"GTD toimii jopa avaruudessa." Lifehackerin haastattelu tuottavuuden isän David Allenin kanssa

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

David Allen, kirjailija How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, jonka Time-lehti nimesi vuosikymmenen parhaaksi bisneskirjaksi, kertoi Lifehackerille, mitä GTD on ja kuka sitä tarvitsee, kuinka kirjoittaa kirjaa ja olla humalassa. ja kuinka monimutkaiset tehtävärakenteet voivat helpottaa elämääsi.

Kolmekymmentäneljä vuotta sitten David Allen tajusi, että voit antaa neuvoja ihmisille ja tienata niillä hyvää rahaa – hän avasi oman konsulttiyrityksen ja kehitti Getting Things Done -järjestelmän, jonka avulla voit liikkua tapausten välillä ja vapauttaa aikaa mihin tahansa. todella nautit. Siitä lähtien hänen asiakkaistaan ovat olleet ISS:n astronautit, rockmuusikot ja suurten yritysten toimitusjohtajat, ja Forbes sisällytti hänet Yhdysvaltojen viiden parhaan yritysvalmentajan joukkoon.

GTD on melko yksinkertainen tekniikka oman tehokkuuden lisäämiseen, mikä vaatii erittäin vakavaa kurinalaisuutta alkuvaiheessa. GTD:n mukaan yhden asian onnistumiseksi sinun on vapautettava pääsi kaikista muista tehtävistä ja keskityttävä siihen. Eli sen sijaan, että miehittäisit mielen kaikkien tulevien asioiden ulkoamiseen, tehtävät vahvistetaan tietyn järjestelmän mukaisesti.

David, kerro meille yleisöstäsi. Kenen pitäisi noudattaa neuvojasi ja elää GTD-järjestelmän mukaan?

- GTD on yhtä tärkeä kaikille, mutta niitä, jotka todella käyttävät, eivät ole yhdistyneet sosiaalisen, iän tai maantieteellisen periaatteen mukaan - he ovat ihmisiä, joilla on tietty ajattelutapa. Jokainen, joka on kiinnostunut GTD:stä, huomaa 18 kuukauden jälkeen, kuinka heidän elämänsä muuttuu parempaan suuntaan. Itse asiassa järjestelmä voi toimia yhtä tehokkaasti sekä teini-ikäisten että suurten yritysten toimitusjohtajien kohdalla tai se voi olla heille yhtä hyödytön.

Käytätkö kaikkea mitä suosittelet?

- Kyllä, muuten en vain kestä - kaikki karkaa minulta käsistä. Mieleeni tulee kuva surffaajalta laudalla, suurella aallolla. Olet luultavasti huomannut, että ne on sidottu tauluun erityisellä hihnalla. Mitä varten? Pystyy palaamaan nopeasti takaisin laudalle kaatumisen jälkeen. Se, mitä GTD opettaa, on olla aallolla, luova ja tuottava. Mutta tehokkaimmatkin ihmiset antavat itsensä karkaamaan hallinnasta. Jos et ajoittain putoa laudalta, valitset liian yksinkertaiset aallot. GTD antaa sinun ymmärtää, että olet pudonnut tuottavasta tilasta ja palata siihen nopeasti.

Kun otat uuden yrityksen, tilaa epätavallinen tehtävä - voit helposti pestä pois laudalta. Siinä ei ole mitään väärää, mutta jäsennellyllä lähestymistavalla tiedät, mitä kohdata ja kuinka päästä pois vedestä.

Mitä ongelmia he kohtaavat useimmiten, mistä he valittavat?

- Enimmäkseen ihmiset kääntyvät stressin vuoksi, yleisen ahdistuneisuuden vuoksi aivojen tukkoisuudesta. Liian vähän aikaa ja liikaa tekemistä. Mutta itse asiassa ongelma ei ole ajassa, vaan siinä, että ihmiset haluavat enemmän henkistä tilaa, haluavat olla luovempia ja tehdä mitä haluavat.

Erikoisimmat tapaukset?

Teimme valmennusta astronauteille, kun he olivat avaruusasemalla. Heidän joukossaan oli Catherine Coleman, yksi ensimmäisistä naisastronauteista. Nämä olivat mielenkiintoisia istuntoja, sillä meidän piti keskeyttää, kun hän oli planeetan toisella puolella, ja sitten palata keskusteluun, kun hän otti uudelleen yhteyttä.

Mistä olet ylpein?

- Ensimmäisen kirjani, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, kirjoittaminen vei minulta valtavasti aikaa ja vaivaa. Minusta tuli käytännössä alkoholisti kirjoittaessani kirjaa stressittömään elämään. Mutta sitten tein kokopäivätyötä, eikä minulla ollut varaa erilliseen aikaan kirjan valmisteluun. Mikä tärkeintä, en ollut varma, osaanko siirtää 25 vuoden aikana kertynyttä tietoa niin, että se todella auttaisi ihmisiä. Saamme edelleen säännöllisesti kirjeitä kiitollisilta lukijoilta, mutta yksi ongelma on: luettuaan jotkut ihmiset joutuvat tietoon, koska olen sisällyttänyt kirjaan kaiken, mitä ihmiskunta voi tarvita, jos joutuisin bussin alle..

