7 tapaa lisätä tuottavuuttasi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Meillä kaikilla ei useinkaan ole motivaatiota suorittaa tärkeä tehtävä. Usein me itse tarkoituksella viivyttelemme tämän tai toisen tehtävän suorittamista vain siksi, että emme halua tehdä sitä. Tämän seurauksena tehokkuutemme ja tuottavuutemme heikkenevät. Kerromme sinulle, kuinka käsitellä tätä tässä artikkelissa.

Vuonna 1915 Albert Einstein esitteli loistavan ja vallankumouksellisen suhteellisuusteoriansa. Tätä edeltäneiden kolmen vuoden aikana hän omistautui kokonaan tämän teorian luomiseen ilman, että mikään muu häiritsi häntä.

En kannusta sinua käyttämään kolmea vuotta yhden projektin luomiseen, mutta tämä keskittymismenetelmä on todella tehokas.

Se oli pieni retki menneisyyteen, ja nyt käännytään nykypäivän todellisuuksiin: nykyään taipumuksesta "tehdä vähemmän" on tullut melko suosittu. Kuten nimestä voi päätellä, tämä alue kattaa tekniikat, joilla voidaan saavuttaa parempia tuloksia pienemmällä vaivalla.

Tänään haluan jakaa kanssasi joitakin näistä tekniikoista. Toivottavasti ne auttavat sinua saavuttamaan parhaat tulokset mahdollisimman lyhyessä ajassa.

1. Pareton laki eli 20/80-periaate

Yleisesti ottaen tämä periaate on muotoiltu seuraavasti: 20% ponnisteluista antaa 80% tuloksesta ja loput 80% ponnisteluista - vain 20% tuloksesta. Laki 20/80 on sovellettavissa lähes kaikilla elämänalueilla. Esimerkiksi tämän lain mukaan 20 % rikollisista tekee 80 % rikoksista.

Pareto-lain oikean käytön tunteminen auttaa sinua paitsi työelämässäsi myös jokapäiväisessä elämässäsi. Tämä on kätevä pieni temppu, jonka avulla voit ennustaa lopputuloksen. Esimerkiksi, jos olet ulospäin suuntautunut henkilö, sinulla on todennäköisesti paljon ystäviä. Mieti, kuka näistä ihmisistä tulee avuksesi vaikeassa tilanteessa. Todennäköisesti niitä tulee olemaan vähän, vain jotain pahamaineisen 20 prosentin ympärillä. Tämä kannattaa huomioida ja yrittää pitää yhteyttä näihin 20 %:iin sen sijaan, että tuhlaisi aikaa virtuaalisten ystävien kanssa.

Kuinka se toimii

Pareton lain mukaan sinun tulee tehdä kaikki merkityksettömät tehtävät, kun tuottavuus on alhainen. Esimerkiksi monet ihmiset eivät heti aamulla töihin tullessaan pääse mukaan työprosessiin. Heidän täytyy jutella kollegoiden kanssa, juoda kuppi kahvia tai tehdä jotain muuta, mikä auttaa heitä saamaan työtuulen.

Vain silloin he voivat työskennellä tuottavasti. On tärkeää priorisoida työtehtävät. Yritä suorittaa tärkeät tehtävät siihen aikaan päivästä, jolloin suorituskykysi on korkealla tasolla.

2. Kolme tärkeää tehtävää

Monet ihmiset luovat tehtäväluettelon, joka auttaa pitämään työnkulkunsa järjestyksessä. Tietysti 2000-luvulla olemme jo siirtyneet pois tulevien asioiden kirjoittamisesta paperille, tätä varten meillä on älypuhelimet ja tietokoneet.

Suosittelen, että noudatat yhtä yksinkertaista sääntöä: käytä joka aamu viisi minuuttia, kun kirjoitat päivän kolme tärkeintä tehtävääsi. Keskitä sitten kaikki voimasi tämän lyhyen luettelon täydentämiseen.

Se on loistava vaihtoehto niille loputtoman pitkille tehtävälistoille, joita yleensä rakastamme kirjoittaa. Ketä me vitsaamme, sillä viikkokaan ei riitä heille, saati yhdestä päivästä. Keskity näihin kolmeen päätehtävään, ja jos saat ne valmiiksi etukäteen, voit alkaa tehdä jotain muuta.

Tämä yksinkertainen mutta tehokas tapa voi itse asiassa lisätä tuottavuuttasi.

3. Tee vähemmän filosofiaa

Do Less -filosofia on erittäin suosittu nykyajan elämässä. Eri kirjoittajat ehdottavat erilaisia lähestymistapoja. Esimerkiksi Mark Lesser kirjoitti zen-buddhalaisuuteen perustuvan Saavuta enemmän vähemmällä.

Hänen "tee vähemmän" manifestinsa alkaa kumoamalla väitteen, jonka mukaan työtaakan vähentäminen tekee työntekijöistä laiskoja ja vaikuttaa negatiivisesti heidän tuottavuuteensa. Kun teemme vähemmän tehtäviä, voimme nauttia saavutuksistamme.

Mark Lesser suosittelee, että käytät muutaman minuutin meditaatioon työpäiväsi aikana. Tämä tasoittaa hengityksesi, tulet järkiisi, lievität stressiä ja pystyt keskittymään paremmin käsillä olevaan tehtävään.

Älä unohda priorisoida. Suorita ensin tärkeät tehtävät ja siirry sitten vähäprioriteettisiin. Älä ylikuormita itseäsi monilla tehtävillä: on parempi tehdä vähemmän, mutta laadukkaasti ja ilolla, kuin enemmän, mutta ilman innostusta.

