Miksi taukojen pitäminen auttaa sinua saamaan enemmän aikaan?

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Tehtävälista on yksi yleisimmistä tavoista hallita päivittäistä rutiiniasi. Usein se kuitenkin osoittautuu tehottomaksi. Ratkaisu on olemassa: aloita kaikkien taukojen huolellinen aikataulu. Ja tämä menetelmä toimii varmasti.

Mikä on taukoluettelo

Tehtävälista, tehtävälista tai tarkistuslista, kutsui sitä miksi tahansa, voi joskus olla turhauttavaa. Loppujen lopuksi kirjoitamme sarakkeeseen kaiken, mikä näyttää todella olevan tehtävä. Tehtäviä on niin paljon, paniikki alkaa. Klassinen tarkistuslista näyttää sotkuiselta joukolta tehtäviä. Ja haluan työntää tämän lehden kauas pois silmistä.

Tehtävälista on periaatteessa loputon. Se voi päättyä vain yhdessä tapauksessa: jos kuolet.

Ongelmana on, että keskityt siihen, kuinka monta asiaa sinun on tehtävä tänään ajoissa. Et ajattele kahvitaukoja, kävelyä tai jokapäiväisiä tehtäviä.

Ehkä sinun pitäisi kiinnittää huomiota näihin miellyttäviin asioihin?

Tauot ovat hyviä. Ne ovat välttämättömiä, ne suojaavat meitä loppuunpalamiselta, älä anna meidän tulla hulluksi. Toisaalta tauon pitäminen voi muuttua viivyttelyksi. Jos et osaa hallita vapaa-aikaasi, et voi pakottaa itseäsi suorittamaan annettuja tehtäviä.

Yleensä aloita tehtäväluettelosi kanssa luettelon tekeminen tauoista.

Sinun tulee varata useita kiinteän pituisia taukoja. Voit käyttää niitä silloin, kun niitä eniten tarvitset. Kun tauko on ohi, poista se luettelosta. Taukosuunnitelman voi laittaa tämän päivän tehtävälistan viereen. Silloin sinulla on aina toimiva, ymmärrettävä tehtävälista ja vapaat ajankohdat silmiesi edessä.

Miksi toinen lista tarvitaan

Lista listalle - tämä kuulostaa hieman oudolta. Näyttää siltä, miksi jännittää ja tehdä niin? Ensinnäkin listat ovat hauskoja. Toiseksi on olemassa muutamia muita etuja.

Mindfulness = motivaatio

Muistatko vanhan hyvän syyllisyyden tunteen? Se näkyy, kun olet tehnyt vähän tai ei mitään.

Sen sijaan, että antaisit syyllisyyden syödä vähän itsestäsi joka päivä, käytä sitä motivaatiotyökaluna.

Taukoluettelon pitäminen auttaa sinua olemaan tietoinen siitä, kuinka usein olet hajamielinen töistä ja mihin tarkalleen käytät sen ajan. Voit käyttää kaikki suunnittelemasi tauot etkä ylitä mitään asioita tehtävälistaltasi: anna sen motivoida sinua työskentelemään nopeammin. Toisaalta, jos huomaat, että mitään ajoitetuista tauoista ei ole käytetty, lopeta. Tämän tosiasian pitäisi motivoida sinua pitämään tauko.

Listaa ei tietenkään tarvitse tehdä. Voit säilyttää kaiken tämän muistoissasi. Silmien edessä jatkuvasti oleva visuaalinen tieto on kuitenkin paljon vaikuttavampaa.

Vertaamalla molempia luetteloita saat täydellisen käsityksen työnkulkusi toiminnasta ja siitä, kuinka aktiivinen olet tänään.

Aikataulutetut tauot lisäävät tehokkuutta

Kun päätät katsoa Facebookia, katsella YouTube-videoita tai pelata pelejä, ei ole lopputavoitetta. Lyhyt hengähdystauko muuttuu loputtoman viivyttelyn istunnoksi. Jos kaikki tauot ovat suunniteltuja, voit valita tiettyjä aktiviteetteja, jotka vievät niin paljon aikaa kuin aiot.

Voit mennä Facebookiin, mutta aiot vastata 10 ilmoitukseen, ei enempää. Voit ottaa tietokonepelin käyttöön, mutta vain yhden tason läpikäymiseksi. On hyvä, että sinulla on suosikkiharrastuksiasi, mutta niitä on rajoitettava, jotta ne olisivat tuottavampia.

