35 Google Driven ominaisuutta, jotka tekevät siitä parhaan pilvitallennustilan

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Mikään kilpailija ei voi verrata tähän pilveen hienojen pelimerkkien määrässä.

Tietojen lisääminen

1. Asiakirjojen skannaus

Mobiilisovellus "Google Drive" Androidille auttaa sinua helposti skannaamaan asiakirjoja, käyntikortteja, kuitteja ja muita papereita. Kaikki muunnetaan luettavissa oleviksi PDF-tiedostoiksi ja ladataan pilveen.

Napsauta asiakassovelluksen pluspainiketta ja valitse "Skannaus" ja osoita sitten kamera tekstiin. Sovellus rajaa automaattisesti tyhjät reunat ja vaalentaa taustaa. Tarvittaessa voit napsauttaa "Rajaa"-painiketta ja määrittää haluamasi tekstin manuaalisesti.

Toiminto ei toimi iOS:ssä.

2. Web Clipper

Google Drivessa on virallinen laajennus, jonka avulla voit lähettää verkkosivuja, tiedostoja ja kuvia suoraan tallennustilaan.

Sinun tarvitsee vain klikata kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valita "Tallenna kuva Google Driveen". Tai avaa mikä tahansa PDF-dokumentti Internetistä selaimessa ja napsauta laajennuskuvaketta. Kaikki menee pilveen.

Laajennus tallentaa verkkosivut kuvakaappauksina, HTML- tai MHT-muodossa tai muuntaa ne koko Google Docs -muotoon.

3. Vedä ja pudota tiedostoja

Se voi tuntua itsestään selvältä, mutta yhtäkkiä joku ei tiedä. Jos sinulla ei ole Google Drive -asiakasohjelmaa asennettuna tietokoneellesi, voit avata tallennustilan selaimessa ja lisätä siihen tiedostoja yksinkertaisesti vetämällä ja pudottamalla.

4. Sovellus "Käynnistys ja synkronointi"

Asenna sovellus Googlen "Startup and Sync" -palvelusta ja voit tallentaa tiedostoja ja kansioita "Google Drivesta" tietokoneellesi. Sen toimintaperiaate on sama kuin muiden pilvitallennusasiakkaiden. Voit työskennellä tietojen kanssa milloin haluat, kaikki muutokset synkronoidaan automaattisesti.

Valitettavasti Google ei ole julkaissut asiakkaan Linux-versiota. Mutta sisäänrakennettu tiedostonhallinta Nautilus voi muodostaa yhteyden itse Google Driveen. Napsauta "Järjestelmäasetukset" → "Verkkotilit" → "Google-tili", kirjoita käyttäjänimesi ja salasanasi, niin kansio "Google Driven" sisällöstä ilmestyy Nautiluksen sivupalkkiin.

5. Automaattinen synkronointi Google Drive -sovellukselle

"Käynnistys ja synkronointi" Windowsissa ja macOS:ssä toimii hienosti. Mutta Google Drive -asiakkaat Android- ja iOS-laitteilla ovat pieni pettymys. He eivät osaa synkronoida kansioitasi, paitsi ladata valitut tiedostot erikseen. Tämä tarkoittaa, että he voivat tehdä vähän ilman Internetiä.

Mutta vaihtoehtoinen asiakas Autosync Google Drivelle toimii tarkalleen "Käynnistys ja synkronointi" -periaatteella. Puhelimen muistiin voi tallentaa kaikki tietosi tai vain valitut kansiot ja niihin tehdyt muutokset synkronoidaan taustalla pilveen. Valitettavasti sovellus on vain Androidille.

6. Nopea tiedostojen luominen

Tallenna seuraavat linkit selaimesi kirjanmerkkipalkkiin. Yksi napsautus ja uusi asiakirja avautuu edessäsi.

• - uusi asiakirja.
• - uusi pöytä.
• - uusi esitys.
• - uusi verkkosivusto.
• - uusi kyselylomake.

Tiedostojen järjestäminen

7. Versionhallinta

Google Drive tallentaa kaikki dokumentteihin, PDF-tiedostoihin, kuviin, arkistoon tai äänitiedostoihin tekemäsi muutokset versioina. Jos yhtäkkiä sekaisit, voit peruuttaa. Voit tehdä tämän napsauttamalla tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla "Version Control".

Oletuksena Google Drive tallentaa vain 100 versiota, ja kaikki vanhemmat versiot poistetaan 30 päivän kuluttua tilan säästämiseksi. Voit valita haluamasi version, klikata ellipsiä ja klikata "Älä koskaan poista" - ja se säilyy ikuisesti.

8. Mukauta kansion väriä

Erittäin kätevä ominaisuus, joka helpottaa asiakirjojen selaamista. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kansiota Driven verkkokäyttöliittymässä, valitse sitten Change Color ja määritä haluamasi.

