Kuinka olla pelottelumatta asiakkaita ja kumppaneita: huonoja tapoja kirjoitettaessa sähköposteja

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Jotkut sähköpostien kirjoittamisessa tekemämme virheet eivät jää vastaanottajalta huomaamatta. Jotta et näyttäytyisi maallikkona, tutustu niistä karkeimpiin.

Työpaikalla monet ihmiset hyökkäävät kirjaimellisesti valtavan määrän sähköposteja, joihin on vastattava. Luonnollisesti on erittäin vaikeaa selviytyä sellaisista tehtävistä ja tehdä se pätevästi. On kuitenkin virheitä, joita tulisi todella välttää.

Sähköpostietiketin perussääntöjen hallitseminen ei ole välttämätöntä tehdäksesi kirjeistäsi fiktion mestariteoksia. Tämä on täysin hyödytöntä. Mutta jos pääset eroon epäammattimaisuutta osoittavista tavoista, yrityksesi menee paljon paremmin.

Mitkä ovat yleisimmät virheet sähköpostiviestejä kirjoitettaessa?

1. "Kiireellinen"-merkin väärinkäyttö

Jos toimit kuin vertauksen poika, joka huusi "Sudet! Sudet!”, Ja laita "Kiireellinen" -merkki kaikkiin kirjaimiin peräkkäin, niin pian vastaanottajat lakkaavat ottamasta sinua vakavasti. Kun todella tarvitset kiireellistä vastausta, kukaan ei kiinnitä huomiota tähän huomautukseen.

2. Liiallinen epämuodollisuus

Viestintätavan valinta riippuu sinun ja keskustelukumppanisi välisen suhteen laadusta. Liiallinen epämuodollisuus osoittaa ammattitaidon puutetta.

Yritä olla varovainen huutomerkkien, hymiöiden, värillisen tekstin, hienojen kirjasimien, Internet-slangien ja lyhenteiden kanssa. Ne eivät todellakaan auta sinua muokkaamaan kokeneen työntekijän imagoa.

Kiinnitä myös huomiota siihen, että jotkut ihmiset eivät ymmärrä lyhenteitä hyvin. Valitse erityisen huolellisesti viestintäsävy ulkomaalaisten ja muiden sukupolvien kanssa.

Muista, että liikekirjeen on oltava helppolukuinen. Käytä tätä varten fontteja Arial, Calibri tai Times New Roman ja aseta kooksi 10 tai 12 yksikköä. Mitä tulee väriin, musta on paras valinta.

3. Liian kylmä viestinnän sävy

Samalla vastaanottajan ei pitäisi tuntea kommunikoivan robotin kanssa. Jotkut sähköpostit oikeilta ihmisiltä näyttävät itse asiassa vastaajien viesteihin.

Jos näet kirjeestäsi persoonallisuutesi ja innostuneisuutesi, se auttaa muodostamaan vastaanottajassa positiivisen kuvan sinusta liikekeskustelijana. Pääasia, ettei liioittele.

4. "Vastaa kaikille" -toiminnon väärinkäyttö

Sähköpostiviestejä ei ole tarkoitettu mukavaksi keskusteluksi. Jos vastaat viestiin, jonka olet lähettänyt edelleen ryhmälle ihmisiä, varmista ennen "Lähetä kaikille" -painikkeen painamista, että vastauksesi on todella mielenkiintoinen ja että kaikki tämän ryhmän jäsenet tarvitsevat sitä.

5. Viestin välittäminen edelleen ilman lähettäjän hyväksyntää

Se on vähintäänkin ärsyttävää. Tai se voi heikentää uskottavuuttasi merkittävästi.

Ei ole väliä mitä julkaiset. Haluat ehkä lähettää viestin pomosi asiakkaalle, joka mainitsee kyseisen asiakkaan. Tai et voi vastustaa kiusausta sisällyttää kollegasi henkilökohtaisia tietoja sisältävän sähköpostin vastaanottajien ketjuun. Joka tapauksessa sinun ei pitäisi tehdä tätä ilman lähettäjän lupaa.

6. Kirjeiden sokean hiilikopion lähettäminen

Kun lähetät jollekulle sokean kopion kirjeestä, keskustelukumppani saa ajatuksen: "Ja kenelle muulle lähetit sellaisen kopion?" Tämä luo epäluottamusta ja saa aikaan tunteen, että salaat jotain.

Jos haluat lähettää sähköpostin edelleen henkilölle, jonka ei pitäisi olla edelleenlähettimessä, kopioi ja liitä haluamasi teksti erilliseen uuteen viestiin.

