Miksi tehtävälistat eivät toimi ja kuinka korjata se

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Ollaksesi tuottava, keskity aikaan, älä tehtäviin.

Hyvä ajanhallinta tarkoittaa, että saat enemmän tuloksia lyhyemmässä ajassa. Suosittu bloggaaja ja yrittäjä Thomas Oppong selittää, kuinka tehdä hyviä suunnitelmia tavoitteiden saavuttamiseksi ja miksi yksinkertaiset tehtävälistat voivat vain haitata tuottavuutta.

Miksi tavalliset tehtävälistat eivät toimi?

Yksinkertaisessa tehtävälistassa et heijasta sitä, kuinka kauan minkä tahansa tehtävän suorittaminen kestää. Ja mitä todennäköisimmin aloitat pienillä ja yksinkertaisilla, jotka vievät enintään viisi minuuttia.

Vähitellen tulet siihen tulokseen, että kerta toisensa jälkeen otat vain yksinkertaisia asioita ja lykkäät jatkuvasti tärkeitä ja aikaa vieviä myöhempään. Tämän seurauksena suuret hankkeet eivät horju. Ja suurin osa suunnitelman kohdista jää toteuttamatta, koska jatkat uusien lisäämistä niihin ilman valvontajärjestelmää.

Tässä laukeaa Zeigarnik-ilmiö, jonka mukaan ihmiset muistavat keskeneräiset tai keskeytetyt toiminnot paremmin kuin suoritetut. Tämä tarkoittaa, että to-do-listan keskeneräisten tehtävien ajatukset pyörivät päässäsi, kunnes saat ne valmiiksi. Sinua ahdistaa pakkomielteinen tunne, joka vaikeuttaa keskittymistä työn tekemiseen. Tämä voi lopulta johtaa stressiin ja unettomuuteen.

Kuinka suunnitella tehokkaasti

Kuvaile ihannepäivääsi

Jason Womack, toimeenpaneva valmentaja, puhuja ja tuottavuuden kirjoittaja, suosittelee lähestymistapaansa prosessin järjestämiseen tavoitteen saavuttamiseksi. Hän ehdottaa käsikirjoituksen kirjoittamista täydelliselle päivälle, johon keskittyä. Ymmärtäminen, että ihanne on sinulle, motivoi sinua työskentelemään.

Voit luoda skriptin vastaamalla seuraaviin kysymyksiin.

• Miten haluat viettää päiväsi?
• Mitä tehtäviä tarkalleen ottaen on suoritettava tänään?
• Milloin olet tuottavin?

Vastausten perusteella voit jakaa työajan osiin, joista jokainen sisältää tiettyjä tehtäviä tehtävälistastasi.

Tämä menetelmä auttaa sinua työskentelemään tehokkaammin tehtäväluettelosi kanssa ja käsittelemään kiireelliset ja tärkeät tehtävät ajoissa.

Suunnittele kaikki kalenteriin

Jotta tehtävälistasi olisi mahdollisimman tehokas, älä tee yksinkertaisia suunnitelmia ilman määräaikoja ja määräaikoja, vaan opettele käyttämään kalenteria viisaasti.

Kuvaile yksityiskohtaisesti tuleva päivä tai koko viikko. Merkitse kaikki asiat kalenteriin ja elä luodun aikataulun mukaan. Tämä auttaa sinua päättämään, mikä projekti sinun tulee käsitellä ensin ja voitko lisätä tehtäviä.

Tavallisen priorisoinnin sijaan muotoile suunnitelmakohteita, joissa on päivämäärä ja tarkka aika - erityisesti tärkeimmistä tehtävistä. Tämä antaa kiireellisyyden tunteen, ja voit suorittaa ne tiettyyn pisteeseen mennessä.

Arvioi jokainen tehtävä

Jos et analysoi, kuinka kulutat joka päivä, todennäköisesti tuhlaat suurimman osan siitä.

Yksi tärkeimmistä tuottavuuden säännöistä on, ettei tehtävän saa antaa kestää kauemmin kuin sen tarvitsee.

Tehokkaaseen ajanhallintaan ei riitä, että tietää, mitä on tehtävä. Sinun on harkittava, kuinka kauan se kestää. On parempi sanoa: "Tänään minulla on vain 40 minuuttia aikaa tehdä tämä" sen sijaan, että suunnittelen asioita yksinkertaisessa tärkeysjärjestyksessä ilman erityisiä määräaikoja.

