Miksi sinun ei pitäisi lähettää negatiivisia sähköposteja

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Kuinka monta kertaa olet katunut, että kirjoitit jotain ajattelematta? Tunteet estävät usein ajattelemasta rationaalisesti, ja teemme typeriä asioita: pilaamme suhteet työtovereihin, ystäviin, perheeseen ja ystäviin.

David Spinks on upea ihminen. Feast-projekti, jonka perustajajäsen hän on, on sitoutunut auttamaan kiireisiä ihmisiä juurruttamaan ja kehittämään tapaa ja kykyä valmistaa terveellistä kotiruokaa itselleen ja läheisilleen. Tänään emme kuitenkaan puhu aloittelevan kokin kursseista.

Sähköposti on edelleen suosituin viestintämuoto, ja tänään tuomme sinulle Davidin ajatuksia siitä, miksi lähettämäsi negatiivinen sähköposti on turhaa tyhmyyttä.

Olen oppinut paljon asioita, jotka edistävät hyvää viestintää liiketoiminnassa. Tiedän myös asioista, jotka herättävät vihaa, aiheuttavat draamaa ja johtavat epäonnistumiseen.

Kaikkiin tällaisiin tilanteisiin soveltuu yksi filosofia, ja tämä filosofia on täysin todistanut arvonsa minulle henkilökohtaisesti - useissa työtehtävissä, useiden vuosien aikana, kun olen kommunikoinut täysin erilaisten ihmisten kanssa.

Negatiiviset tunteet sähköposteissa ovat asioita, jotka käyvät sinulle aina huonosti. Älä koskaan yritä upottaa negatiivisuutta tekstiisi. Tällaisissa tilanteissa on puheviestintä ja kasvokkain viestintä. Olen tehnyt tämän virheen monta kertaa (ja teen edelleen) ja olen nähnyt muiden tekevän samoin.

Joka kerta kun lähetin negatiivisen sähköpostin, katuin tekoani. Jokainen saamani negatiivinen sähköposti oli minulle stressaavaa.

Syy ei ole se, että nämä kirjeet ovat tunteita. Minusta tuntuu, että on täysin normaalia jakaa tunteita, negatiivisia ja positiivisia, kun työskentelet läheisessä yhteistyössä muiden ihmisten kanssa. Mutta sähköposti ei sovellu tässä tapauksessa.

Tässä tapauksessa sinun on tehtävä selkeä ero rakentavan kritiikin ja henkilökohtaisen negatiivisuuden välillä. Jos lähetät negatiivista palautetta, teet sen ilman tunteita, vain kehotuksella parantuaksesi, kehittyäksesi, niin kaikki on hyvin. Mutta heti kun tunteet alkavat tunkeutua sellaiseen tekstiin, poista ne kirjeestä.

Tämä artikkeli perustuu yksinomaan henkilökohtaisiin kokemuksiini, ja ehkä nämä ajatukset tuntuvat jollekin vääriltä, mutta jos katsot ongelmaa kuten minä, niin nämä ajatukset ovat ehdottomasti julkaisemisen arvoisia.

Joten miksi sähköpostit, joissa on negatiivinen emotionaalinen konnotaatio, ovat huono idea.

1. Sävy, kehon kieli, katsekontakti

Oliko nämä sanat kirjoitettu sarkastisesti, vihaisesti tai surullisesti? Minulla ei ole aavistustakaan. Mutta minä olen se, joka on saatettu olettamaan pahinta. Tällainen teksti näyttää minusta täynnä raivoa, vihaa ja inhoa.

Ei ole väliä kuinka täydelliseltä tekstisi näyttää, kuinka monta hymiötä siinä on ja mitä ne ovat - vastaanottajan käsitys tunteistasi ei ole sinun hallinnassasi. Sinulla ei ole aavistustakaan siitä, kuinka tekstiin laittamasi tunteet tulkitaan, ja sinut voidaan helposti ymmärtää väärin.

2. Sota ilman voittajia

Kirjeenvaihdossa nyrkkeily on aina julmaa:) Voit saada kiinni mistä tahansa vastustajasi sanasta. Irrota lauseet ja ilmaisut kontekstista, mieti niitä pitkään ja lue vastauksesi uudelleen 17 kertaa ennen lähettämistä.

Tämä ei ole keskustelu, tämä on taistelu. Yritätte vain riidellä toistenne kanssa ja todistaa kantanne sen sijaan, että menisitte kohti keskinäistä ymmärrystä ja jatkaisitte.

