7 Gmail-vinkkiä entiseltä Googlen työntekijältä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Jos sadat saapuvat sähköpostit ja jatkuvat häiriötekijät postin tarkistamiseen eivät anna sinun keskittyä päätoimintaasi, tämä artikkeli on sinua varten. Rudolphe Dutel, entinen Googlen työntekijä, selitti, kuinka Gmailia voi käyttää oikein ilman päänsärkyä.

Vuonna 2011 Rudolf Dutel otti työpaikan Googlelta. "Ensimmäinen päiväni Googlen toimistossa oli kuin Harry Potterin saapuminen Tylypahkaan: olet hyvin huolissasi, kuin koulupoika ensitreffeillä, etkä tiedä mitä tehdä", Rudolph muistelee. "Siksi olin iloinen kaikista minulle uskotuista töistä ja mahdollisuudesta oppia samalla uutta."

Seuraavien kahden vuoden aikana hänen oli määrä harjoittaa tiiviisti yrityksen työntekijöiden koulutusta Gmail-sähköpostipalvelun sekä sen yritysmyynnin parissa.

Dütel ei ole enää Googlen jäsen, vaan hän on nyt Bufferin työntekijä ja etätyöntekijöille tarkoitetun sähköisen viikkolehden Remotive-projektin perustaja. Hän kuitenkin käyttää edelleen joitain temppuja, jotka hän opetti entisille kollegoilleen.

Sähköpostin kouluttaminen: 7 tappavaa vinkkiä Gmailin kanssa työskentelemiseen

Joskus postilaatikon avaaminen maanantaiaamuna on paljastus. Tuntuu fyysisesti mahdottomalta selvittää loputonta kirjevirtaa.

Sähköpostia ei nykyään käytetä paitsi syrjäisissä kylissä, joissa ei ole sähköä tai solutorneja. McKinsey Global Instituten tutkimuksen mukaan käytämme sähköposteihin vastaamiseen keskimäärin kolmanneksen työpäivästämme.

Keskimääräinen ammattitaitoinen työntekijä käyttää jopa 28 % käyttöajastaan sähköpostin jäsentämiseen. Se on noin 13 tuntia viikossa.

En tietenkään halua yhtyä näin surullisiin tilastoihin. Lisäksi jokainen haluaa käyttää aikaansa johonkin hyödyllisempään. Tätä varten Dutel käytti paljon aikaa Gmailin, apuohjelmien ja palveluiden ominaisuuksien testaamiseen ja nosti esiin seitsemän hänen mielestään hyödyllisintä päivittäiseen käyttöön. Ehkä työkirjeenvaihto ei ole niin pitkä asia.

1. Käytä Peruuta lähetys -painiketta

Oletko koskaan huomannut muutamia ärsyttäviä kirjoitusvirheitä kirjeessäsi "Lähetä"-painikkeen painamisen jälkeen? Olen varma, että kyllä.

Tästä eteenpäin ei ole enää mitään pelättävää: sinulla on lähetyksen peruutustoiminto, jonka käyttäminen on tiukka edellytys niille, jotka ovat päättäneet ottaa vakavasti arvokkaan työajan hallintaan.

Voit aktivoida toiminnon siirtymällä valikkoon ja laittamalla rasti vastaavan toiminnon eteen: "Asetukset" → "Yleiset" → "Peruuta lähetys". Vaihtoehtoisesti peruutusaika voidaan asettaa 10, 20 tai 30 sekuntiin.

Kokeile itse, pidin siitä henkilökohtaisesti!

2. Säästä aikaa käyttämällä malleja

Kirjoitamme valtavan määrän samantyyppisiä kirjaimia, jotka ovat samanlaisia kuin kaksi pisaraa vettä. Joskus otamme uusien kirjeiden pohjaksi ne, jotka olemme jo kirjoittaneet muille ihmisille. Esimerkiksi myyjille tämä on kätevää ja voi säästää huomattavasti aikaa.

Joten miksi et valmistaisi muutamia malleja tämän tyyppistä viestiä varten sen sijaan, että kirjoitat samaa asiaa uudelleen ja uudelleen? Loppujen lopuksi muutaman sanan ja lauseen korvaaminen on paljon helpompaa kuin uusien kirjoittaminen. Pääasia, että et unohda lukea sitä myöhemmin uudelleen.

Valmistele ja tallenna mallivastauksia, joita voit käyttää myöhemmin tarvittaessa.

Ota "Vastausmallit"-toiminto käyttöön siirtymällä asetusvalikon "Laboratorio"-välilehteen.

Tämän uskomattoman hyödyllisen ominaisuuden ansiosta Rudolph ja hänen veljensä onnistuivat lähettämään yhteystietonsa manuaalisesti ensimmäiselle 1 500 Remotiven tilaajalle tavallisessa kirjeessä.

