7 häiritsevintä asiaa toimistossa ja kuinka käsitellä niitä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Lisäämme tuottavuuttamme ja opimme käyttämään aikaa tehokkaasti työssä.

Surullista mutta totta: ihmiset viivyttelevät keskimäärin 4 tuntia päivässä. Istuessamme töissä itse asiassa käytämme Infografiaa: Kuinka paljon työpäivästäsi käytät todellisuudessa työhön? vain 60% (tai jopa vähemmän) ajasta tärkeiden tehtävien suorittamiseen, ja loput tekevät hölynpölyä.

Vuonna 2008 tohtori John Taylor loi termin "chronophagus" (eli "ajan syöjä"). Ja jotta voit hallita työnkulkuasi, sinun on tunnettava vihollinen silmän kautta.

Häiriöitä toimistossa

1. Sähköposti

Keskimääräinen toimistotyöntekijä saa 88 sähköpostia päivässä ja tarkistaa sähköpostin tapa, jolla tarkistat sähköpostin tekee sinusta vähemmän tuottavan, noin 15 kertaa tuona aikana. Sähköpostitilin tarkistaminen on eräänlainen rituaali, jolla useimmat ihmiset aloittavat työnsä joka aamu.

Mutta todellisuudessa tämä on silkkaa viivyttelyä. Kun kaivamme esiin kirjeitalletuksia, tunnemme tekevämme jotain hyödyllistä, mutta totuus on, että se vain häiritsee meitä todella tärkeistä tehtävistä.

2. Sosiaaliset verkostot

Me kaikki tarvitsemme internetin toimistossamme toimiaksemme. Työntekijät rakastavat kuitenkin The State of Workplace Distractions -ohjelmaa käyttääkseen Internetiä myös henkilökohtaiseen käyttöön. Esimerkiksi hengailla sosiaalisessa mediassa.

28 % CNBC.comin haastattelemista työnantajista sanoi irtisanoneensa työntekijänsä sosiaalisen median ja verkkokauppojen väärinkäytöstä työaikana. Joten online-viihde ei vain häiritse huomiosi, vaan voi myös aiheuttaa työpaikkasi menettämisen.

3. Kahvitauot

Tykkäätkö juoda kahvia työkavereiden kanssa keskellä työpäivää? Lyön vetoa, että teet. Kahvitauot voivat auttaa sinua olemaan yhteydessä läheisiisi, ja ne ovat yleensä vain nautinnollisia.

Keskivertotyöntekijä kuluttaa Onko teetauko työssä hyvä tuottavuuden kannalta? 24 minuuttia päivässä teen tai kahvin valmistamiseen ja juomiseen. Lisää tähän pakolliset keskustelut muiden työntekijöiden kanssa, joita ilman teetä ei ole valmista. Kamalaa ajanhukkaa.

4. Kokoukset ja kokoukset

Toimistossa työskentelet varmasti jatkuvasti kaikenlaisissa kokouksissa ja neuvotteluissa sekä osallistut lukuisiin keskusteluihin. Vaikka tällaiset toimet ovat välttämättömiä, ne ovat usein pelottavan tehottomia.

Hukkaat paljon aikaa töihin on osoittanut, että ihmiset viettävät noin 31 tuntia kuukaudessa kokouksissa ja kokouksissa. Kuvittele, kuinka paljon hyödyllistä voit tehdä tänä aikana.

5. Kollegat

Etätyössä on huonot puolensa, mutta tässä on selkeä plussa - hiljaisuus ja yksinäisyys. Toimistossa sinulta riistetään tämä ylellisyys. Ympärilläsi olevat työtoverit ovat yksi suurimmista häiriötekijöistä, varsinkin koska et voi vaikuttaa heihin.

Työtoverisi voivat olla ärsyttäviä loputtomilla keskusteluillaan, kovaäänisellä musiikilla, puhelimessa juttelemalla tai ilkeillä tavoilla, kuten toimistotarvikkeiden pureskelulla. He myös rakastavat häiritä sinua työn keskellä. Millaisesta virtauksen tilasta tässä voidaan puhua?

6. Melu

Ympäristömelutaso vaikuttaa merkittävästi tuottavuutemme. Ja toimisto on täynnä hänen lähteitään: kovia signaaleja lähettäviä laitteita, katuääniä ikkunoista ja puhelias työtovereista. Yhdysvaltain kansallisen työturvallisuus- ja terveysinstituutin mukaan melu työpaikalla voi lisätä stressiä ja aiheuttaa ahdistusta.

