Kuinka työskennellä KPI:iden kanssa oikein

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

KPI:ien käyttöönotto helpottaa yrityksen johtajan, yrityksen omistajan ja jopa tavallisten työntekijöiden elämää.

Mikä on KPI

KPI:t ovat keskeisiä suorituskykyindikaattoreita. Indikaattorit ovat erilaisia. Tärkeimmät ovat ne, jotka vaikuttavat tulokseen. Itse indikaattori voi muuttua melkoisesti, mutta voitto on huomattava.

Esimerkiksi parturin omistaja laski, että jos hän lisää keskimääräistä parturilaskua 100 ruplaa, vuositulot kasvavat 300 tuhatta ruplaa. Jos kustannukset pysyvät ennallaan, voitot kasvavat. Parturien keskimääräinen parturilasku on keskeinen indikaattori.

Miksi KPI:itä tarvitaan?

KPI:n tehtävänä on helpottaa yrityksen päällikön, yrityksen omistajan ja tavallisten työntekijöiden elämää. Otin KPI-järjestelmän käyttöön, kun tiimimme kasvoi kahdesta henkilöstä 22:een. Aikaa alkoi kulua liian paljon toiminnallisten ongelmien ratkaisemiseen, se ei riittänyt suoriin johtajatehtäviin. KPI:n ansiosta delegoin valtuudet ja vastuun osastopäällikköjen ja tavallisten työntekijöiden tasolle, mutta hallitsen silti kaikkea.

Kun KPI:t eivät ole hyödyllisiä, kyse on siitä, että yritys ei työskentele niiden kanssa oikein. Juuri näin kävi kosmetologian klinikan omistajien kanssa. He työskentelivät myyntisuppilon kanssa, keräsivät indikaattoreita, mutta eivät tienneet mitä tehdä niille seuraavaksi. Ja kun selvitimme, mitkä indikaattorit vaikuttavat tulokseen ja kenen kustakin pitäisi olla vastuussa, kolmessa kuukaudessa he tekivät liiketoiminnasta kannattavaa tappiollisesta.

Kuinka työskennellä KPI:iden kanssa

KPI:iden käyttöönotto

Johtamista käsittelevien kirjojen kirjoittajat kuvaavat KPI:iden käyttöönottoa monivaiheisena prosessina: kuvaavat yrityksen organisaatiorakennetta, taloudellista rakennetta ja liiketoimintaprosesseja. Tällä lähestymistavalla prosessi uhkaa venyttää vähintään kuusi kuukautta. Suuret yritykset voivat tehdä sen. Mutta pienellä yrityksellä ei ole varaa merkitä niin pitkään.

Mutta on helpompi ja nopeampi tapa. Sinun on määritettävä, millä mittareilla on suurin vaikutus tulokseen ja kuka yrityksessä vaikuttaa näihin mittareihin. Ei ole olemassa universaalia indikaattorisarjaa. Ne ovat yksilöllisiä jokaiselle yritykselle. Verkkomyynnin tärkeimmät indikaattorit ovat napsautuskohtainen hinta ja sivuston muuntaminen. Puhelinkeskuksen osalta edustajan puheluiden kesto.

Tunnistamme tulokseen vaikuttavan indikaattorin, ymmärsimme kenestä se riippuu ja valitsimme vastuuhenkilön.

Motivoimme henkilökuntaa

Seuraava askel on henkilöstön motivointijärjestelmän luominen. Suosittu vaihtoehto, kun työntekijän bonus on sidottu yrityksen tai osaston kokonaistulokseen, toimii huonosti. Työntekijä on vastuussa omasta tuloksestaan. Mutta miten se vaikuttaa kollegoiden tuloksiin? Siksi sinun on tiedettävä, mihin tietty alainen vaikuttaa ja mistä hän on vastuussa, ja sitoa kunkin bonukset hänen henkilökohtaiseen tulokseen.