7. Aiheen epätarkka sanamuoto

Jos kirjoitat Aihe-kenttään esimerkiksi "Tämä olen minä", "Hei" tai "Tietojasi", tämä ei anna vastaanottajalle mitään käsitystä kirjeen sisällöstä. Tämän seurauksena on suuri mahdollisuus, että viestiäsi ei edes lueta.

Jos käytät liikekirjeenvaihtoa, kirjeesi aiheen tulee olla lyhyt, ytimekäs ja tarkka. Jos vastaanottaja ymmärtää heti, mitä kirjoitat hänelle, hän todennäköisesti lukee kirjeesi ja vastaa siihen nopeammin.

8. Yksityisviestien väärinkäyttö

Vitsit, koskettavat tarinat ja motivoivat lainaukset ovat joskus erittäin sopivia. Mutta suurina määrinä ne väsyttävät vastaanottajan nopeasti. Älä pommittele työtovereiden postilaatikoita merkityksettömillä viesteillä, vaikka tekisit sen parhaimmillasi. Ennemmin tai myöhemmin vastaanottajat yksinkertaisesti alkavat poistaa tällaisia kirjeitä lukematta niitä.

9. Karkeat vastaukset

Vastusta kiusausta ilmaista oikeutettua vihaa kirjeessäsi vastaanottajaa kohtaan, vaikka hän ansaitsisikin tällaisen reaktion. Vaikka olisit odottanut pakettiasi pari kuukautta. Älä vain tee sitä. Ihmiset muistavat aina olevansa töykeitä, ja tämä vaikuttaa huonosti yrityskuvaasi.

Kirjoita sen sijaan viesti, jonka aiot lähettää sinut vihastuneelle vastaanottajalle ja jätä se Luonnokset-kansioosi pariksi päiväksi. Muokkaa sitten sitä ja poista kaikki töykeät ilmaisut. Näin voit osoittaa ammattitaitosi.

10. Tuttuus

Jos tunnet viestin vastaanottajan erittäin hyvin, sinulla on joskus varaa pariin mukavaan kohteliaisuuteen. Mutta jos tämä on liikekumppanisi tai asiakkaasi, kommunikoi kohteliaasti ja huomaamattomasti. Kirjeen, kuten "Nähdään pian!" tässä tapauksessa se olisi sopimatonta.

11. Naurettavan sähköpostiosoitteen käyttäminen

Teeskentelevät, vulgaarit tai suorastaan naurettavat osoitteet herättävät negatiivisen huomion viestiesi vastaanottajilta. Jos et voi erota [email protected], luo erillinen tili yrityskirjeenvaihtoa varten.

12. Suuri määrä kirjoitusvirheitä

Viestien lähettäminen puhelimesta ei vapauta sinua velvollisuudestasi tarkistaa sähköpostisi virheiden varalta. Jos teet useamman kuin yhden kirjoitusvirheen per kirjain, et näytä itsesi parhaalta puoleltasi. Jos sinun on lähetettävä viesti liikkeellä ollessasi, on erittäin tärkeää tarkistaa se huolellisesti ennen sen lähettämistä.

13. Viestien lähettäminen aikaisin aamulla

Joskus, kun heräät aikaisin ja tunnet olosi riittävän tuottavaksi, sinulla on houkutus päästä eroon liikekirjeestäsi mahdollisimman pian. Useimmat vastaanottajat kiinnittävät kuitenkin huomiota kirjeen lähetysaikaan. Jos lähetät viestin kello kolmelta aamulla, sinua pidetään parhaimmillaan työnarkomaanina ja pahimmillaan - ei täysin terveenä.

Jos löydät inspiraatiota keskellä yötä, tallenna kirje luonnoksiin ja lähetä se aukioloaikoina.

14. Liian pitkien kirjainten kirjoittaminen

Useimmat ihmiset vain skannaavat viestejä lukematta tekstiä. Ota tämä huomioon kirjoittaessasi kirjettäsi. Suuret tekstilohkot vaikeuttavat lukemista, joten jaa viestisi pieniin kappaleisiin.

Käytä listoja. Ne tekevät kirjeestäsi entistä luettavamman. Lisäksi voit korostaa viestisi tärkeimmät osat kursiivilla tai lihavoidulla.

Vältä näitä virheitä, niin voit muodostaa itsestäsi hyvän vaikutelman, mikä epäilemättä edistää uraasi.