7. Nälkä

Ravitsemus ei vaikuta vain fyysiseen, vaan myös henkiseen terveyteen. Siksi työpaikalla ei pidä nääntyä nälkään. Saatat ajatella, että lounastauon ottaminen tuhlaa arvokasta aikaa, mutta et ole. Nälkä vaikuttaa negatiivisesti kykyysi keskittyä ja keskittyä, mikä alentaa tuottavuuttasi.

Keinot käsitellä niitä

1. Järjestä työpaikkasi

Työpöydän sotku voi aiheuttaa stressiä ja heikentää tuottavuuttasi. Yritä siksi tarjota itsellesi hyväksyttävät työolosuhteet.

Toimistotyöntekijät luovat valtavan määrän tiedostoja päivittäin: muistiinpanoja, raportteja, esityksiä – tähän kaaokseen on helppo eksyä. Järjestä kaikki järjestelmäksi: käytä vähän aikaa tietojen järjestämiseen, mutta sitten sinut ohjataan sen läpi välittömästi. Tuottavuusguru David Allen esimerkiksi suosittelee GTD-järjestelmäänsä paperityön siivoamiseen. Mutta voit kehittää omasi - tärkeintä on, että se on sinulle kätevä.

2. Huolehdi äänieristyksestä

Työntekijät, jotka keskustelevat tärkeistä asioista puhelimessa, voivat olla erittäin häiritseviä kollegoille, vaikka he puhuisivat hyvin hiljaa. Siksi, jos omistat oman toimiston, varmista hyväksyttävä äänieristys työpaikalla, ja alaistenne tehokkuus paranee merkittävästi. Voit myös luoda huoneeseen erillisen paikan puhelimessa puhumista varten.

Jos olet tavallinen työntekijä, osta itsellesi kuulokkeet tai korvatulpat suojautuaksesi ainakin hieman ympärilläsi olevalta melulta. Säästä työtovereitasi: poistu toimistosta, kun vastaat puheluihin.

3. Tarkista sähköpostisi harvemmin

Tarkista sähköpostisi kaksi tai kolme kertaa päivässä, ei enempää. Aseta ponnahdusikkuna-ilmoitukset, jotta ne eivät häiritse sinua työskennellessäsi. Tutkijat havaitsivat, että sähköpostin tarkistaminen harvemmin vähentää stressiä, ja ne, jotka tarkistavat sähköpostinsa harvemmin, ovat vähemmän stressaantuneita.

4. Järjestä videoneuvottelu

Vaikka 23 % toimistotyöntekijöiden CareerBuilder-resurssin tutkimasta seitsemästä hullusta toimiston tuottavuutta koskevasta tilastosta pitää konferensseja ajanhukkaa, on silti mahdotonta tulla toimeen ilman yhteistä keskustelua työhetkistä. Pidä videoneuvottelu, jos haluat pitää yhteyttä kollegoihin ilman häiriöitä. Tämä on paljon parempi kuin yleiskokoukset jossain toimistossa, jonne muualle pitää mennä, jättää kaikki ja odottaa loput.

Highfiven MITÄ TODELLA TAPAHTUU KONFERENCESIPUHELUT (INFOGRAPHIC) -tutkimuksessa 94 % vastaajista sanoi, että perinteisten kokousten korvaaminen videoneuvotteluilla auttaa heitä lisäämään tuottavuutta. Tällaisten tapaamisten aikana ihmiset ovat vähemmän tylsiä ja keskittyvät enemmän, ja tämä viestintämuoto vie paljon vähemmän aikaa. Sinun ei tarvitse poistua paikaltasi tavataksesi kollegoita, ja samalla voit jatkaa työskentelyä.

5. Seuraa, missä vietät aikaasi

Usein, kun otamme tietyn toimistotehtävän, käytämme siihen enemmän resursseja kuin se ansaitsee. Käytä ajanseurantasovelluksia ollaksesi tuottavampi. Tämä kertoo sinulle, milloin teet hölynpölyä ja milloin hyödyllisiä asioita. Siellä on monia ilmaisia työkaluja, joiden avulla voit hallita tätä.

6. Pysäytä 25 minuutin välein

Sinun ei pitäisi työskennellä kulumisen vuoksi: se on pitkällä aikavälillä kannattamatonta. Ylityö heikentää vireyttäsi ja keskittymiskykyäsi. Pidä taukoja levätäksesi työstä, mutta tauot ovat hallittuja - muuten vaarana on arvokkaan ajan hukkaaminen.

Käytä Pomodoro-tekniikkaa päättääksesi, milloin pitää tauko. Tämä menetelmä suosittelee viiden minuutin taukoa jokaisen 25 minuutin rasittavan työn jälkeen. Näin voit käyttää aikasi tehokkaasti ja saada enemmän aikaan. Ajastimen avulla voit muistaa, milloin levätä ja milloin tehdä töitä.