Kuinka helpottaa sopeutumista uuteen työhön

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Yksi IVY:n menestyneimmistä henkilöstöjohtajista, Mikhail Prytula, antaa neuvoja erityisesti Lifehackerin lukijoille.

Aihe työntekijöiden sopeutumisesta tai, kuten sitä kutsutaan lännessä, onboarding, on omistettu paljon tutkimuksia, artikkeleita, suosituksia ja jopa kirjoja, kuten "Ensimmäiset 90 päivää uudessa työssä". En ylikuormita sinua kirjaviitteillä, tilastoilla, linkeillä ja niin edelleen, vaan ryhdyn heti asioihin ja annan sinulle neuvoja 12 vuoden kokemuksellani HR:stä.

Sopeutuminen ei tapahdu itsestään

Ei väliä kuinka siisti ammattilainen on. On laajalle levinnyt käsitys, että jos palkkaamme superhienon ammattilaisen, hän varmasti selvittää, mitä tehdä ja miten mukautua. Tämä on melkein ammattimiehen merkki. Sopeutumattomuus tarkoittaa, että ei ole ammattilainen. Seuraava!

Itse asiassa parhaassa tapauksessa sopeutuminen viivästyy ja työntekijä saavuttaa täyden kapasiteetin 3-6 kuukaudessa (riippuen tehtävän tasosta ja työn monimutkaisuudesta). Laadukkaan mukauttamisen myötä tämä ajanjakso puolitetaan.

Kuinka paljon maksat uudelle markkinointijohtajallesi siellä? 5000 dollaria kuukaudessa? Ja kuinka luulet ponnistelusi olevan 15 000 dollarin arvoisia, jotka säästät yrityksen? On sääli maksaa virastoille kolmen palkan hakijoiden etsimisestä, mutta sopeutuessa menetät heidät helposti?

Ensimmäinen päivä on kriittinen

Joten saat käsityksen, että sopeutuminen on erittäin hyödyllistä. Mitä tehdä, minne juosta? Palkkaatko kiireellisen henkilöstöpäällikön, joka huolehtii työntekijöidesi sopeuttamisesta? Ei, rauhoitu ensin. 90 % sopeutumismenestyksestä kuuluu ensimmäiseen työpäivään, ja johtaja osaa tehdä sen laadukkaasti itse. Mutta sinun on valmistauduttava.

Dokumentit

Varmista, että asiakirjat on allekirjoitettu tähän mennessä (työntekijät eivät pidä siitä, että asiakirjojen allekirjoittaminen yrityksen kanssa viivästyy useita päiviä). Tämä on parasta tehdä etukäteen, jos mahdollista.

Esimerkiksi STB:llä lähetimme hakijan kyselylomakkeen, jonka henkilö täytti kotona ja lähetti meille. "1C":ssä meillä oli mallipohjat kaikista sopimuksista, joihin latasimme ehdokkaan kyselylomakkeen ja tulostimme kaikki asiakirjat 5 minuutissa. Työntekijän ei tarvitse odottaa, kun henkilöstöpäällikkösi kirjoittaa tietojaan käsin.

Prepllyllä allekirjoitamme yleensä kaikki sopimukset DocuSignissä, meillä ei ole edes sellaista konseptia, että mennään HR-osastolle. Henkilö lähettää skannatun passin, me kirjaamme sen sopimukseen, lataamme sen DocuSigniin ja lähetämme sen toimitusjohtajalle ja työntekijälle allekirjoitettavaksi. Allekirjoitus on digitaalinen, voit laittaa sen jopa puhelimeen.

Työpaikka ja tarvittavat kulkuyhteydet

Kaikki tilit on määritettävä: sähköposti, Slack ja niin edelleen. Teemme tämän heti sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

Tarkista, että tietokone on valmis, pöytä ja tuoli odottavat omistajaa. Kirsikka kakulla on aloittelijapaketti: kynä ja muistivihko yrityksen logolla, T-paita, tarrasarja, rintanappi, yrityksen merkki (budjetti - 10-15 dollaria).

Tutustuminen toimistoon ja työntekijöihin

Työntekijöille on tiedotettava. Jos yritys työllistää alle 100 henkilöä - kirjoita Slackiin, joka liittyi meihin, pudota linkki profiiliin LinkedInissä (Venäjällä - Facebookissa). Jos yrityksessä on yli 100 henkilöä, teemme samoin, mutta vain osaston sisällä (joka on myös 100 henkilöä).

