Kuinka antaa palautetta saavuttaaksesi tavoitteesi etkä loukkaa ketään

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Yksinkertaiset säännöt, jotka jokaisen esimiehen tulee tietää.

Työntekijät tarvitsevat palautetta työstä, koska he näkevät heikkoutensa ja voivat optimoida työnkulkunsa. Tutkimukset osoittavat, että rakentava palaute parantaa työntekijöiden suorituskykyä ja yleistä työtyytyväisyyttä.

Mutta tämä on riskialtista liiketoimintaa. Vaikka oikeat arvostelut motivoivat, väärät parhaimmillaan satuttaa tai nolottaa. Pahimmillaan ne aiheuttavat pelkoa, kaunaa tai jopa kostoa. Siksi on tärkeää oppia antamaan palautetta asiantuntevasti.

1. Ota selvää, miten työntekijäsi näkevät palautteen

Pelkäätkö antaa negatiivista palautetta? Et ole yksin. Monet johtajat pitävät tätä prosessia stressaavana ja stressaavana. Ja jotkut yleensä välttelevät jonkun työn arvostelua, koska he pelkäävät vahingoittavansa työntekijöiden tunteita.

Mutta työntekijöiden mielestä se ei ole helpompaa. Monet ihmiset kokevat negatiivisen palautteen välittömän irtisanomisen uhkana ja kokevat ahdistusta, vihaa, pelkoa. Lisäksi kaikki eivät käsittele kritiikkiä, vaikkakaan rakentavasti, oikein. Tässä tapauksessa todellakin taistelevat kaksi tunnetta: toisaalta halu oppia virheistämme ja kasvaa, toisaalta halu tulla havaittuiksi ja rakastetuiksi sellaisina kuin olemme.

Siksi, jos haluat antaa palautetta jollekulle, ota etukäteen selvää, kuinka henkilön on helpompi havaita se. Esimerkiksi jos yrityksessä on uusi työntekijä, kysy suoraan ennen todellisten ongelmien ilmaantumista:”Jos huomaan, että teit virheen kokouksen aikana, ilmoita siitä välittömästi kokouksen aikana, tee se sen jälkeen tai kirjoita siitä viimeistään sähköpostilla, joten oliko sinulla aikaa miettiä asiaa? Näin suojaat itsesi tehottomalta, mahdollisesti loukkaavalta kritiikiltä ja saat kaikki tiimin jäsenet menestymään.

2. Anna palautetta ajoissa

Tehokkaan palautteen kultainen sääntö on antaa se 24 tunnin sisällä. Tällä hetkellä sekä johtaja että työntekijä muistavat tapauksen yksityiskohdat. Jos teet sen myöhemmin, on vaikea tehdä jotain ja korjata se.

Tärkeää on myös unohtaa, että palautteen tarkoituksena ei ole loukata tai nöyryyttää, vaan osoittaa virheistä ihmiselle, auttaa häntä tulemaan paremmaksi. Niin vakavasta kuin keskustelu onkin, älä käännä sitä luennoksi tai luennoksi jonkun puutteista. Rakenna dialogia, esitä kysymyksiä ja etsi yhdessä uusia ratkaisuja. Mutta älä pehmennä kritiikkiäsi kohteliaisuuksilla. Kokeneet johtajat kutsuvat tätä paskavoileipäksi.

On teoria, jonka mukaan ihmiset ovat avoimempia palautteelle, kun aloitat kohteliaisuuksista (ensimmäinen pala leipää), annat sitten negatiivisia arvosteluja (paskaa) ja tiivistetään sanoilla työntekijän arvosta (toinen pala leipää). Mutta todellisuudessa tämä suunnitelma on pelleilyä, mikä saa työntekijän punastumaan kollegoiden edessä.

Ben Horowitz Andreessen Horowitzin perustaja

3. Tee palautteestasi täsmällistä ja radikaalia

Useimmat johtajat pelkäävät joutuvansa leimautumaan vihaisiksi tyranneiksi, joten he välttävät negatiivista palautetta. Ja tämä on väärin. Tällainen virhe johtaa tuhoavaan empatiaan, kun yrityksellä ei mene hyvin ja suhteet työntekijöihin heikkenevät sisäisten huolien vuoksi. Kim Scott, Googlen ja Applen entinen toimitusjohtaja, neuvoo pääsemään yli itsestäsi, aseistautumaan faktoilla ja olemaan rehellinen, tarkka ja hieman radikaali.

Työntekijöiden kritisoiminen heidän sotkussa ei ole vain sinun tehtäväsi, vaan todellinen moraalinen velvollisuus.

Kim Scott, Googlen ja Applen entinen toimitusjohtaja

Myös maailman suurimman hedge-rahaston perustaja ja puheenjohtaja Ray Dalio rakastaa radikaalia lähestymistapaa palautteeseen. Hänen yrityksensä Bridgewater Associatesin työntekijät arvioivat jatkuvasti sekä häntä että toisiaan käyttämällä erityistä iPad-sovellusta ja julkaisevat ne julkisesti. Mutta jos et ole valmis tällaisiin äärimmäisyyksiin, kannattaa silti ottaa käyttöön "radikaalin tarkkuuden" periaate.

4. Määritä palautteen tarkoitus

Douglas Stone ja Sheila Heen erottavat kolme tyyppisiä suosituksia "":ssä:

1. Arvostus. Epärealistisesti motivoi, nostaa moraalia ja vaikuttaa työntekijöiden uskollisuuteen. Mutta useimmat johtajat laiminlyövät sen.
2. Mentorointi. Parantaa työntekijöiden tietoja ja taitoja, auttaa heitä kasvamaan suorittamaan monimutkaisempia tehtäviä.
3. Arvosana. Puhuu työntekijän roolista yrityksessä ja kollegoiden keskuudessa.

Kaikki kolme palautetyyppiä ovat tärkeitä, mutta ihmiset sekoittavat usein nämä kaksi. Esimerkiksi toistuva mentorointi nähdään arviointina.

Kerrot minulle, kuinka se tehdään paremmin, mutta tarkoitat, että tietoni ei yksinkertaisesti riitä tehtävän suorittamiseen.

Kolme kysymystä, jotka sinun tulee kysyä itseltäsi ennen kuin puhut jonkun kanssa, auttavat välttämään sekaannuksia:

1. Mihin tarkoitukseen annan tämän palautteen?
2. Onko tämä oikea kohde minun näkökulmastani?
3. Onko tämä oikein toisen henkilön näkökulmasta?

5. Älä unohda kehua

Negatiivisen palautteen oppiminen on puoli voittoa. Todella ammattitaitoiset johtajat saavat myös rakentavaa kiitosta. Monilla ei kuitenkaan ole kiirettä tähän.

Älä koskaan kehu työntekijöitä pelosta, että he ovat ylimielisiä - asema on outo ja väärä. Positiivinen palaute vaikuttaa alaisten tuottavuuteen. Se saa heidät tuntemaan olonsa arvostetuiksi ja lisää heidän luottamustaan ja osaamistaan.