9. Kirjanmerkit

Kätevä tapa päästä nopeasti käsiksi useimmin käytettyihin tiedostoihisi on lisätä ne kirjanmerkkeihin. Napsauta haluttua tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja napsauta "Lisää merkittyihin". Toiminto on myös mobiiliasiakkaassa. Pääset siihen napsauttamalla haluamasi tiedoston vieressä olevaa ellipsiä. Nyt merkityt tiedostot ovat sivuvalikossa tähdellä.

10. Kansioiden ja tiedostojen kommentointi

Valitse tiedosto tai kansio Google Drivesta ja napsauta oikealla olevaa kynäpainiketta. Voit lisätä yksityiskohtaisen kuvauksen sinne tallennetuista tiedoista. Kommentteja ei kuitenkaan voi tarkastella ja muokata mobiililaitteilla.

11. Tiedostot aloitusnäytöllä

Windowsissa tai macOS:ssä on erittäin helppoa sijoittaa pikakuvake dokumenttiin tai kuvaan Google-tallennustilasta työpöydälle, jos sinulla on Startup and Sync -asiakasohjelma asennettuna. Valitse haluamasi tiedosto Google Drive -kansiosta, napsauta hiiren kakkospainikkeella, luo pikakuvake Windowsissa tai alias macOS:ssä, ja olet valmis. Tämä on melko ilmeinen toimenpide.

Mutta samalla tavalla voit luoda linkkejä tiedostoihin mobiililaitteissa. Etsi haluamasi tiedosto tai kansio Google Drive -sovelluksesta, napauta ellipsiä ja valitse Lisää aloitusnäyttöön. Nyt tarvitsemasi tiedot ovat aina käden ulottuvilla.

Työskentely tiedostojen kanssa

12. PDF-muokkaus

Onko sinulla Google Drivessa PDF-tiedosto, jota on muokattava, mutta tekstiä ei kopioida siitä? Sinun ei tarvitse kirjoittaa mitään uudelleen käsin. Napsauta PDF-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Avaa sovelluksella → Google Docs.

Prosessi voi kestää hieman tavallista kauemmin, mutta lopulta näet dokumentin, jossa on muokattavaa tekstiä. Tämä toimii sekä skannattujen PDF-tiedostojen että älypuhelimen tai tabletin kameralla luotujen PDF-tiedostojen kanssa.

13. Kopioi tekstiä kuvista

Sama temppu toimii myös kuvien kanssa. Ota kuva tekstistä älypuhelimen tai tabletin kameralla, lähetä kuva Google Driveen. Napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella tiedostoa tietokoneellasi selaimessasi ja valitse "Avaa sovelluksella" → "Google-dokumentit". Kuvan teksti muunnetaan dokumentiksi.

14. PDF-merkintä ja allekirjoitus

Jos haluat korostaa, tehdä merkintöjä, huomauttaa, merkitä tai allekirjoittaa sähköisesti tekstiä PDF-dokumentissa, asenna DocHub Google Drive -sovellus. Napsauta sitten PDF-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella Google Drive -verkkoasiakasohjelmassa ja valitse Avaa sovelluksella → DocHub.

15. Asiakirjojen muuntaminen

Google Drive voi automaattisesti muuntaa kaikki siihen lataamasi tiedostot, kuten DOCX, Google-dokumenteiksi. Tämä on hyödyllistä, koska ne eivät vie tallennustilaa.

Napsauta rataskuvaketta "Google Drivessa", siirry sitten asetuksiin ja aktivoi vaihtoehto "Muunna lähetetyt tiedostot Google-dokumenteiksi".

Mutta muista: jos aiot tallentaa Microsoft Office -asiakirjoja tai laskentataulukoita monimutkaisilla muotoiluilla, on parempi olla muuntamatta niitä Google Docsissa.

16. Office-asiakirjojen muokkaaminen

Jos haluat muokata Microsoft Office -asiakirjoja muuntamatta niitä Google-muotoon, asenna erityinen laajennus. Se on erityisen hyödyllinen, jos tietokoneessasi ei ole Office-ohjelmistoa. Muokatut tiedostot tallennetaan oikein DOCX-, XLSX- ja PPTX-muodoissa.

17. Tiedostojen muuntaminen

CloudConvert-sovellus voi muuntaa asiakirjoja, kuvia, ääni- ja videotallenteita ja e-kirjoja.

Asenna se, valitse haluamasi tiedosto Google Drivesta ja napsauta Avaa sovelluksella → CloudConvert. Määritä muoto, napsauta Aloita muuntaminen. Odota hetki ja napsauta Näytä tiedosto - muunnettu tiedosto on tallennustilassasi.