Ensimmäisenä päivänä järjestetään kierros toimistoon: täällä meillä on keittiö, täällä wc, täällä kokoushuone (jonka varaamme näin), tupakoimme siellä, täällä on kirjanpito ja tässä on johtajamme suosikkiponi.

Esittele tulokas hänen vieressään istuville: "Kollegat, hetki huomiota, hän on liittynyt meihin (…), rakkautta ja suosiota."

Kuinka käyttäytyä, jos…

Valvoja

Onnittelut, sinulla on etuoikeus saada uusi työntekijä. Kukaan ei tee sitä puolestasi, mutta he varmasti voivat auttaa. Eli mitä sinulta vaaditaan:

1. Tapaa työntekijä aamulla. Merkitse tämä heti kalenteriisi tai pyydä HR:ää merkitsemään aina uusien työntekijöiden vapautumispäivämäärät.
2. Vie hänet ympäri toimistoa. Näytä työpaikka, tarkista, että työntekijä on kirjautunut sisään kaikkialla.
3. Vietä tunti juttelemalla aloittelijan kanssa. Keskustele yrityksestäsi, osastostasi, päätehtävistä (yleisistä ja henkilökohtaisista). Selitä, mitä työntekijän pitää oppia ensimmäisen viikon aikana, mitä häneltä odotetaan kolmen ensimmäisen kuukauden aikana. Tässä ovat tarvitsemasi asiakirjat. Tässä on niiden nimet, joiden kanssa haluaisin sinun puhuvan tästä ja siitä. On parempi kommunikoida kanssani tällä tavalla, sopia tapaamisia tällä tavalla, ottaa minuun yhteyttä sellaisissa kysymyksissä. Ensi kerralla tapaamme silloin ja siellä.
4. Hymy. Tämä on erittäin tärkeää. Vaikka puolet kasvoistasi olisi halvaantunut, hymyile muiden kanssa. Olen tosissani, älä ole viina, työntekijät tulevat yritykseen, mutta jättävät johtajan.
5. Aseta tehtävät ja korjaa ne kirjallisesti, lähetä ne ainakin kirjeenä postitse (tämä on kokouksen jälkeen, jolloin tehtäviä käsiteltiin suullisesti).
6. Anna kaikki tarvittavat asiakirjat ja pääsy.
7. Valitse tiimiisi kokenut ja seurallinen henkilö ja anna hänet mentoroida työntekijää. Aloittelija voi ottaa häneen yhteyttä kaikissa kysymyksissä.

Uusi työntekijä

1. Mieti, mitä tietoja sinulta puuttuu ja mistä saat sen. Voit vapaasti esittää kysymyksiä.
2. Ymmärrä tavoitteesi ensimmäisen viikon, kuukauden, kolmen kuukauden aikana. Jos johtaja ei ole ilmaissut, kysy itseltäsi.
3. Kirjoita muistiin kaikkien tapaamasi nimet. Yleisesti ottaen suosittelen aluksi kaiken kirjoittamista: tiedon määrä on suuri, se varmasti unohtuu.
4. Kerro meille hyvin lyhyesti itsestäsi joka kerta, kun tapaat, esimerkiksi: Olen Misha, 12 vuotta HR:ssä, työskennellyt Alfa-Bankissa, STB:ssä, Wargamingissa, suorittanut menestyneimmät online-HR-kurssit Labassa, kirjoittanut artikkelin life hackeista ansioluetteloita varten, joka on luettu miljoona kertaa. Käynnistysympäristössä tätä kutsutaan pitchingiksi tai elevator-puheeksi. Valmistaudu etukäteen. Uusille työntekijöille et ole kukaan ennen kuin kerrot itsestäsi. Älä missaa mahdollisuutta tehdä heti hyvä vaikutelma.
5. Jos tehtävään liittyy muutoksia yrityksessä, ne on helpoin tehdä ensimmäisen 60 päivän aikana, sitten se on vaikeampaa. Varsinkin jos on tehtävä epäsuosittuja tai yksinkertaisesti vaikeita päätöksiä: työntekijöiden palkkaaminen, irtisanominen, siirtyminen toiseen tehtävään, vaihtaminen uuteen ohjelmistoon, uusi raportointimuoto, prosessin uudelleenrakentaminen, uuteen sijoittaminen.
6. Suunnittele pieniä voittoja, ne auttavat rakentamaan luottamusta sinuun. Valitse esimerkiksi pieniä tehtäviä, jotka voit ratkaista ensimmäisten 60 päivän aikana, ja keskity niihin. Varaa tehtävät, jotka vaativat yli 60 päivää työtäsi toistaiseksi. Mainitsen tässä analogian ohjelmoinnin ketterän lähestymistavan kanssa, kun emme yritä tehdä kerralla erittäin suurta ja erittäin monimutkaista tuotetta, vaan jaamme sen osiin ja kehitämme sitä vaiheittain.
7. Varaa 30 minuutin tapaamisia kaikkien kanssa, joiden kanssa työskentelet. Laadi etukäteen kysymyslista ja kirjoita vastaukset muistiin.
8. Kysy, mikä toimii hyvin, mikä on huonosti, mitä pitää muuttaa. Kerää paljon tietoa ja rakenna luottamusta.
9. Suorita auditointi ja esittele tulokset, jos olet johtaja tai asiantuntija.
10. Järjestä säännöllinen henkilökohtainen tapaaminen esimiehen kanssa jakaaksesi tuloksia ja saadaksesi palautetta.
11. Hymyile kollegoillesi. Kukaan ei halua työskennellä surkeiden työntekijöiden kanssa, vaikka olisit stressaantunut.

