"0 saapuvaa" - selkeä järjestelmä nollapostilaatikon ylläpitämiseksi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Lukemalla tämän artikkelin sinusta tulee sähköpostien kuningas. Rehellisesti.

Monille sähköposti on edelleen kiistaton työväline ja jokapäiväinen kärsimys. Jollakin on seitsemän saapuvaa kirjettä, ja hän selvittää ne nyt nopeasti. Jollakin on 46 saapuvaa, mutta hän myös haravoi ne päivässä, koska on tottunut siihen. Jokaiselle henkilölle on tietty kynnys saapuvien sähköpostien määrälle päivässä, jonka hän voi selviytyä viivyttelemättä käsittelyä seuraavana päivänä ja vastaavasti luomatta tukoksia sähköpostilaatikkoon. Voit kutsua tätä kynnystä "luonnolliseksi".

Jos sähköposteja on enemmän kuin henkilö pystyy käsittelemään, sinun on muutettava lähestymistapaasi sähköpostin hallintaan. Tämä nostaa kynnyksen tietyssä tapauksessa vaadittuun arvoon. Tarvitsetko 100 sähköpostin hallintaa päivässä? Tämä tarkoittaa, että voit tehdä 100, käytä vain oikeaa menetelmää postin kanssa työskennellessäsi. Kumpi? Kerrotaan nyt.

Ainoa indikaattori siitä, että henkilö pystyy käsittelemään postia, on nolla saapuvaa postia työpäivän lopussa. Saapuvien viestien asiantuntevan käsittelyn pääperiaate on ymmärtää, millainen kirje on edessäsi. Ensin sinun on opittava luokittelemaan kirjaimet selkeästi ja tiedettävä, mitä tehdä kullekin tyypille.

Kaikki saapuvat sähköpostit voidaan jakaa seitsemään luokkaan:

1. Sinun ei tarvitse vastata, sinun ei tarvitse lukea. Tällaisille kirjeille on kaksi tapaa: arkistoida tai poistaa. Jos saat toisen uutiskirjeen, jota et ole koskaan lukenut, tee itsellesi palvelus - peruuta tilaus. Yksi toimenpide vastineeksi siitä, että pääset eroon kymmenistä tällaisista sähköposteista tulevaisuudessa. Haluamme oppia selviytymään kirjevirrasta päivässä? Vähemmän virtausta on helpompi käsitellä. Älä pelkää jättää väliin jotain tärkeää. Todella tarpeellista tietoa tulee sinulle eri tavalla ja se ponnahtaa eteen vielä ainakin kerran.
2. Liitetiedostojen kanssa. Nämä voivat olla ilmoituksia maksutarpeesta tai tietoja nykyisestä tai tulevasta työstä. On hyödyllistä luoda erilliset kansiot tällaisille kirjeille, mutta ilman fanaattisuutta. Liikaa kansioita? Yksinkertaistaa. Löytääksesi jotain tarvitsemaasi myöhemmin, et tarvitse tuhatta kansiota, vaan kykyä käyttää postittajan hakutoimintoja.
3. Vastaa halutessasi. Vastaus näyttää olevan valinnainen, mutta joskus kohteliaisuudesta on apua. Toimi tässä yksinomaan tilanteen mukaan.
4. Perehdytykseen varattu aikaa. Mielenkiintoista luettavaa, mutta ei välttämätöntä. Yritä luokitella mahdollisimman monta sähköpostia tähän ja edelliseen luokkaan. Tämä on tehokkaan postinkäsittelyn avain.
5. Täytyy vastata tänään. Täällä kaikki on yksinkertaista: ota ja vastaa joko nyt, jos jokin on erittäin kiireellistä, tai työpäivän lopussa.
6. Täytyy vastata, mutta ei tänään. Sähköpostin kauneus on, että se ei ole chat tai puhelin. Kukaan ei odota eikä saa odottaa nopeaa vastausta sähköpostitse, ellei sitä mainita kirjeen otsikossa. Jos vastauksen määräajaksi on nimetty tietty päivä tai tiedät ja ymmärrät itse, kuinka kauan sinun on annettava vastaus, laita tällaiset kirjeet sopivaan kansioon. Esimerkiksi "Vastaa maanantaina", "Vastaa tiistaina" ja niin edelleen. Luo nyt itsellesi tarkistuslista, joka sisältää kohdan "Käsittele aamulla tälle päivälle siirretty posti". Tällaisiin tarkoituksiin on myös erikoisia automaatiotyökaluja: Gmailille ja.
7. Käsittämätön kirje. On kirjaimia, joita on vaikea luokitella. Älä kiusaa itseäsi heijastuksilla ja sovi itsesi kanssa luokittelemaan tällaiset kirjaimet johonkin yllä luetelluista luokista.

Tämän luokituksen perusteella tarvitsemme kansiot luokkiin 2, 3, 4 ja 6.

