Kuinka tehdä enemmän ja tehdä vähemmän töitä

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

4, 5 tunnissa pystyt tekemään paljon enemmän kuin koko päivän toimistossa. Julkaisemme tänään kuusi mielenkiintoista vinkkiä Elena Prokopetsilta, matkustavalta kirjailijalta ja kirjailijalta, kulttuurilöytöistä.

Eilen ylitin kaksi rajaa, toteutin kolme meneillään olevaa projektia asiakkaiden kanssa, tein sopimuksen, jolla oli suuria näkymiä, ja illalla söin kotona sielunkumppanini kanssa.

Työskentelen 25 tuntia viikossa, nukun kahdeksan tuntia päivässä, minulla ei ole aikataulua, ja silti onnistun tekemään paljon enemmän asioita kuin silloin, kun olin liimattu toimiston pöytään yli 60 tuntia viikossa.

Olen kaukana siitä, että olisin yli-ihminen. Kaikki edellä kuvattu on vain havainnollistava esimerkki.

Koska olen paikasta riippumaton ja työskennellyt itselleni yli vuoden, sain arvokkaita opetuksia tehokkuudesta ja oman aikani hallinnasta.

Alla on luettelo elämän hackeista, jotka voivat vaikuttaa hyvin yksinkertaisilta. Kuitenkin, kun olet todella kokeillut niitä, huomaat, että tehtäväsi vievät yhä vähemmän aikaa.

1. Hyödynnä Zeigarnik-efektiä

Aivoissa on tunkeileva sisäänrakennettu toiminto, joka muistuttaa sinua jatkuvasti keskeneräisistä asioista, mikä kannustaa sinua suorittamaan tehtävän. Tämä on Zeigarnik-efekti, ja se auttaa sinua suorittamaan jo aloittamasi tehtävät.

Ei ole väliä haluatko ongelman ratkeavan vai ei, ota ainakin yksi pieni askel kohti sitä.

Edessäsi luova kriisi etkä osaa kirjoittaa? Avaa tyhjä tiedosto ja ala kirjoittaa mitä haluat. Pitäisikö aloittaa häiden suunnittelu? Aloita etsimällä morsiuskimppua. Pitääkö sinun kehittää yrityksellesi markkinointistrategia huomiseen mennessä? Tallenna muutama idea videolle, jotta pääset alkuun.

99 %:ssa tapauksista työskentelet tehtävän parissa katkeraan loppuun asti.

2. Käytä työkaluja projektinhallintaan (ei vain työtapauksiin)

Aivomme eivät pidä haastavista tehtävistä. Kun hän kohtaa jonkin abstraktin tehtävän, sano "keksi kuukausittainen markkinointikampanja", hän masentuu välittömästi ja tekee mieluummin niitä helppoja asioita, joita hän tekee.

Tästä syystä on välttämätöntä jakaa jokainen suuryritys muutamaan yksinkertaiseen, pieneen, saavutettavissa olevaan vaiheeseen.

Tässä projektinhallinnan työkalut tulevat esiin. Et halua missata mitään tärkeitä vaiheita, vai mitä?

On olemassa lukemattomia sekä ilmaisia että maksullisia henkilökohtaisia projektinhallintasovelluksia. Pidän eniten visuaalisesta lähestymistavasta johtamiseen.

Erityisen hienoa tässä sovelluksessa on se, että voit jäsentää tietoa niin kuin se tulee mieleen – suhteiden muodossa lineaarisen sijaan. Tämä tarkoittaa, että sen sijaan, että piirtäisit lineaarisen vaiheittaisen suunnitelman, voit luoda projektista yksityiskohtaisen kuvan useilla samanaikaisesti tai peräkkäin tapahtuvilla toimenpiteillä. (Lue lisää mielenkartoituksesta ja sen työkaluista täältä).