Lisää tehtäväluetteloosi arvio siitä, kuinka kauan kunkin kohteen suorittaminen kestää. Yritä ajoittaa joka minuutti klo 8–17. Selvitä etukäteen, milloin on taukoja. Aikatauluta ilmoitusten, sähköpostien ja sosiaalisen median tarkistaminen.

Saattaa tuntua, että tämä toiminta on vain ajanhukkaa. Mutta todellisuudessa se asettaa riman, jonka yrität täyttää. Tämän seurauksena huomaat, että keskittymiskykysi on parantunut.

Tehtäviin käyttämäsi ajan seuraaminen voi olla todellinen löytö sinulle. Tämä määrittää työsi tyylin ja voi parantaa sitä. Se auttaa myös ymmärtämään, mihin aikaan päivästä olet enemmän tai vähemmän tehokas.

Mittaus on ensimmäinen askel, joka tarvitaan suorituskyvyn seuraamiseksi ja lopulta parantamiseksi. Jos et voi mitata jotain, et voi ymmärtää sitä. Jos et ymmärrä jotain, et voi hallita sitä. Ja jos et voi hallita sitä, et todellakaan voi parantaa sitä.

James Harrington Yrittäjä, prosessihallinnan asiantuntija

Analysoi aikasi ja sitten voit jakaa sen oikein.

Aikajana

Avaa päiväsuunnittelija tai aikataulusovellus ja lisää määräaikoja tehtäväluetteloosi. Määritä jokaiselle prioriteettitaso.

Ja ymmärtääksesi, mihin kannattaa käyttää enemmän aikaa, vastaa itsellesi muutamaan kysymykseen:

• Mitkä tehtävät kestävät alle 20 minuuttia?
• Mitkä tehtävät kestävät yli tunnin?
• Mikä on parasta tehdä aamulla, kun sinulla on eniten energiaa?

Kirjoita nyt "Suorita suunnitteluprojekti loppuun" sijaan "Suorita suunnitteluprojekti kahdessa tunnissa". Vaikka sinulla ei olisi aikaa viimeistellä sitä, pääset ainakin liikkeelle viettämättä siihen koko päivää.

Jos sinulla ei ole tavoitetta suorittaa tehtävää tiettynä päivänä, varaa siihen tietty määrä aikaa joka päivä. Ja sitten muihin yhtä tärkeisiin asioihin. Näin pääset vähitellen eroon suurista tehtävistä.

Jaa suuret tehtävät pienempiin

Jotkut tehtävät voivat kestää tunteja tai jopa päiviä. Jos sinulla on edessäsi suuri projekti, käytä muutama minuutti sen miettimiseen. Mistä osista se koostuu? Kuinka paljon vaivaa se vaatii ja kuinka kauan se kestää? Kirjoita se ylös.

Seuraavaksi jaa projekti useisiin tehtäviin selkeällä määräajalla ja ratkaise ne yksi kerrallaan, kunnes se on valmis. Mitä enemmän pieniä tekoja saat, sitä toteutettavilta ne näyttävät.

Kun käsittämättömästä työmäärästä tulee jotain pientä, aivot keskittyvät siihen, mitä on tehtävä juuri nyt - tiettyyn tehtävään ja pieneen tavoitteeseen. Siksi on parempi järjestää 40-60 minuutin sprintit lyhyillä tauoilla.

Työskentele yhden tehtävän parissa kerrallaan

Kiinnitä siihen täysi huomiosi, niin voit olla mahdollisimman tehokas.

Forbesin Mark Murphy selittää: "Kun ihmiset voivat välttää työskentelyn keskeytyksiä, he saavat 67 prosentin todennäköisyydellä vaikutelman, että "tänään oli erittäin tuottava päivä".

On todella järkevää työskennellä tunti yhden tehtävän parissa ilman häiriötekijöitä. Mutta se voi olla vaikeaa, varsinkin jos saat jatkuvasti ilmoituksia tai joudut vastaamaan kollegoiden kysymyksiin.

Esimerkiksi Pomodoro-tekniikka auttaa keskittymään työhön. Se sisältää 25 minuutin työsprinttejä lyhyillä 5 minuutin tauoilla. Useiden tällaisten lähestymistapojen jälkeen voit rentoutua täysin.

Tämä menetelmä ei ole universaali: keskittymisen kesto ja työtyyli ovat jokaisella erilaisia. Kokeile siis erilaisia ajanhallintatekniikoita ja pidä kiinni siitä, joka sopii sinulle henkilökohtaisesti.

Jos olet esimerkiksi tuottavampi aamulla, lykkää enemmän aikaa vieviä tehtäviä. Tämä auttaa sinua järjestäytymään ja saavuttamaan enemmän.