Kaksi listaa ovat uhkapelikilpailu

Kun ohitat tapaukset tarkistuslistasta, se on tietysti iloista, mutta ei tarpeeksi. Ei sulaketta! Lisätään pelielementti. Yliviivatessasi kohteita yksitellen ensimmäisestä ja toisesta luettelosta, teet siitä pienen kilpailun. Ja tietysti on paljon mukavampaa, kun suoritettujen tehtävien määrä on hieman suurempi kuin käytettyjen taukojen määrä.

Kuvittele kahden joukkueen välinen vastakkainasettelu, jossa pääpalkinto on korkea tuottavuus. Älä vain uhraa keskeytyksiä voittaaksesi tehtäväluettelon: säilytä tasapaino, säästä hermojasi.

Aikataulutetut tauot estävät loppuun palamisen

Et ehkä viivyttele niin paljon. Mutta työskentelet enemmän kuin tarpeeksi. Tiedät todennäköisesti ensi käden, mitä burnout on.

Kun ihminen työskentelee paljon, hän tarvitsee vain jonkun, joka muistuttaa häntä yksinkertaisista asioista. Syö esimerkiksi lounas ajoissa. Harjoittele silmiäsi. Käytä muutama minuutti kävelylle.

Sama koskee taukoja. Ja luettelo, jossa ne ovat ja on suunniteltu, auttaa ehdottomasti välttämään ylityötä.

Kuinka luoda taukoluettelo

Tehtävälista näyttää vaikuttavalta ja voi saada sinut hermostumaan. Taukojen listasta tulee hauskempi: siellä on niin paljon mielenkiintoista tekemistä! Kirjoita siihen asioita, joita rakastat tehdä.

Kuinka kauan tauko voi kestää

Useimmat meistä tarvitsevat noin 15 minuuttia levätäkseen töistä. Olkoon tämä tauon vähimmäispituus. Voit pidentää sitä puoleen tuntiin tai jopa tuntiin: käytä niin paljon aikaa kuin tarvitset.

Mitä tehdä tauon aikana

Tee mitä pidät ja sovita aktiviteetti suunniteltuun tauon pituuteen. Et esimerkiksi piirrä muotokuvaa 15 minuutissa, mutta voit lukea luvun kirjasta. Mutta puolessa tunnissa voit tehdä harjoituksia, katsoa sarjan sitcomeja, valmistaa lounasta.

Kun sinulla on luettelo aktiviteeteista, joita haluaisit tehdä tauollasi, kirjoita ne sarakkeeseen.

Huomaa: itseäsi ei tarvitse tiukasti rajoittaa tauon aikana, esimerkiksi varaa itsellesi 15 minuuttia aikaa lukea yksi kirjan luku eikä sekuntia enempää.

Lajittele sen sijaan toimintasi keston mukaan ja merkitse, kuinka kauan ne kestävät. Toteuta kaikki suunnittelemasi, vaikka se vie hieman suunniteltua kauemmin. Jos teet listan tauoista koko ajan, tiedät ennemmin tai myöhemmin tarkalleen kuinka monta minuuttia käytät tiettyyn toimintaan.

Ja vielä muutama vinkki:

Kun luot tehtäväluetteloa ja taukoluetteloa, ota uusi paperiarkki joka päivä ja kirjoita se uudelleen. Tämä voidaan tehdä sähköisesti, esimerkiksi hakemuksessa.
Merkitse tehtävän prioriteetti, kuten tähdet tai liput.
Muista yliviivata tehtävät ja tauot, kun olet valmis.
Vertaa molempia luetteloita päivän päätteeksi. Arvioi kuinka paljon olet tehnyt ja oletko saanut tarpeeksi lepoa töistä.

Työkaluja, joista kannattaa olla tietoinen

Voit tehdä luetteloita yksinkertaiselle paperille tai sähköisesti. Siksi siitä voi olla hyötyä:

Tehtäväluettelosovellukset. Niitä on tuhansia! Jos pidät Wunderlistista, Todoistista tai Asanasta, käytä vain näitä ohjelmia. Tutustu Trelloon. Se on yksi tunnetuimmista tehtävänvalvontasovelluksista. Erittäin kätevä, ymmärrettävä, saatavana työpöytäversiona ja älypuhelimille. Mutta tässä ei ole selkeitä sääntöjä, joten tee se haluamallasi tavalla.
Paperinen muistikirja. Se ei näytä selittämisen arvoiselta: joillekin on paljon kätevämpää kirjoittaa paperille. Voit luoda tyhjän ja tulostaa useita kopioita joka päivä.

Et todellakaan tarvitse mitään erikoistyökaluja aloittaaksesi päivän suunnittelun. Ne auttavat kuitenkin tekemään prosessista hauskemman ja mielenkiintoisemman.