On otettava huomioon, vaikuttaako työntekijä suoraan vai välillisesti taloudelliseen tulokseen. Tiimiimme kuuluu toimitus, joka tuottaa sisältöä sivustolle. Sisältö lisää kysyntää, mutta epäsuorasti. Toimitus on kustannuspaikka. Siksi ei ole järkevää sitoa päätoimittajan motivaatiota voittoon. Mutta myyntiosastolla on suunnitelma puheluiden määrästä ja pyyntöjen muuntamisesta myyntiin. Ne vaikuttavat suoraan tuloihin.

Hyvän KPI-motivaatiojärjestelmän merkki on, kun työntekijä näkee kuun puolivälissä, kuinka paljon hän on jo ansainnut ja mitä pitää tehdä saadakseen niin paljon kuin haluaa.

Päätelmien tekeminen KPI:iden perusteella

Työntekijät eivät aina saavuta tavoitteita. Eikä aina omasta syystään. Kun näet, että jokin menee pieleen, älä kiirehdi ampumaan käytävän henkilökuntaa. Ensinnäkin selvitä, mikä on syy. Jos työntekijä ei ole syyllinen, sinun on autettava häntä ja luotava olosuhteet, joissa hän voi saavuttaa tavoiteindikaattorit.

Jos työntekijä ei täytä suunnitelmaa kuukaudesta toiseen ja asia on hänessä, ei jää muuta kuin korvata hänet niillä, jotka selviävät. Täällä ei pelasta johdon viehätys eikä hyvä asenne. Nämä tekijät ovat voimattomia indikaattoreita vastaan.

Suoritamme KPI-järjestelmän auditoinnin

KPI-järjestelmän käyttöönotto ja säätäminen ei ole kaikki. Sinun on ymmärrettävä: toteuttamasi järjestelmä ei ole kerta kaikkiaan. Liiketoiminnassa jokin muuttuu jatkuvasti. Jokaisen muutoksen yhteydessä KPI-järjestelmää voidaan joutua säätämään. Sinun on oltava valmis tähän.

Kun sinun on säädettävä KPI-järjestelmää, selvitä, mitkä indikaattorit eivät enää ole merkityksellisiä, mitkä on vaihdettava ja kenen pitäisi olla vastuussa uusista indikaattoreista. Järjestelmää on helpompi säätää kuin luoda se tyhjästä.

Myös motivaatiojärjestelmää on muutettava. Tämä onnistuu parhaiten työntekijöiden kanssa. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset tavoitteet. Ja mikä parasta, motivaatiojärjestelmä toimii, kun sekä sinä että työntekijä ymmärrät, mitä hän haluaa ja mitä hänen tulee tehdä yrityksen hyväksi, jotta henkilökohtaiset tavoitteensa toteutuvat. Jos työntekijä haluaa ansaita 150 tuhatta kuukaudessa, olkoon hänen palkkansa 75 ja loput - bonuksia. Joten hän ymmärtää, että se on 75 tuhannen arvoinen, mutta voi ansaita 150, jos hän on menestyvä ammattilainen.

Muistaa

• Ymmärrä mitkä mittarit vaikuttavat tulokseen ja ketkä yrityksessä vaikuttavat niihin.
• Valitse tärkeimmät mittarit, joilla on suurin vaikutus tulokseen, ja määritä niistä vastuu. Aseta 2–3 selkeää KPI:tä kullekin osastolle.
• Motivoi työntekijöitä heidän keskeisillä mittareilla.
• Seuraa, saavuttavatko työntekijät tavoitteet.
• Kun indikaattoreita ei saavuteta, selvitä, mikä on syy. Jos työntekijä tarvitsee apua, auta. Jos näin on, vaihda se toiseen.
• Tarkista jatkuvasti KPI ja motivaatiojärjestelmä. Tee säädöt, kun huomaat, että järjestelmä tarvitsee niitä.