Tehokkuuden salaisuudet aloittelevalle johtajalle

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Eilen olit tavallinen työntekijä, ja tänään sinun pitäisi johtaa useiden ihmisten tiimiä. Kollegat eivät vielä näe sinua pomona ja vaativat jo johtajana. Muutama vinkki auttaa sinua kääntämään tilanteen eduksesi minimaalisella menetyksellä sinulle ja läheisillesi.

Sinä ja alaiset

Ensimmäinen asia, jonka kohtaat, on alaisten haluttomuus nähdä sinut johtajana, halu päästää "ystävyydestä" irti epämiellyttävistä tai vaikeista tehtävistä.

Työntekijän on ymmärrettävä, miksi hän tekee jotain

Jos hän ei näe tavoitetta eikä jaa sitä, hän ei todennäköisesti suorita tehtävää tai tekee jotain mielenkiintoisempaa ja luovampaa työssä, mutta ei ollenkaan sitä, mitä tarvitset nyt. Ja silti kukaan ei peruuttanut viivytystä.

Tehtävää asetettaessa ei ole tarpeetonta selventää, ymmärsikö alainen oikein, millaisen tuloksen tarvitset. Muista, että työntekijälläsi ei ole pääsyä kaikkiin kokousmateriaaleihin, joissa keskustelitte yksityiskohtaisesti strategiasta ja tuotekonseptista. Annat työntekijälle vain puristuksen, lopulliset päätökset. Joitakin asioita, jotka näyttävät sinusta ilmeisiltä, saatat unohtaa välittää.

Työntekijän on ymmärrettävä, missä ajassa jotain on tehtävä

Jos määräaikaa ei ole, täyttämättömälle tehtävälle ei ole kysyntää. Luoville tehtäville, joiden määräaikaa on esimiehenkin vaikea arvioida, ja suuriin, paljon aikaa vaativiin tehtäviin on tärkeää hahmotella välitarkistuspisteet. Muistuta niistä työntekijää ei välitulospäivänä, vaan pari päivää ennen sitä. Näin annat hänelle lisäaikaa valmistautua ja autat "pelastamaan kasvot".

Entä jos tehtävä näyttää olevan oikein asetettu, mutta tulos ei vastaa ideoitasi? Ei ole mitään järkeä etsiä syyllisiä, on parempi selvittää, mitkä toimet auttavat välttämään tämän tilanteen toistumisen tulevaisuudessa.

Sinä ja pomo

Aloittelevan johtajan toinen vaikeus on esimiestesi haluttomuus ottaa sinulta pois joitain päivittäisiä tehtäviäsi. Varsinkin ensimmäisellä kerralla on vaikeaa, kun olet jo ottanut uusia tehtäviä, mutta vanhoja ei ole siirretty kokonaan tai vanhat tehtävät on jo siirretty, mutta uusi työntekijä tarvitsee edelleen neuvojasi ja tukeasi. Tyypillisesti tämä sopeutumisaika kestää noin 2 kuukautta.

Ole kärsivällinen ja sovi tietystä ajasta, esimerkiksi klo 14.00-14.30, jonka käytät aloittelijan keräämille kysymyksille. Tietysti hän voi kääntyä sinuun tämän ajan ulkopuolella erittäin kiireellisillä kysymyksillä.

Kellonaikatauluun kannattaa turvautua selkeiden aikanielujen tunnistamiseksi. Sitten täytyy ottaa rohkeus ja mennä kokin luo laskelmien kanssa. Jos tunti työajasta maksaa enemmän, on järkevää delegoida osa rutiinitehtävistä alaisillesi.

Sinä ja sinä

Toisten johtaminen on vaikeaa, ja itsesi johtaminen on vielä vaikeampaa. On tärkeää olla aktiivinen. Ennakoiva ihminen ottaa vastuun omista asioistaan, yrittää olla lykätä epämiellyttäviä tehtäviä myöhempään, hän määrittää toimintansa ja kehityksensä suunnan. Tämä auttaa paitsi työssä, myös elämässä yleensä.

