloin, kun viestin poistamisen tai arkistoinnin jälkeen siirryn automaattisesti seuraavaan palaamatta Saapuneet-kansioon, jolloin voit selata viestejä nopeasti.

Kirjoita lyhyitä kirjeitä

Vastaukseni kirjeeseen on yleensä 1-3 lausetta. Harvoin kirjoitan yli 5 lauseen pituisia kirjeitä. Ja siihen täytyy olla hyvä syy. Jos minun täytyy todella kirjoittaa paljon, teen sen mieluummin Google Docsissa ja jaan sen oikean henkilön kanssa. Lyhyt kirje tarkoittaa nopeaa vastausta vastaanottajalta, koska ihmisen ei tarvitse kahlata kaunopuheisuutesi viidakon läpi saadakseen ja omaksuakseen keskeisiä tietoja.

Lisää tehtäviä nopeasti tehtäväluetteloon

Jotkut ihmiset käyttävät postilaatikkoa tehtävälistana, mutta se ei sovellu tähän hyvin, ja tästä syystä:

1. Tehtävät sekoittuvat muihin kirjaimiin, jolloin niitä on vaikea saada pois joukosta.

2. Kirjeen tarina ei aina sisällä erityistä toimintaopasta, mutta kirjeen perusteella voit asettaa itsellesi tehtävän. Kun olet valmis suorittamaan sen, sinun on luettava kirje uudelleen, jotta muistat, minkä tehtävän asetit itsellesi sen lukemisen jälkeen.

3. Joka kerta kun etsit postiasi saadaksesi toisen tehtävän, kohtaat uusia viestejä, jotka kiinnittävät huomiosi ja häiritsevät päätehtäviäsi häiriten työrytmiäsi.

Yksinkertainen ja kätevä tehtävälista on tavallinen tekstidokumentti, johon voit lisätä tehtäviä sähköposteista muutamalla napsautuksella. Ja työn aikana tällainen arkki on tehokkaampi työkalu, koska sinun ei tarvitse katsoa postilaatikkoa koko ajan.

Tallenna vain lukemattomat viestit Saapuneet-kansioon

Tämä on temppu kokeneille käyttäjille. Hakkeroin Gmail-postilaatikkoni siten, että se ei voi enää tallentaa luettuja viestejä. Tämä tarkoittaa, että jos avaan kirjeen enkä pudota sitä mihinkään muuhun kansioon, se yksinkertaisesti katoaa. Tämä motivoi minua tekemään päätöksen siitä, mitä teen tälle kirjeelle, välittömästi tai menetän sen. Tämän erityisen asetuksen ansiosta avoimet viestit eivät kerry postilaatikkooni, vaan niistä tulee vähitellen roskaa.

Laita sivuun lukemista varten

Usein he lähettävät minulle linkkejä artikkeleihin. Lähetän ne heti Instapaperille luettavaksi myöhemmin. Siksi yritän käyttää vähemmän aikaa postin parissa, koska minulla on niin paljon mielenkiintoista luettavaa sen lisäksi.

Suodata armottomasti

Kun postilaatikkooni tulee kirje, jota en haluaisi nähdä, käsittelen sen välittömästi. En ole laiska peruuttamaan postituslistalta tai asentamaan suodatinta tälle lähettäjälle. Ja tämä vähentää merkittävästi saapuvien sähköpostien virtaa. Olen armoton postilaatikkoni tukkiville kirjeille, ja tämä sääntö koskee myös minua liikaa häiritseviä ihmisiä.

Sulje posti kirjeiden käsittelyn lopussa

Puretut viestit - sulje posti äläkä avaa useita tunteja ennen kuin kirjeitä on taas riittävästi.

Hyvien sähköpostitottumusten omaksuminen on hyvä asia. Huomaat heti, kuinka paljon rauhallisempi olet tullut suorittamaan tärkeämpiä tehtäviä, päästä eroon tunkeilevasta sähköpostin tarkistuksesta 10 minuutin välein. Pääsi on vapaa tuoreille ajatuksille heti, kun postilaatikkosi on vapaa tarpeettomista sähköposteista. Onnea!