18. Tiedostojen salaus

Jos tallennat erityisen arvokkaita tietoja Google Driveen ja haluat tarjota niille lisäsuojaa, asenna ilmainen Secure File Encryption -lisäosa. Se salaa tiedostot AES-256-algoritmilla.

Napsauta Uusi → Lisää → Suojattu tiedostojen salaus. Keksi sitten salasana ja vedä tiedosto selainikkunaan. Jatkossa sitä ei voi ladata tai tarkastella ilman salasanaa.

Älykäs haku

19. Tekstihaku

Haku on yksi levyn suurimmista vahvuuksista. Kirjoita vain avainsana tai lause hakupalkkiin, niin Google löytää kaikki sen sisältävät asiakirjat. Ja jos napsautat rivin oikealla puolella olevaa nuolta, lisähakuvaihtoehtoja avautuu.

20. Hae kuvien tekstin perusteella

Jos muistat, Evernote erottui aikoinaan kyvystään löytää tekstiä kuvista. No, Google Drive voi myös tehdä sen. Kirjoita sana tai lause, niin löydät asiakirjojen lisäksi jopa skannatut PDF-tiedostot tai valokuvat määritetyllä tekstillä.

21. Hae tiedostotyypin mukaan

Syötä esimerkiksi tiedostotyyppi

tyyppi: kuva

,

tyyppi: asiakirja

tai laajennuksia:

Jpeg

,

TXT

,

DOCX

… Lisäksi, jos Google näyttää ylimääräisiä tiedostoja SERP:ssä, voit sulkea ne pois. Soita

-jpg

etkä näe kuvia hakutuloksissa.

22. Hae kuvien perusteella

Google Drive voi hakea valokuviesi sisällöstä. Jos esimerkiksi haluat nähdä kaikki auringonlaskukuvasi, kirjoita

tyyppi: kuva Auringonlasku

… Tämä toiminto ei kuitenkaan toimi kovin tarkasti.

23. Hae henkilön mukaan

Jos käytät Google Drivea usein kollegojesi kanssa, saat monia erilaisia asiakirjoja, jotka jaetaan kanssasi. Sattuu niin, että muistat tiedoston kirjoittajan, mutta et muista nimeä. Kirjoita henkilön nimi tai sähköpostiosoite hakukenttään, niin kaikki hänen kanssasi jakamat asiakirjat löytyvät.

24. Hae "Google Drivesta" Gmailin kautta

Vielä yksi pikku juttu. Jos kirjoitat hakukyselyn Gmailiin, tulokset sisältävät myös tiedostoja Google Drivesta.

Tiedoston lataus

25. Mahdollisuus jakaa tiedostoja ja kansioita

Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa Google Drive -tiedostoa ja valitse Jaa. Kopioi sitten linkki tiedostoon ja lähetä se kenelle tahansa tai kirjoita niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa sen.

Voit asettaa rajoituksia, jotta käyttäjät voivat vain tarkastella, kommentoida tai muokata tiedostoa. Algoritmi toimii myös kansioissa.

Samoin voit jakaa tiedostoja ja kansioita suoraan Explorerista, Finderista tai Google Drive -mobiiliasiakkaiden kautta.

26. Lähetys Gmailin kautta

Kirjoitatko kirjettä ja haluat liittää siihen asiakirjan tai kuvan arkistostasi? Sinun ei tarvitse vaihtaa toiseen välilehteen ja avata Google Drivea. Napsauta kirjoitusikkunan alareunassa olevaa kuvaketta ja valitse haluamasi tiedosto suoraan Gmail-käyttöliittymästä.

Näin voit lähettää suuria liitteitä. Oletuksena Gmail ei salli yli 25 Mt:n liitteitä. Mutta Google Driven liitteet voivat olla jopa 10 Gt.

Sekalaista

27. Ehdollisesti loputon varastointi

Tietyin edellytyksin et käytännössä voi tuhlata tilaa Google Drivessa ja tallentaa sinne niin monta tiedostoa kuin haluat.

Ensinnäkin, älä lataa sinne Microsoft Office -muotoisia asiakirjoja, vaan muunna ne Google Docsiksi. Ne eivät vie tilaa.

Toiseksi, tallenna kuvasi Google Kuviin. Jopa 16 megapikselin valokuvat tietysti pienenevät. Mutta silti laatu pysyy hyväksyttävänä, eikä tallennustilaa oteta huomioon. Voit ottaa valokuvien pakkaamisen käyttöön osoitteessa. Vaihtoehtoisesti avaa asiakasasetukset "Käynnistys ja synkronointi", napsauta "Lataa valokuvat ja videot alkuperäislaatuisina" ja valitse vaihtoehto "Korkea laatu".

28. Sivuston valvonta

Onko sinulla loppumassa ilmainen 15 Gt etkä halua vaihtaa maksulliseen sopimukseen? Valitse vasemmalta "Tallennus" ja lajittele tiedostot koon mukaan. Voit etsiä laajimmat ja poistaa ne tai siirtää ne jonnekin.