HR

Voisin kirjoittaa kokonaisen kirjan, mutta tässä on muutamia tärkeimpiä vinkkejä:

1. Tee aloittelijapäiviä: kokoa ne vanhojen työntekijöiden eteen ja pyydä heitä esittelemään itsensä lyhyesti (5 minuuttia). Tätä teemme Preplyllä, ja se toimii todella hyvin.
2. Käytä erityistä ohjelmistoa asettaaksesi ilmoitukset työntekijälle ja kaikille asianosaisille, jotta he eivät unohda mitä tehdä, kun työntekijä lähtee. Käytämme BambooHR:ää, jossa on Onboarding-osio, jonka avulla voit mukauttaa ilmoituksia kenelle tahansa työntekijälle minkä tahansa tehtävien ja määräaikojen mukaan. Esimerkiksi kolme päivää ennen työntekijän lähtöä järjestelmänvalvoja saa ilmoituksen tilin luomisesta ja julkaisupäivänä johtaja ilmoituksen tehtävien asettamisesta.
3. Keskustele aloittelijoiden kanssa säännöllisesti. Jos sinulla ei ole HR-liikekumppania, pyydä rekrytoijiasi olemaan vuorovaikutuksessa uusien työntekijöiden kanssa kerran viikossa.

Kollega

Kollegana sinulla ei tietenkään ole mitään vastuuta uusien tulokkaiden mukauttamisesta, mutta voit varmasti hyötyä siitä. Ihmiset muistavat hyvin, kuka auttoi heitä vaikeina aikoina (vaikka he eivät aina puhu siitä julkisesti), joten sinulla on kaikki mahdollisuudet rakentaa hyvä suhde uuden tulokkaan kanssa ja sitten luottaa hänen apuun. Tässä muutamia vinkkejä:

1. Tapaa ensimmäisenä. Tule ja sano: "Hei, nimeni on Misha, olen HR-päällikkö täällä. Näen, että olet uusi, tutustutaan."
2. Pyydä häntä ottamaan sinuun yhteyttä kaikissa kysymyksissä.
3. Kerro meille, mikä on sinun mielestäsi tärkeää ja tarpeellista.
4. Kutsu päivälliselle.
5. Kysy aloittelijalta aiempia kokemuksia, suunnitelmia ja tavoitteita. Tarjoa hyödyllistä tietoa niiden saavuttamiseksi.

Johtopäätös

Monissa yrityksissä sopeutumista joko ei toteuteta tai se toteutetaan erittäin huonosti, minkä seurauksena sekä yritys että työntekijä kärsivät. Syynä on molempien osapuolten ymmärtämättömyys prosessista. Yllä olevat yksinkertaiset vinkit auttavat sinua parantamaan merkittävästi yrityksesi perehdytysprosessia, vaikka sinulla ei olisi HR-työntekijöitä.