Toisin sanoen piirrät visuaalisen kartan, jonka avulla voit saada välähdyksen koko projektista, ja se auttaa sinua ottamaan pieniä askelia, jotka johtavat tavoitteesi saavuttamiseen.

Tässä on esimerkki tällaisesta projektista:

Miksi tämä visuaalinen lähestymistapa toimii hyvin minulle (ja ehkä toimii myös sinulle):

1. Tiedät aina, minkä vaiheen pitäisi olla seuraava, joten et edes jätä itsellesi mahdollisuutta lykätä.
2. Sinulla on yhdellä silmäyksellä suuri, selkeä kuva tavoitteistasi.
3. Koko projektin suunnittelu on yhtä helppoa kuin sen piirtäminen paperille (mitä olen tehnyt aiemmin), ja suunnitelman käyttäminen on paljon kätevämpää.
4. Jos työskentelet ryhmässä, on aina selvää, mitä on jo tehty ja mitä tehdään nyt. Tämä tarkoittaa, että tulee vähemmän virheitä ja myöhästyneitä määräaikoja.

Muita suosittuja työkaluja, joita käytän mielelläni, ovat Trello ja.

3. Muuta tapojasi

Nykyään on helppo löytää tietoa siitä, kuinka pysyt mukana kaikessa liiketoiminnassasi, mutta kuinka moni teistä ottaa nämä vinkit käyttöön? Minäkin olin tässä veneessä.

Meillä kaikilla on tottumuksia ja muutamme niitä suuresti. Yksi fiksu ratkaisu tähän ongelmaan löytyy kuitenkin Charles Duhiggin teoksesta The Power of Habit. Kirjoittaja kutsuu sitä tottumuksen kierreksi. Lyhyesti sanottuna tottumuksella on kolme osaa: ärsyke (tapaa edeltävä laukaisin), tottunut käyttäytyminen (todellisuudessa toiminnan toistaminen) ja palkkio (ulkoinen ja sisäinen palkkio, jonka saat tavanomaisen toiminnan suorittamisesta).

Nyt huono uutinen on, että et voi mitenkään vaikuttaa ärsykkeisiin. Hyvä uutinen on, että voit muuttaa käyttäytymistäsi.

On monia tuottamattomia asioita, joita olen tehnyt ja teen, mutta olen aina tuntenut syyllisyyttä siitä, että aloin heti aamulla ensimmäisenä postaamaan sosiaalisiin verkostoihin ja mediaan. Uusien viestien jakaminen blogissasi on okei. Mutta tiedän, että voin nopeasti jäädä mielettömään surffailuun muutaman tunnin ajan ja se tekee päivästäni sotkun.

Ratkaisu on ajoittaa edellisenä iltana verkoissa ja mediassa tehtävät. Aseta itsellesi tarkka aika, jolloin teet sen, ja tee se joka päivä.

Tätä lähestymistapaa voidaan soveltaa kaikkiin ärsykkeisiin, jotka johtavat negatiiviseen käyttäytymiseen.

Aina kun teet uuden tavanomaisen toiminnon, varmista, että palkitset itsesi siitä. Luo itsellesi rituaali, joka auttaa sinua ennakoimaan negatiivista käyttäytymistäsi, kuten holtitonta netissä surffaamista, rahankäyttöä tai makeisten syömistä, ja palkitse itsesi jollakin mukavalla joka kerta, kun voit välttää sen.

Toista 21 päivää, kunnes uusi tapa tarttuu.

4. Käytä 90 minuutin sääntöä

Noin 50 vuotta sitten neurotieteilijä Nathaniel Kleitman havaitsi, että kehomme liikkuu huipusta huippuun 90 minuutin välein koko päivän. Tämä ilmiö tunnetaan myös nimellä ultradian rytmi. Yksinkertaisesti sanottuna voimme olla tuottavia vain 90 minuuttia.