En voi puhua muiden puolesta, mutta kun sain tunteita herättäviä sähköposteja, mietin niitä ja vastauksiani sellaisiin sähköposteihin yrittäen peittää jokaisen lähettäjän kirjoittaman sanan.

Tulos: kaikki osoittautuivat häviäjiksi, ongelmaa ei ratkaistu, suhde oli pilalla.

3. Valmis, huomio, odotus

Sähköpostien erikoisuus on, että vastausten välinen aika voi olla hyvin pitkä. Toisin kuin keskustelu, kun te henkilökohtaisesti seisotte toistensa edessä keskustelette ongelmasta, postissa oleva viesti voi yksinkertaisesti olla sähköpostilaatikossasi ja mätäneä siellä hiljaa.

Kun saan tunteita herättävän sähköpostin, odotan. Sattuu niin, että odotus viivästyy useita päiviä ennen kuin voin puhua henkilökohtaisesti henkilön kanssa. Koko tämän ajan saamani teksti istuu päässäni, ajattelen sitä ajoittain, yritän ymmärtää tämän kirjoittaneen henkilön ajatuksia ja motiiveja ja mitä minun pitäisi tehdä hänen negatiivisuutensa kanssa. Tämä on todella masentavaa.

Tämä passiivinen kommunikaatiomuoto sopii mainiosti tiedon koordinoimiseen ja jakamiseen, mutta ei tunteiden välittämiseen - pidä niitä henkilökohtaisessa keskustelussa.

4. sekaisin

Tunteimmat kirjeet kirjoitetaan tunteilla. Tässä tilassa voimme sanoa ja tehdä sen, mitä tulemme syvästi katumaan.

Rauhoitu ja anna itsellesi aikaa ajatella, ennen kuin annat äkillisen vastauksen ylivoimaisten tunteiden jälkeen.

Kuinka korvata tunnesähköpostit

Joten olet kirjaimellisesti täynnä halua vastata tunteella tunteeseen, ja sinun on korvattava todennäköinen tekstidraama jollakin. Mitä tehdä?

1. Tarjoa puhua

Kun haluan lähettää tunteita herättävän sähköpostin, kirjoitan sen ja tallennan sen luonnoksiin. Mutta en lähetä. Sen sijaan kirjoitan kirjeen tyyliin: "Minulla on idea, voimmeko soittaa?" Sitten sovin keskustelun päivämäärän ja kellonajan.

Kun joku lähettää minulle tunteita herättävän sähköpostin, kirjoitan vain takaisin: "Puhutaanpa siitä Skypessä."

Nämä yksinkertaiset vaiheet pitävät minut järkevänä. Ylläpidän onnistuneesti hyviä suhteita muihin ihmisiin.

2. Kaikki ajoissa

Meillä on hyvä käytäntö järjestää erityistunteja tunteiden ilmaisemiseksi. Varaamme joka viikko aikaa jutella toisillemme. Vaihdamme ajatuksia, tunteita, pelkoja, huolia, tyytymättömyyttä. Menemme luontoon, puistoon, kaukana tietokoneista, juomme teetä ja vain juttelemme. Näin ollen pääsemme eroon niistä syistä, miksi näitä negatiivisia sähköposteja voidaan lähettää.

Tällaisissa tunnetapaamisissa saat lisäksi hyvän kuvan itsestäsi ulkopuolelta, näet yrityksen tulevaisuudennäkymät. Suurin osa juhlaa koskevista ratkaisevista päätöksistä tehtiin näiden keskustelujen aikana.

3. Kirjoita, mutta älä lähetä

Eräs ystäväni tekee tämän aina kun on vihainen. Hän kirjoittaa kirjeen, mutta ei lähetä sitä. Negatiivisten tunteiden siirtämisessä tekstiin hänestä tulee helpompaa. Matkan varrella hän alkaa pohtia tilannetta, ja tietoinen ymmärrys siitä, miksi tämä kirje pitää poistaa, tulee aina häneen.

Tein täsmälleen samoin. Joskus kirjoitin kirjeitä ihmisille henkilökohtaiseen päiväkirjaani, ja tunsin oloni paljon paremmaksi.

Jos sinulla ei kuitenkaan ole muuta vaihtoehtoa kuin lähettää sähköposti, lähetä se. Se on silti parempi kuin pitää tunteet omana tietonaan. Mutta jos on edes etäinen tilaisuus keskustella ongelmasta henkilökohtaisesti, odota oikeaa hetkeä ja ratkaise ongelma rakentavasti.