6 temppua, jotka parantavat tuottavuutta paremmin kuin tehtävälista

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Henkilökohtainen tehtävänkuvaus, tunti keskittymistä ja huomiontarkastus auttavat sinua.

Tehtävälista on hyvä tapa pitää asiat oikeilla jäljillä ja unohtamatta niitä. Hänestä itsestään voi kuitenkin tulla häiriötekijä, koska voit loputtomasti täydentää sitä pienillä yksityiskohdilla etkä koskaan pääse siihen, mikä on todella tärkeää.

"Jos elät vain tehtävälistalla, käsittelet vain kriisejä etkä tee sitä, mikä on sinulle tärkeintä", huomauttaa Stephen Covey, kuuluisan kirjan The Seven Habits of Highly Effective People kirjoittaja. Ei ole tarpeen päästä eroon luettelosta kokonaan - on parempi yhdistää se oikein johonkin seuraavista tekniikoista (tai kaikkiin).

1. Henkilökohtainen tehtävä

Henkilökohtainen tehtävä on pitkän aikavälin tavoitteesi. Se on peruskirja, jota voit navigoida elämässäsi. Sisällytä arvosi ja toiveesi tehtävään. "Sen ei tarvitse olla pitkä tai harkittu", sanoo Covey. "Se on vain muutama lause, jotka heijastavat olemustasi ja arvojasi." Tehtäväsi voi esimerkiksi olla auttaa muita ihmisiä tai saavuttaa tietty tavoite jollain alueella.

Aina kun sinun on tehtävä päätös, henkilökohtainen tehtäväsi on oppaasi. Sitä voidaan käyttää myös suunnittelussa. Yritä kohdistaa aikasi ei päivää eteenpäin, vaan viikko. Valitse prioriteettisi tälle ajanjaksolle henkilökohtaisen tehtäväsi perusteella. Silloin päivittäiset toimet tuovat sinut lähemmäksi tärkeitä tavoitteita.

2. Huomion tarkastus

To-do-listan haittapuoli on, että se yhdistää täysin erilaisia tehtäviä. Meistä näyttää siltä, että voimme siirtyä yhdestä toiseen järjestyksessä ilman ongelmia, mutta "Attention Management" -kirjan kirjoittajan Maura Thomasin (Maura Thomas) mukaan huomiomme ei ole järjestetty niin.

Hän neuvoo jakamaan kaikki tehtävät kahteen kategoriaan: matala ja korkea huomio. Ja tee niitä koko päivän ajan riippuen siitä, kuinka paljon energiaa sinulla on. Ensimmäinen luokka voi olla esimerkiksi postin jäsentäminen ja toinen artikkelin kirjoittaminen tai budjettiennusteen laatiminen. Sopeutumalla keskittymis- ja energiatasoihin saat enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa.

3. Ystävä, jolle raportoida

Tämä antaa sinulle motivaatiota viedä päätökseen se, mitä olet suunnitellut tänään. Jos sinulla ei ole ystävää, joka auttaisi sinua, Hillary Rettig, yritysvalmentaja ja tuottavuuskirjoittaja, ehdottaa Focusmatea. Se valitsee kumppanin, jonka kanssa voit työskennellä, jotta et varmasti ole hajamielinen.

"Focusmate auttaa ratkaisemaan yhden tuottavuuden suurimmista ongelmista (ja paradokseista), sanoo Rettig. "Monet tehtävät vaativat yksinäisyyttä keskittymiseen ja ajattelemiseen, mutta samalla olemme uskomattoman sosiaalisia olentoja, emmekä pärjää hyvin yksinäisyyden kanssa." Ohjelma automatisoi hakuprosessin ja antaa sinulle pääsyn maailmanlaajuiseen ihmisyhteisöön, joka myös haluaa tehdä hyvää työtä.

4. Iltakysymykset

Jones Loflin, konsultti ja ajanhallintakirjoittaja, neuvoo pitämään itsesi motivoituneena arvioimalla itseäsi. Keksi muutama kysymys vastataksesi jokaisen päivän lopussa varmistaaksesi, että keskityt siihen, mitä sinun on tehtävä. Ja arvioi sitten, kuinka hyvin onnistuit. Esimerkiksi yksi Loughlinin kysymyksistä on: "Yritinkö käyttää vähintään 15 minuuttia suhteen rakentamiseen jonkun kanssa?"

"Minulla on kysymyksiä kolmesta elämän avainalueesta: työstä, itsensä kehittämisestä ja ihmissuhteista", Jones sanoo. - Vaihdan niitä tarpeen mukaan. Rakastan kaikenlaisia kilpailuja ja haluan saada korkeimman pistemäärän illalla, joten kysymykseni pyörivät mielessäni koko ajan koko päivän."

Listaa kysymyksesi sen perusteella, mitä elämäsi alueita haluat parantaa. Esimerkiksi "Olenko tänään ollut tarkkaavainen läheisilleni?", "Olenko käyttänyt vähintään tunnin matkallani kohti unelmaani?", "Olenko tehnyt jotain terveyteni parantamiseksi?".

5. Tunti keskittymistä

Lisää kalenteriisi vähintään yksi tällainen tunti päivässä ja keskity tänä aikana tärkeimpään työhön. Ei häiriötekijöitä tai viihdettä. Aseta ajastin, jotta tiedät, milloin aika on kulunut, ja aloita.

Yksi tunti riittää usein tekemään paljon. Ja tämän ajan ajoittaminen ilman häiriötekijöitä on helpompaa kuin yrittää työskennellä huipputuottamuksella koko päivän. Jos voit, varaa kaksi tai kolme tuntia täydellistä keskittymistä.

6. Selkeät tavoitteet

Tuottavuus tarkoittaa, että vietät suurimman osan ajasta tärkeimpiin tavoitteisiisi liittyviin asioihin. Liiketoimintastrategiakonsultti Hamish Mackenzie suosittelee korkeintaan kolmea keskeistä vuosittaista tavoitetta. Jaa kukin kolmeen neljännesvuosittaiseen ja kolmeen kuukausittaiseen osatavoitteeseen ja sitten vaiheisiin, joiden saavuttamiseen kuluu enintään kaksi tuntia.

"Jokaisen viikon alussa priorisoi nämä vaiheet päiväkohtaisesti - mutta enintään kolme päivässä", Mackenzie sanoo. - Valmistele joka ilta kaikki materiaalit, joita tarvitset seuraavan päivän tärkeässä tehtävässä. Tee tämä tärkein tehtävä joka aamu ennen kuin ryhdyt mihinkään muuhun.”