Mitä tapahtuu 90 minuutin kuluttua? Alamme etsiä lisäpolttoainetta kofeiinin, karkkipatukoiden tai omien stressihormonien muodossa: adrenaliinin, norepinefriinin ja kortisolin muodossa. Tällä hetkellä menetämme keskittymiskyvyn, lakkaamme ajattelemasta selkeästi emmekä näe kokonaisuutta.

Eilinen meni näin: saavuin lentokentälle ja työskentelin kahvilassa 90 minuuttia ennen koneeseen nousua (Wi-Fi ei ollut), katsoin elokuvan lennon aikana ja palasin töihin junalla Sveitsistä Ranskaan. Kun pääsin kotiin, tarkistin nopeasti postilaatikkoni, söin illallisen ja työskentelin vielä 90 minuuttia.

Tämän seurauksena tein vain 4,5 tunnissa suurimman osan työstä, johon olisin käyttänyt 8 tunnin työpäivän aiemmin.

5. Priorisoi viimeinen

Yksi Pentagonin johtaja tiivisti loistavasti tämän neuvon ydin:

Ensin teen luettelon prioriteeteista: ensimmäinen, toinen, kolmas ja niin edelleen. Ja sitten yliviivaan kaikki kolmannen alapuolella.

Tämä on kultainen sääntö jokaiselle päivittäiselle tehtävälistalle. Siirrä kaikki kolmannen jälkeiset tehtävät seuraavaan päivään.

Etkö voi määrittää, mitkä tehtävät ovat tärkeämpiä?

1. Harkitse, onko tehtävien välillä riippuvuutta. Onko mahdollista ottaa vaihe A ilman vaihetta B? Jos ei, niin tehtävä B on tärkeämpi. Valitse ne tehtävät, jotka vaikuttavat tulevaan menestykseesi.
2. Käytä päätösmatriisia.

Kaikki oikeassa yläkulmassa on oltava Tee se nyt -tarralla. Vaikeat ongelmat, joita on vaikea toteuttaa, on yhdistettävä muihin, vähemmän vaikeita. Tehtävät, joilla on vähän vaikutusta ja jotka on helppo tehdä, kannattaa delegoida.

6. Järjestä "lentokenttäpäivä"

Minulle erittäin tuottava työpaikka on lentokentät ja lentokoneet. Itse asiassa pidän jatkolennoista useammin kuin suorista lennoista (ne ovat muun muassa vähintään 100 dollaria halvempia), ja yritän suorittaa mahdollisimman monta tehtävää päivinä, kun olen tien päällä, enkä kun työskentelen kotoa.

Anna minun nyt selittää.

Sinulla on tiukasti rajoitettu aika (ennen lähtöä tai ennen koneeseen nousua) ja rajoitettu ilmainen Wi-Fi. Tämä tarkoittaa, että voit sprintillä 90 minuuttia pysyäksesi tuottavana.

Sinulla ei ole mitään häiritsevää, kun olet lentokoneessa: puhelimesi on sammutettu, ja vain puhdasta, tehokasta työtä on tehtävä rajoitetussa ajassa. Yritän usein luoda samanlaisen ilmapiirin kotiin: sammutan Internetin ja teen työni 90 minuutiksi ilman, että mikään muu häiritsee minua.

Tehdään yhteenveto. Tässä on suunnitelma tehdä enemmän ja tehdä vähemmän työtä:

1. Ota ensimmäinen askel liiketoiminnassasi ja anna Zeigarnik-efektin auttaa sinua toteuttamaan se.
2. Käytä projektinhallintatyökaluja selvittääksesi, mitä on tehtävä, ja pysyäksesi keskittyneenä.
3. Seuraa ärsyttäjiäsi ja muuta ne positiivisiksi tavoiksi.
4. Käytä 90 minuutin sääntöä.
5. Priorisoi ja työskentele tärkeimpien tehtävien parissa.
6. Poista kaikki, mikä häiritsee sinua. Anna itsellesi esimerkiksi "lentokenttäpäivä".