Vielä yksi kohta. Dropboxin käyttäjät tietävät, että ilmaisilla tileillä poistetut tiedostot poistetaan pysyvästi, eikä niitä voi palauttaa kuukauden kuluttua. Google ei rajoita aikaa, jonka aikana tiedostot voidaan palauttaa. Se tallentaa poistetut tiedot "Roskakoriin", ja ne vievät edelleen tilaa.

Joten jos sinulla ei ole tarpeeksi tallennustilaa, katso ensin "Roskakoriin" ja poista sieltä kaikki tarpeeton. Voit painaa Ctrl + A, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Poista pysyvästi", jos haluat poistaa kaiken kerralla.

29. Työskentele offline-tilassa

Joskus joutuu työskentelemään siellä, missä ei ole nettiä. Google Drive voi myös tehdä sen. Vaihtoehtoja on useita.

Jos käytät Startup & Sync -asiakasta Windowsille ja macOS:lle, sinun ei tarvitse huolehtia yhteyden muodostamisesta ollenkaan. Asiakas tallentaa tiedostosi paikalliselle asemalle. Kaikki tekemäsi muutokset synkronoidaan arkistoon heti, kun Internet tulee käyttöön.

Haluatko käyttää Google Drivea selaimessasi? Avaa ja ota käyttöön "Offline-käyttö" -vaihtoehto. Sinua kehotetaan asentamaan "Google Docs Offline" -laajennus, tee se. Nyt voit muokata asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä ilman Internet-yhteyttä. Totta, tämä toimii vain Chromessa.

Valitse Google Drive -mobiiliasiakassovelluksessa haluamasi tiedosto, napsauta sen vieressä olevaa ellipsiä ja aktivoi sitten Poista offline-käyttö -vaihtoehto. Nyt tämä tiedosto on aina valikossa "Offline-käyttö"-osiossa.

30. Valikoiva synkronointi

Et ehkä tarvitse kaikkia Google Driven tiedostoja ja kansioita yhdellä tietokoneistasi. Valitse tarvitsemasi tiedot siirtymällä asiakkaan asetuksiin "Käynnistys ja synkronointi" ja avaamalla "Google Drive" -osio. Valitse vaihtoehto "Synkronoi vain nämä kansiot" ja määritä, mitä synkronoidaan ja mihin ei kosketa.

31. Android-varmuuskopio

Google Drivessa on sisäänrakennettu työkalu viestien, yhteystietojen, kalenterien, sähköpostin, asetusten ja sovellustietojen varmuuskopiointiin. Tästä on hyötyä, jos palautat älypuhelimesi järjestelmän nollauksen jälkeen tai haluat siirtää tietoja toiseen Android-laitteeseen.

Mene Androidin "Google Drive" -sovelluksen asetuksiin ja avaa "Varmuuskopioi ja nollaa" ja napsauta sitten "Aloita kopiointi" -painiketta.

32. Valokuvien ja videoiden automaattinen lataus

Mobiililaitteilla kuvat voidaan ladata automaattisesti mittaamattomaan tallennustilaan Google Kuvat -sovelluksen kautta. Mutta täsmälleen sama ominaisuus on saatavilla Windows- ja macOS-tietokoneissa. Voit tehdä tämän siirtymällä asiakkaan asetuksiin "Käynnistys ja synkronointi" ja ottamalla käyttöön vaihtoehto "Lähetä äskettäin lisätyt kuvat ja videot Google Kuviin".

Lisäominaisuuksia

33. Mobiilisovellukset

Google Drivesta voi tehdä entistäkin hyödyllisemmän käyttämällä erilaisia sen kanssa toimivia mobiilisovelluksia. Monet tekstinkäsittelyohjelmat voivat tallentaa asiakirjojasi ja muistiinpanojasi ei laitteen muistiin, vaan Google Driveen. Esimerkiksi WPS Office ja Jotterpad. Ja tiedostonhallintaohjelmat, esimerkiksi MiXplorer, voivat työskennellä tallennustilan sisällön kanssa.

Lataa MiXplorer →

34. Google Driven sovellukset

Google Drive -sovelluksista löytyy useita muita hyödyllisiä työkaluja. Siellä on teksti- ja kuvaeditoreja, PDF-ohjelmia, muistiinpanoja ja muita vempaimia.

35. IFTTT

Lopuksi, älä unohda IFTTT:tä. Palvelu sisältää useita valmiita reseptejä, joiden avulla voidaan tallentaa esimerkiksi kuvia Instagramista, artikkeleita Pocketista tai YouTube-videoista Google Driveen, pitää päiväkirjaa tai kopioida tiedostoista. Ja jos haluat, voit luoda omia reseptejäsi, vain mielikuvituksesi rajoittamana.