Mitä eroa on GTD:n ja tavallisten päivittäisten tehtäväluetteloiden välillä? Melkein kaikki meistä kirjoittavat tällaisia listoja päivittäin, ja joskus luettelon laatiminen kestää kauemmin kuin sen poistaminen

– Usein kirjataan vain tärkeimmät asiat, eikä satoja tapauksia, jotka eivät ole niin tärkeitä, huomioidaan ollenkaan. Ihmiset uskovat, että jos asia ei ole tärkeä, niin sitä voi olla kirjoittamatta, mutta juuri tällaiset pienet tehtävät, päätä selailu, kuluttavat merkittävän osan aivojen resursseista.

Jotta voit olla vapaa ja pystyä keskittymään tärkeimpiin asioihin, sinun on päästävä eroon kaikesta, mikä ei ole niin tärkeää.

Kyllä, mutta asiat voivat olla niin merkityksettömiä, että niiden kirjoittaminen ylös kestää kauemmin kuin niiden tekeminen

- Mutta jos et tee niitä heti, ne häiritsevät sinua ja palaat niihin toistuvasti. Kuinka monta kertaa haluat muistuttaa itseäsi ostamaan ruokaa kissallesi? Vai pitääkö sinun soittaa siskollesi? Joka kerta kun keksit pienimmänkin tehtävän, sinun on otettava muistivihko esiin ja kirjoitettava se muistiin, ellet aio suorittaa tätä tehtävää juuri nyt.

Kuinka monta tällaista luetteloluokkaa sinulla on?

- Ollakseni rehellinen, en muista - katsotaanpa. Niitä on yhteensä noin 20, mutta suoria toimintamuistutuksia on noin kahdeksan.

Minulla on kategoria "Projektit", "Keskustelut" - tänne on tallennettu tehtävät, joiden mukaan seuraava askel olisi keskustella aiheesta jonkun muun kanssa.

Sitten on "Puhelut", jota seuraa "Asioita, joita minun on tehtävä tietokoneellani" ja huomioi ne, jotka eivät vaadi Internetiä. Minulla on paljon lentoja, eikä kaikissa koneissa ole Wi-Fi-yhteyttä, ja näin ollen tämä on ainoa luettelo, jonka kanssa voin työskennellä.

Seuraava luokka on "Työskentely yhdistetyssä tietokoneessa". No, kaikki on selvää. Minulla on myös lista "tekstien kirjoittamisesta", tämäkin on työtä tietokoneella, mutta se vaatii täysin erilaista tilaa, tietyssä tunnelmassa ja kontekstissa.

"Liikevaihto" - kysymyksiä, jotka voidaan ratkaista tien päällä. "Koti" - toimet, jotka minun on tehtävä kotona ollessani.

Minulla on myös tällainen luettelo, kutsuin sitä "surffaukseksi". Nämä ovat kaikenlaisia hauskoja tai opettavaisia videoita, esimerkiksi kissoja soittamassa pianoa, yleensä videoita, jotka on lähetetty minulle tai joihin törmäsin. En melkein koskaan katso sinne, mutta periaatteessa voin palata niihin, kun minulla on yhteys, aikaa ja halua.

Ja tässä on luettelo "kysymyksistä, joista odotan tietoja tai muiden ihmisten toimia". Ja tietysti kalenteri on elämäni päärunko tai maisema. Kuvittele, että laitat kaikki nämä asiat yhdelle listalle - syntyy todellista sekaannusta. Siksi loin monimutkaisemman rakenteen sen yksinkertaistamiseksi. Jos minulla on tänään vain muutama vapaa minuutti, unohdan todennäköisesti luovat tekstit, jotka minun on kirjoitettava. Jos en ole kotona, ei ole mitään järkeä katsoa Koti-listaa. Lajittelin kaiken, jotta en unohda mitään, enkä tuhlaa henkistä tilaani muistamiseen, samalla kun pystyin nopeasti kääntymään tehtäviin, joihin minulla on aikaa.

Pidätkö enemmän paperimediasta vai sähköisistä sovelluksista? Mitä neuvoja voit antaa?

- Jotta en unohda jotain, kannan aina mukanani pienen muistivihkon, jonne kirjoitan kaiken. Sen jälkeen syötän kaikki tehtävät tietokoneeseen. Yleensä mikä tahansa tehtävänhallinta tekee sen. Ihmiset yrittävät käyttää päätään toimistona, ja kaikki elämän hakkerit ovat pohjimmiltaan versioita ulkoisista aivoista. Miten voin tehdä sopivia muistutuksia nähdäkseni mitä minun pitää tehdä sillä hetkellä, kun minun on tehtävä se.

On sinun päätettävissäsi, sopiiko tämä elämäntapa sinulle, ja GTD ei itse asiassa ole tekniikoiden järjestelmä, vaan elämäntapa, jossa toisaalta kaikki on selkeästi säänneltyä ja toisaalta on mahdollisuus pohtia sitä, mistä todella pidät, äläkä mieti sitä, mitä paperia voi säilyttää.

Voit lukea lisää GTD:stä Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity -julkaisun uusimmasta painoksesta, joka ilmestyy Venäjällä syyskuussa 2015.