Ole itsevarma. Luomassasi tuotteessa, ihmisissä, itsessäsi.

Muista, että ystävyydellä on rajansa työnteon suhteen. Olet vastuussa tuloksesta kokonaisuutena, mutta sinun ei tarvitse tehdä kaikkea alaistensa puolesta ja jatkuvasti tarkistaa. Joskus on järkevää päästää ohjat irti ja antaa työntekijöille mahdollisuus ratkaista joitain ongelmia itse.

Uudet tehtävät vaativat väistämättä suunnittelutaitojen pumppausta: nyt henkilökohtaisten tehtävien lisäksi myös alaisten toimeksiannot hajallaan viikoksi. Kuinka ymmärtää, mitä on tehtävä ensin ja mitä voidaan työntää kaukaiselle hyllylle? Tämä ongelma on erityisen akuutti, kun tehtäviä on monia, ne ovat erilaisia ja vaativat eri aikaa. Eisenhower Matrix on erittäin hyödyllinen priorisoinnissa.

On monia sovelluksia, joiden avulla voit kerätä kaikki tehtäväsi yhteen ohjelmaan. Pääasia on muistaa, että jos käytämme tarpeeksi aikaa oman ja muiden töiden suunnitteluun, niin pystymme suorittamaan kaikki tehtävät melko rauhallisesti.

On toinenkin arvokas sääntö tehtävien suoritusjärjestyksestä. Ensinnäkin sinun tulee suorittaa aloitustehtävät - ne, joita ilman kollegasi muilta osastoilta ei voi aloittaa työtään. Jos taittosuunnittelija odottaa sinulta varmennettua taittoa, joka menee kirjapainoon huomenna, ja toimitusjohtaja pyysi sinua jättämään raportin tänään, sinun tulee aloittaa taitto ensin lähettämällä.

Kuinka tehdä kaikki: 4 yksinkertaista temppua

Jos käytät operatiivisessa työssä ruudun alareunassa pakkomielteisesti vilkkuvia pikaviestimiä ja saat myös sähköpostin, jonka kautta saat vähemmän kiireellisiä tehtäviä, voi keskittyminen olla vaikeaa. Tällaisessa tilanteessa useat temput voivat auttaa.

1. Aloita työpäiväsi aikaisemmin ja tee töitä aamulla, kun toimistolla ei ole ketään muuta, on miellyttävä jäähdytys ja kuulet vain nukkuvan tulostimen mitatun huminan.

2. Työskentele päivä tai kaksi kotoa käsin, jos työnkulku sen sallii.

3. Syötä työtovereiden kanssa oikeus piiloutua "reikään", jos läsnäolo toimistossa on kuitenkin välttämätöntä. Ilmoita etukäteen päivä tai jopa kaksi, että olet sellaisina päivämäärinä "kuolassa", joten ei ole suositeltavaa häiritä sinua.

Sulje pikaviestit, tarkista postisi aamulla tai illalla, kello 5. Näin et jää huomaamatta huomiotasi vaativista kysymyksistä ja keskityt tehtävään mahdollisimman paljon.

Aluksi olet hajamielinen, unohdat "reiän", et ymmärrä miksi tätä tarvitaan. Ajan myötä, kun vähintään neljännes kollegoista kokeilee tätä menetelmää itselleen, "reiässä" olevasta työntekijästä tulee loukkaamaton.

4. Osta melua vaimentavat kuulokkeet, jos olet onnekas avoimen tilan kaveri. Kyllä, ne maksavat paljon, mutta säästyt meluverholta, jonka toimistonaapurisi väistämättä luovat.

Olet jo ottanut ensimmäisen askeleen: tule johtajaksi. Vastuu on kasvanut, mutta työstä on tullut paljon mielenkiintoisempaa. Kirjoita kommentteihin, mitä vaikeuksia kohtasit. Yritetään yhdessä löytää ratkaisu!