Miksi tehtävälistat eivät aina toimi?

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Tehtävälistat ovat erittäin hyödyllisiä. Niiden avulla voit hallita aikaasi järkevästi, muistaa mitään ja saavuttaa suurempaa menestystä ammatillisella ja henkilökohtaisella alalla.

Mutta monet ovat vakuuttuneita siitä, että kaikki nämä tehtävälistat ovat ajanhukkaa, ne eivät toimi.

Yritetään selvittää, mistä nämä tuomiot tulevat ja miksi tehtäväluettelot eivät aina ole tehokkaita.

Tähän on ainakin 5 syytä.

1. Rakenteellinen viivyttely

Viivyttelijät ovat ihmisiä, jotka viivyttelevät. Mutta kaikki viivyttelijät eivät ole laiskoja. On niitä, jotka tekevät mitä tahansa, vain ollakseen tekemättä sitä, mikä on todella tärkeää.

Heidän tehtävälistansa ovat yleensä hyvin pitkiä, ja heillä on usein tehtäviä, kuten "kirjoita artikkeli" ja "teroita lyijykynä", "kirjoita liiketoimintasuunnitelma" ja "vie roskat". Arvaa mitä he ovat valmiimpia ottamaan?

Tätä Stanfordin yliopiston filosofian professori John Perry kutsuu "strukturoiduksi viivyttelyksi". Henkilö rastittaa ruutuja ja näyttää olevan tyytyväinen, mutta itse asiassa hänen tehtäväjärjestelmänsä ei toimi, koska hän ei kulje eteenpäin todella tärkeiden ongelmien ratkaisemisessa.

2. Valinnan paradoksi

Sheena Iyengar tutkii valinnan ongelmaa: kuinka ja miksi henkilö tekee tietyn valinnan. Yhdessä tutkimuksessaan hän havaitsi, että ihmisen aivot pystyvät havaitsemaan vain 7 vaihtoehtoa.

Kun päivän tehtävälistalla on 58 kohtaa, ihminen joutuu usein umpikujaan - mitä tehdä ja ryhtyäkö ollenkaan? Jos haluat tehtäväluettelosi toimivan, yritä sisällyttää siihen enintään 7 tehtävää joka päivä.

3. Joustava prioriteetti

"Ensinnäkin", "kiireellinen", "odota" - melkein kaikki tehtävä-menetelmät opettavat merkitsemään tehtäviä samanlaisilla tarroilla. Tämä on ehdottomasti oikein. Mutta on yksi "MUTTA".

Jotkut ihmiset ovat niin tarkkoja tehtävien lajittelussa tärkeysjärjestyksen mukaan, että he unohtavat, että hetkessä odottamisesta voi tulla "ensisijaista". Otetaan esimerkki.

Olet varannut kaksi erittäin tärkeää tapaamista sekä huoltoasemakäynnin (illalla, jos aikaa riittää). Mutta matkalla neuvotteluihin auto hajosi. Bottom line: vietit koko päivän palvelussa, et päässyt yhteenkään kokoukseen ja petyit tehtävien suunnitteluun.

Muista: tehtävien tärkeysjärjestys voi muuttua. Ja se ei tarkoita, että tehtävälistat eivät toimisi.

4. Tapausten ääretön määrä

Kuten jo mainittiin, ihmisen on vaikea valita yli 7 tapauksesta, mutta tämä ei ole ainoa syy, miksi yhtä loputonta tehtävälistaa ei kannata pitää.

Kun ihminen näkee valtavan listan uusia ja uusia tehtäviä, hän saa vaikutelman, että asioita on loputtomasti. Rutiini alkaa murskata, ilmaantuu dekadenttisia ajatuksia, jotka puolestaan johtavat haluttomuuteen tehdä mitään.

Jotta tämä ei tapahdu, pidä useita tehtäväluetteloita. Esimerkiksi päivittäinen tehtävälista, kuukauden tehtävät, tehtävät nimeltä "Työ" tai "Korjaus". Järjestä asiasi, niin sinun on helpompi seurata suunniteltua suunnitelmaa.

5. Aikomukset, eivät velvollisuudet

Mutta ehkäpä suurin syy siihen, miksi tehtävälistat eivät toimi, olet sinä itse. Monet ihmiset eivät ymmärrä oikein tämän tekniikan filosofiaa, eivät kirjaa ylös ja numeroi velvollisuuksiaan, vaan vain aikomuksiaan, abstrakteja haluja tehdä jotain.

Jos käsittelet tehtäväluettelossasi olevia asioita aikomuksina etkä ota vastuuta niiden suorittamisesta, tehtävät eivät koskaan toimi sinulle.

Pidätkö tehtävälistaa? Mitä neuvoja voit antaa niille, joiden mielestä luettelot eivät toimi?