4. Tomaattitekniikka

Tomaattitekniikan ehdotti Francesco Cirillo. Tekniikkaa kutsutaan tomaatiksi, koska sen kirjoittaja käytti alun perin tomaatin muotoista keittiöajastinta ajan mittaamiseen.

Tekniikka perustuu periaatteeseen työskennellä 25 minuuttia tietyssä tehtävässä keskeytyksettä, mutta sen jälkeen on välttämätöntä pitää tauko.

Kuinka se toimii

1. Katso tehtäväluetteloasi ja valitse siitä tärkeimmät tehtävät.
2. Aseta sitten ajastin 25 minuutiksi ja aloita työskentely ilman häiriöitä, kunnes kuulet ajastimen äänimerkin. Jokaista 25 minuutin ajanjaksoa kutsutaan "tomaatiksi".
3. Pidä sitten viiden minuutin tauko ja käynnistä ajastin uudelleen.
4. Pidä neljän "tomaatin" jälkeen (eli kahden tunnin välein) pidempi 15-20 minuutin tauko.
5. Jos tehtäväsi kestää yli viisi "tomaattia", se voidaan jakaa useisiin osiin.

Tämä tekniikka auttaa sinua työskentelemään korkeamman prioriteetin tehtävissä, parantaa keskittymistä ja auttaa sinua keskittymään paremmin.

5. Myytti moniajosta

Moniajo ei tee meistä yhtään tuottavampia, se on myytti. Itse asiassa, kun keskitymme useisiin tehtäviin samanaikaisesti, sillä on negatiivinen vaikutus tuottavuuteen ja keskittymiseen.

Riippumatta siitä, kuinka hyvin totut moniajoon, tuottavuutesi on paljon pienempi kuin jos päätät keskittyä alusta loppuun yhteen tehtävään.

David Meyer, professori Michiganin yliopistosta

Useiden tehtävien tehokas suorittaminen samanaikaisesti on mahdollista vain tietyissä erikoistapauksissa. Oletetaan, että kun teet jotain automaattisesti, esimerkiksi kävelet ja puhut samaan aikaan. Kävely on automaattista toimintaa, eikä sinun tarvitse keskittyä siihen. Tunnettu vertaus kuvaa tätä hyvin:

Kerran muurahainen tapasi metsäpolulla tuhatjalkaisen, joka juoksi iloisesti ja tyynesti häntä kohti. Muurahainen kysyi tuhatjalkaiselta: "Kuinka liikutat kaikkia 40 jalkaasi niin taitavasti? Kuinka pystyt liikkumaan noin helposti ja nopeasti?" Satajalkainen ajatteli hetken ja… ei voinut enää väistää!

Jos haluat suorittaa tehtäviä tuottavammin, on parempi keskittyä yhteen tehtävään, suorittaa se alusta loppuun ja vasta sitten siirtyä muihin.

6. Informoiva ruokavalio

Nykyään aivojen ylikuormittaminen tiedolla on yhtä helppoa kuin lämpöhalvaus Saharan autiomaassa. Ja jopa oireet ovat samanlaisia: unihäiriöt, hajamielinen huomio ja viivästynyt reaktio. Aivomme ovat ylikuormitettuja tietomelulla. Nykymaailmassa ihmiset etsivät jatkuvasti uutisia, vaikka ne ympäröivät meitä jo kaikkialla.

Tässä tapauksessa Timothy Ferris, kirjan How to Work Four Hours a Week ja samaan aikaan olemaan roikkumatta toimistossa "puhelusta puheluun" kirjoittaja, asua missä tahansa ja rikastua "neuvoo ihmisiä jatkamaan" tietoruokavalio." Luuletko, että kaikki lukemasi sähköpostit, blogit, sanomalehdet ja aikakauslehdet ovat sinulle todella tärkeitä? Tarvitseeko sinun todella viettää niin paljon aikaa sosiaalisessa mediassa ja televisiossa?

Yritä saada mahdollisimman vähän sinulle täysin tarpeetonta tietoa vähintään viikon ajan ja katso kuinka tämä vaikuttaa tuottavuuteesi.

7. Elä aikataulussa

Kysy keneltä tahansa menestyneeltä henkilöltä, milloin hän herää, niin kuulet todennäköisesti hänen heräävän aikaisin. Se on melko suoraviivaista: aamulla ei ole paljon häiriötekijöitä, joten voimme keskittyä prioriteetteihin.

Muista, että on aikaa levätä ja on aikaa tehdä työtä. Piirrä selkeät rajat toisen ja toisen välille. Aloita lopettamalla liiketoiminta heti, kun tunnet tarvitsevasi levätä.

On parempi elää suunnitelman kanssa kuin ilman sitä

Parkinsonin laki sanoo, että "työ täyttää sille varatun ajan". Tämä tarkoittaa, että jos esimerkiksi päätät kirjoittaa raportin viikon kuluttua, kirjoitat sitä koko viikon. Parkinsonin laki koskee erityisesti asioita, joista emme pidä emmekä halua tehdä. Monilla meistä on tapana venyttää tapauksia niin paljon kuin mahdollista. Mutta jos laitat jokaisen tehtävän jäykkään laatikkoon, voit käsitellä tapauksia paljon tehokkaammin. Kun sinulla on määräajat, yrität saada kaiken valmiiksi ajoissa, joten tämä on loistava motivaatio.