Postin hallinta: 10 vinkkiä TED:n henkilökunnalta

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

TED-työntekijä Michael McWaters jakoi blogissaan 10 vinkkiä postilaatikkonsa pitämiseen siistinä.

Kukapa, jos ei TED-toimittajat ja johtajat, voit puhua menetelmistä käsitellä ruuhkaista postia. Heidän mukaansa yritykseen tulee satoja kirjeitä päivittäin, ja joillekin työntekijöille saapuvien sähköpostien laskuri on ylittänyt tuhannen jo kauan sitten.

Michael McWaters, TED UX -arkkitehti, tarjoaa 10 ratkaisua tähän ongelmaan.

Sinulla ei ole tulevaisuudessa enempää aikaa kuin sinulla on nyt

Michael huomasi, että monet ihmiset lykkäävät postitusta myöhempään, koska he uskovat, että jossain vaiheessa tulevaisuudessa heillä on enemmän aikaa tehdä tämä. Ei. Työllisyystasosi säilyy todennäköisesti seuraavan viikon, kuukauden, vuoden ajan. Saatat jopa olla iloinen siitä. Mutta postille jää saman verran aikaa. Joten aloita työskentely hänen kanssaan heti.

Yritä aloittaa alusta

Voit tehdä sen kahdella tavalla:

1. Ota aikaa ja siirry puhdistamaan sähköpostisi useissa vaiheissa. Riippuen siitä, kuinka monta sähköpostia sinulla on, niiden tyhjentämiseen kuluu jopa kymmenen passia. Jos tämä on vaikeaa, jaa työ useisiin 15 minuutin osiin.
2. Mene rikki. Varaa kolme tai neljä tuntia ja tee Saapuneet-kansiostasi ihanteellinen siisteys ja järjestys.

Ota aikaa joka päivä

Michaelille tämä on suunnitelman vaikein osa. Sinun on työskenneltävä sähköpostisi kanssa useita kertoja päivässä. Hän neuvoo varaamaan 15 minuuttia neljän tunnin välein ja keskittymään vain postilaatikkoosi.

Jos kirjain ei ole kovin tärkeä - poista

On houkutus lähettää jokainen enemmän tai vähemmän tärkeä kirje erilliseen kansioon, jotta se voidaan käsitellä myöhemmin. Mutta jos kirje ei ansaitse huomiotasi juuri nyt, poista se.

Peruuta kaikki tarpeettomat viestit

Teen usein syntiä yksinkertaisesti poistamalla sähköpostit sähköpostiviesteistä, jotka eivät kiinnosta minua. Michael on kategorisempi:

Jos uutiskirje ei kiinnosta sinua, älä vain poista kirjettä, vaan myös peruuta sen tilaus.

Jokaisen kirjeen alaosassa on painike "Unsubscribe" tai Unsubscribe. Käytä sitä ohjeiden mukaan. Ja mitä useammin sen parempi. Voit myös käyttää Unroll.me-palvelua, josta puhuimme täällä. Se peruuttaa tarpeettomat sähköpostit automaattisesti.

Jos viesti on edelleen postilaatikossasi, lue se

Jos kirje varmistettiin, etkä peruuttanut tilausta etkä poistanut sitä heti, lue se. Jos se on lyhyt, lue se heti. Jos se on pitkä, lähetä sähköposti aiemmin luotuun Lue-kansioon ja palaa siihen, kun sinulla on enemmän vapaa-aikaa. Michael uskoo, että jos olet rehellinen itsellesi, pienin prosenttiosuus kaikista kirjeistä putoaa tähän kansioon.

Lyhyisiin sähköposteihin on parempi vastata heti

Jos lähettämäsi sähköposti vaatii nopeaa vastausta, vastaa … välittömästi. Älä odota. Kun olet lähettänyt vastauksesi, poista sähköposti. Jos kirje sisältää toiselle vastaanottajalle lähetetyn kopion, eikä hänen tarvitse tietää vastaustasi, poista se vastaanottajilta.

Välitä sähköpostit kollegoille, jos he voivat vastata pätevämmin

Ohjaa sähköposti pienellä selityksellä ja poista se postilaatikostasi.

Varaudu lajitteluun

Mikä tahansa sähköpostipalvelu antaa käyttäjille mahdollisuuden luoda kansioita. Se on paras työkalu ruuhkaisen postin käsittelyyn. Tein kansion töitä, valokuvia, opiskelua ja muuta varten. Michael ehdottaa kansioiden tekemistä "Projektit", "Muu", "Vastaa myöhemmin". Pääasia, että tunnet olosi mukavaksi.

Valitse oikea sovellus

Minulle Mailboxista on tullut tällainen sovellus. Michael valitsi myös hänet. Mutta vaihtoehtoja on monia. Voit kirjoittaa sanan "mail" ja sen käyttöjärjestelmän nimen, jolle etsit asiakasta Lifehacker-hakuun. Lupaan löytää jotain sopivaa.

Tulokset

Jos et voinut lukea artikkelia (kerro meille miksi), tässä on lyhyt luettelo kaikista vaiheista:

1. Pura postilaatikkosi muutamalla kierroksella.
2. Päätä mitä teet kirjeelle heti sen saapuessa.
3. Puhdista postisi silloin tällöin.
4. Peru tarpeettomat sähköpostit.