Säännöt tehokkaalle sähköpostin käsittelylle

• Varaa työpäiväsi päätteeksi 30 minuuttia postilaatikkosi nollaamiseen. Tämä on tehokkaampaa kuin yrittää vastata välittömästi jokaiseen sähköpostiin. Ihmiset eivät tee moniajoja. Vähemmän häiriötekijöitä ja vaihtamista, enemmän tehokkuutta.
• Mitä tehdä kiireellisille sähköpostiviesteille? Aseta itsellesi aikaväli, jolloin tarkistat postilaatikkosi päivän aikana. Esimerkiksi kerran tunnissa. Tarkista postilaatikostasi kiireelliset tärkeät sähköpostit, ja jos niitä ei ole, palaa töihin. Muista postin etu: se ei ole välitön viestintäväline. On mahdollista, että jossain ei-kiireellisessä sähköpostissa mainittu ongelma ratkeaa ilman osallistumistasi päivän loppuun mennessä tai saat päivän loppuun mennessä lisätietoja, joiden avulla voit ratkaista ongelman nopeammin ja tehokkaammin.
• Aina kun et tarkista postiasi, pidä postilaatikko suljettuna. Laita ilmoitukset pois päältä. Säästä itseäsi häiritseviltä pohdiskeluilta saapuvien kirjeiden määrään. Nyt sinulla on toinen työpaikka, eikä postin aika ole vielä tullut. Epäilyttävinä hetkinä tämän lähestymistavan oikeellisuudesta muista: et ole ydinvoimalaitoksella, mutta vaikka olisit siellä, et olisi kuitenkaan saanut sähköpostilla tietoa reaktorin ylikuumenemisesta.
• Käytä haluttasi lopettaa työpäiväsi ajoissa postin käsittelyn nopeuttamiseksi. Tästä syystä on suositeltavaa purkaa postilaatikko nollaan päivän päätteeksi. Sinulla on 30 minuuttia aikaa ja haluat saada sen nopeasti ohi. Pohjimmiltaan se osoittautuu eräänlaiseksi peliksi, mutta voit myös tarkoituksella pelillistää sähköpostin käsittelyä.
• Ole lyhyt ja ytimekäs.
• Ole positiivinen ja ystävällinen. Sähköpostit voivat rakentaa ja tuhota ihmissuhteita. Sen sijaan, että ratkaisisit todella tärkeitä asioita, ihmiset joskus luisuvat yrityksiin kutsua vastustajaa idiootiksi mahdollisimman hienovaraisesti ja piilossa, ja koko teksti perustuu tähän. Ei ole mitään outoa ilmaista positiivinen asenne vastaanottajaa kohtaan pienellä miellyttävällä lauseella kirjeen rungossa. Ystävällisyytesi palaa luoksesi, ja kirjeenvaihdostasi tulee paljon merkityksellisempää ja tehokkaampaa.
• Sinun täytyy haravoida kirjaimet päinvastaisessa järjestyksessä. Ja vain niin. Tuntuu loogisemmalta aloittaa vanhemmilla kirjeillä, mutta tavoitteemme on nolla postilaatikkoa, mikä tarkoittaa, että työpäivän loppuun mennessä päästään jopa aivan ensimmäiseen saapuneeseen kirjeeseen. Jos hemmottelet itseäsi ja alat jättää viimeiset tänään saamasi kirjeet huomiseksi, koko tekniikka lakkaa toimimasta. Miksi ylipäätään haluat oppia hyvää postitusta, jos et noudata perussääntöä? Jatka työtä kuten ennen ja kärsi.
• Avaa vain tarvitsemasi kirjeet ja lähetä loput arkistoon tai poistettaviksi. Käytämme liikaa tilauksia tarpeettomiin asioihin (Lifehacker-tilaus on päinvastoin erittäin tarpeellinen) ja sen seurauksena saamme enemmän tietoa kuin pystymme lukemaan. Kuinka erottaa haluamasi kirjaimet? On yksi yksinkertainen, mutta erittäin tehokas sääntö: avaa vain tietylle henkilölle osoitetut kirjeet henkilökohtaisesti sinulle. Loput - johonkin artikkelin alussa kuvatuista luokista tilanteen mukaan.
• Luo malleja. Usein vastaukset sähköposteihin ovat melko tavallisia, eli kirjoitat saman asian. Oletko huomannut, että kirjoitat tätä lausetta usein? Tee malli nopeaa kopiointia ja liittämistä varten tai luo se itse sähköpostipalveluun.
• Jos posti on käsitelty ja aikaa on vielä, sinun on käytettävä sitä järkevästi. Menemme kirjainten luokkaan 3, 4 ja 6 ja laitamme asiat siellä järjestykseen.

Tämä opetusohjelma, joka perustuu oikeaan lajitteluun, kuten näet, on loistava lisä LinkedInin toimitusjohtajan Jeff Weinerin yleisempiin sähköpostivinkkeihin. Älä myöskään missaa Leo Babautan 10 sähköpostivinkkiä. Itse asiassa on monia muita tapoja saada kaikki irti sähköpostistasi. Kokeile itseäsi koskevia tekniikoita, analysoi tuloksia ja älä unohda jättää kommentteihin omia vinkkejäsi sähköpostin käytön tehostamiseen.