Miksi GTD-järjestelmät usein epäonnistuvat?

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

© kuva

Jos käytät mielestäsi parasta GTD-järjestelmää, mutta et näe tuloksia, on epätodennäköistä, että ongelma on järjestelmässä, vaan ongelma on pikemminkin uskossa, että täydellisesti jäsennelty tehtävälista antaa sinun tehdä 10 kertaa enemmän työtä kuin kollegasi. Mikään tapa lisätä tuottavuutta ei ole sinulle tehokas ennen kuin alat ajatella realistisesti. Puhumme tästä artikkelissa.

On mahdotonta tehdä "kaikkia" yhdessä päivässä

Joka päivä sinulla on paljon asioita, jotka sinun on ehdottomasti tehtävä tänään. Näytät ymmärtävän, että kaikkea on mahdotonta tehdä kerralla, mutta silti kadehdittavalla sinnikkyydellä yrität todistaa päinvastaista, mikä lopulta johtaa tunteeseen, että olet pyörinyt kuin orava pyörässä koko päivän, mutta ei ole ehtinyt tehdä mitään. Tämän tunteen välttäminen on helppoa - sinun on priorisoitava. Päätä, mitä todella on tehtävä tänään ja mikä saattaa hyvinkin odottaa huomiseen. Kun olet suorittanut pienen listan tehtäviä päivässä, tunnet edistymistä, mikä tarkoittaa, että seuraavana päivänä ryhdyt töihin suurella innolla.

Olet luultavasti jo ajatellut, että sitä on itse asiassa vaikea priorisoida. Aina ei ole mahdollista ymmärtää, mikä liiketoiminta on tärkeämpää nykyään. Kuuluisa bloggaaja Ze Frank antaa videoblogissaan tämän neuvon: kirjoita luettelo kaikista suoritettavista asioista ja aloita sitten luettelon lukeminen lopusta kuuntelemalla sisäisiä tunteitasi. Jos ymmärrät, että tämä kohta on todella tärkeä, jätä se; jos sinulla on pienintäkään epäilystä, rajaa se armottomasti. Aloita jäljellä olevat tehtävät luettelon ensimmäisestä.

Muista, että vuorokaudessa on 24 tuntia, olet rajoitettu tähän aikaan. Suunniteltuasi liikaa, tulet iltaan mennessä pettymään, että sinulla ei taaskaan ollut aikaa. Päinvastoin, on parempi asettaa itsellesi liian yksinkertainen tavoite, jonka kanssa tulet varmasti selviämään. Ja sitten tehdä lisätöitä. Päivän päätteeksi tunnet olevasi voittaja, sillä tarvittavien asioiden lisäksi onnistuit tekemään jotain muutakin.

Unohda moniajo ja keskity yhteen asiaan

Ihmisen on hyvin vaikeaa tehdä moniajoja, mutta siitä huolimatta monet ihmiset haluavat tehdä sitä, koska näin he tuntevat olonsa aktiivisemmaksi ja tuottavammaksi. Viiden minuutin välein saatamme keskeyttää toiminnan vastataksemme puhelimitse tai sähköpostitse. Moniajo häiritsee huomiomme suuresti, ja tästä syystä: joka kerta, kun siirrät huomiosi tehtävästä toiseen, palaat tuskallisesti ensimmäiseen ja muistat, mihin jäit.

Ihanteellisessa maailmassa voisimme luopua moniajosta kokonaan, mutta todellisessa maailmassa tulee silti tilanteita, joissa sitä on mahdotonta välttää. Tässä tapauksessa kannattaa tehdä kompromissi käyttämällä esimerkiksi "tomaattisuunnittelun" tekniikkaa, kun keskityt yksinomaan yhteen tehtävään 25 minuutin ajan, älä anna itsesi häiritä.

Työskentele yhden tehtävän parissa ja tarkista luettelo 25 minuutin kuluttua ja valitse seuraava tehtävä, joka vaatii välitöntä huomiotasi. Näin voit tehdä monia asioita, mutta keskittyä käsillä olevaan tehtävään.

Valitse ja käytä tuottavuusvinkkejä viisaasti

Tuottavuuden ja tehokkuuden aiheista on kirjoitettu monia artikkeleita, uusia tekniikoita ja hakkereita ilmaantuu loputtomasti, mutta mikään näistä ei auta, ellet ratkaise yllä kuvattuja ongelmia. Ja vaikka olet ratkaissut ne, sinun on opittava käyttämään GTD-järjestelmää oikein ja paikallaan.

Kuten yhdessä viestissämme mainittiin, jos tekemäsi toiminta on sinulle tärkeää, et tarvitse järjestelmiä, luetteloita ja muistutuksia. Sinun ei tule olemaan vaikeaa pitää mielessäsi, mitä sinun on tehtävä. Jos ratkaisemasi ongelma on globaali, jaat sen luultavasti osiin kirjoittamalla tehtäväluettelon, mutta tee se ajattelematta: "Ai, käytän GTD:tä!" Mihin GTD-järjestelmät ja muut tuottavuusvinkit sitten ovat? Jotta rutiinit ja tylsät asiat saadaan tehtyä ajoissa: laskujen maksaminen, puhelut, raportointi. Tätä haaveilet koko sielustasi lykkääväsi "huomiseen", jota ei koskaan tule.

Mitään tuottavuusjärjestelmää ei kuitenkaan pidä soveltaa sokeasti, vaan sinun on ensin mietittävä, kuinka voit "teroittaa" sen itse saadaksesi siitä kaiken irti. GTD-järjestelmät eivät ole taikasauvaa, jota tulisi käyttää noudattamalla tiukasti ohjeita, vaan ne ovat työkalu, jota täytyy hienosäätää oppimalla itsestäsi ja työskentelytavoistasi, jotta tunnet olosi tyytyväiseksi päivän päätteeksi.