3. Käytä offline-käyttötoimintoa

Toinen Dutelilta oppimamme temppu on jatkaa Gmailin kanssa työskentelyä ilman Internetiä.

Ehkä jotkut teistä haluavat irrottautua toisista jonkin aikaa voidakseen omistautua täysin luoville tehtäville. Useimmissa tapauksissa et kuitenkaan tule toimeen ilman "Saapuneet"-kansiota, johon olet esimerkiksi jättänyt teknisen tehtävän. Kuinka olla?

Kaikille junamatkoille, tapauksille, joissa on maksullinen tai rajoitettu pääsy Wi-Fi-verkkoon ja muihin odottamattomiin tilanteisiin, voit käyttää "Offline"-toimintoa. Sen avulla voit lukea, vastata, etsiä ja arkistoida sähköposteja ilman Internet-yhteyttä.

Tämä on todella kätevää, koska tämän tilan avulla voit työskennellä sähköpostin lisäksi myös Google Driven ja Google Docsin kanssa.

4. Eikö sinulla ole aikaa? Tauko

Toisinaan saapuvat viestit vain putoavat laatikkoon yksi toisensa jälkeen, ärsyttävät ja häiritsevät keskittymäämme työtä. Yksi, kaksi, neljä, kymmenen uutta kirjainta… Entä jos on jotain tärkeää?

Dutelin mukaan paras ratkaisu tähän ongelmaan oli Saapuneet-kansion taukotoiminto. Tämän toiminnon merkitys on hyvin yksinkertainen: keskeytät saapuvan kirjeenvaihdon, jos olet kiireinen jonkin tärkeän kanssa, ja kun olet vapautunut huolien taakasta ja kalenterista täynnä tapahtumia, palaat niihin kuin olisit vastaanottanut ne. samalla sekunnilla siirtymällä sivulle, jossa on sähköposti-välilehti.

5. Peruuta tarpeettomien postituslistojen tilaus

On vain niin sattumaa, että on vaikea päästä kokonaan eroon kaikenlaisista sähköpostiviesteistä, jotka joutuvat työsähköpostilaatikkoon. Kuinka pääset eroon niistä, jotka eivät ole sinua kiinnostavia?

Tutustu Unroll.me-apuohjelmaan, jonka avulla voit järjestää sähköpostisi parhaalla mahdollisella tavalla muutamassa minuutissa. Kun olet rekisteröitynyt palveluun, avaa tilaamasi postituslista. Peru sitten tarpeettomat tilaukset.

6. Ota 2-vaiheinen vahvistus käyttöön

Gmail näyttää tietävän meistä melkein kaiken: kenen kanssa kommunikoimme, mitä kuvia etsimme hausta, mitä tallennamme "Asiakirjat" -osioon. Voimme sanoa, että tämä on eräänlainen lennonjohtokeskus ja pääkomentokeskus - kaikki linkit johtavat tänne, kuten tiet Roomaan. Tämä tarkoittaa, että turvallisuudesta tulee huolehtia ensin.

Kaksivaiheinen vahvistus on paras ratkaisu tähän tehtävään. "Kaksi-", koska tietojesi suojaamiseksi tarvitset postilaatikon salasanan lisäksi yksilöllisen koodin, jonka saat joka kerta, kun yrität päästä postilaatikkoosi mobiilisovelluksella tai tekstiviestillä.

Rudolph neuvoo myös kiinnittämään huomiota 1Password-palveluun.

Myös monet muut suositut palvelut, kuten Dropbox, Facebook ja Twitter, käyttävät 2-vaiheista vahvistusta pääsyyn.

Tietojesi turvallisuuden vuoksi on muuten tärkeää varmistaa, että Gmail-tiliäsi ei käytetä useilla laitteilla kerralla, esimerkiksi kahdella tietokoneella samaan aikaan.

7. Käytä informatiivisempia ilmoituksia

Monet sanansaattajat käyttävät viesteille useita tiloja kerralla: "Lähetetty", "Toimitettu", "Luettu". Joissakin paikoissa, kuten Facebookissa, kuvakkeita käytetään edustamaan näitä ilmoituksia.

Gmail-palvelulle on samanlainen ratkaisu - Sidekick. Tämä on hyvä sovellus niille, jotka etsivät työtä tai niille, joiden toiminta liittyy myyntiin: on erittäin kätevää saada lähetettyjen sähköpostien tilat.

Nyt tiedät hieman enemmän turvallisuudesta ja ajansäästöstä Gmailin kanssa työskennellessäsi. Toivomme, että kokeneen asiantuntijan neuvot auttavat sinua tulemaan tuottavammaksi.