13 asiaa liikekirjeenvaihdossa, jotka vain ärsyttävät

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Jos et halua suututtaa toista ihmistä, älä tee tätä.

1. Tervehdyksen puute

Et kirjoita liikekirjettä huviksesi, tarvitset jotain vastaanottajalta. Siksi on oikein aloittaa se kohteliaisuudella - tervehdyksellä. Ilman sitä toimiminen on kuin avaisi oven jonkun toisen toimistoon jalallasi.

Miten ei

Parempi näin

2. Ilmaus "Hyvää päivää"

Jos et kirjoita liikekirjettä suoraan 2000-luvulta, valitse nykyaikaisempi sanamuoto. Sillä ei ole väliä, että et voi ennustaa tarkasti, milloin toinen henkilö lukee viestin. "Hyvää päivää" -vaihtoehto on neutraalin, mutta voit käyttää myös kirjeen lähetysajankohtaa. Ja jätä "hyvä aika" menneisyyden puolikuolleille foorumeille.

Miten ei

Parempi näin

3. Käsittelyvirheet

On hämmästyttävää, kuinka paljon virheitä voi tehdä näin lyhyessä tekstissä. Ensinnäkin monet ovat ottaneet pilkuilla erotetun säännön kirjaimellisesti. Tästä syntyy mestariteoksia, kuten "Rakas Anton Mikhailovich". Vetoomus ei ole vain nimi, vaan myös siitä riippuvaisia sanoja.

Toiseksi, tarkista huolellisesti vastaanottajan nimi. Älä soita Alekseev Alexandraksi, Marin Mariaksi ja tulkitse nimikirjaimia.

Miten ei

Parempi näin

4. Lyhenteet ja yksitavuiset vastaukset

Liiketoiminnan kirjoittaminen edellyttää, että kommunikoit kokonaisilla lauseilla. Tästä lähestymistavasta on käytännön hyötyä: keskustelukumppanin ei tarvitse arvata, mitä tarkoitat, koska paljastat kaikki vivahteet etkä anna mahdollisuutta tulkita sanoja väärin. Ja "OK" voi tarkoittaa mitä tahansa. Lisäksi leikkaukset eivät säästä paljon aikaa.

Miten ei

Parempi näin

5. Huumori ja metaforat

Liikekirje ei saa jättää tilaa tulkinnalle. Kaikkia sanoja käytetään niiden suorassa merkityksessä, eivätkä ne tarkoita erilaisia tulkintoja. Muussa tapauksessa odota ylimääräistä kirjeenvaihtoa, jossa saat selville, kenellä oli mitä mielessä. Ja se voi viedä paljon aikaa.

Miten ei

Parempi näin

6. Huutomerkit

Huutomerkkejä ei usein käytetä kirjallisissa teksteissä, koska ne on suunniteltu ilmaisemaan vahvoja tunteita. Liikekirje ei ole ilmaisun alusta, vaikka todella haluaisit ilmaista keskustelukumppanille mielipiteesi.

Et ehkä tarkoita mitään erityistä, mutta keskustelukumppanille huutomerkki on merkki siitä, että hän todennäköisesti tekee jotain väärin. Pidä siis molemmat aistisi ja Shift + 1 -näppäinyhdistelmä hallinnassa. Huutomerkki on sopiva vain liikkeessä.

Miten ei

Parempi näin

7. Runsaus byrokraatteja

Halu ilmaista itseään muodollisemmin synnyttää usein hirviömäisiä rakenteita, joissa on äärimmäisen vaikeaa erottaa merkitystä. Älä käytä liikaa monimutkaisia lauseita ja kirjoita helpommin.

Miten ei

Parempi näin

8. Caps Lock

Ei kannata korostaa rivejä isoilla kirjaimilla. Internetissä se symboloi edelleen huutamista. Kukaan ei pidä siitä, että hänelle huudetaan. Jotta viesti olisi selkeä, tee se selväksi.

Miten ei

Parempi näin

9. Lause "Kiitos etukäteen"

Kiitos, et tietenkään voi laittaa taskuun, mutta varhainen kiitollisuus asettaa keskustelukumppanin kiusalliseen asemaan. Hyvätapainen ihminen tuntee olevansa velvollinen täyttämään pyyntösi, vaikka hän ymmärtäisi, ettei hänen pitäisi tehdä sitä. Ja sinut muistetaan heitto-ongelmista.

Jos keskustelukumppania on vielä kannustettava, on parempi kuvailla, kuinka hänen on hyödyllistä vastata pyyntöösi.

Miten ei

Parempi näin

10. Outo aiherivi tai ei aihetta ollenkaan

Ei ole turvallista avata käsittämättömiä kirjeitä, joten viesti ilman aihetta on vaarassa joutua roskapostiin. Luonnollisesti henkilö on hyvin vihainen, kun hän saa selville, että sanan "Zina, kumi" alla oli tärkeä asiakirja, joka oli piilotettu rengastehtaan johtajalta Zinaidalta.

Miten ei

Parempi näin

11. Tuttuus

Liiketyylistäsi ei pidä poiketa, vaikka vastaanottaja olisi paras ystäväsi. Ensinnäkin hänen on ehkä lähetettävä kirje pomolleen tai urakoitsijoilleen. Toiseksi kirje voi joutua kolmansiin käsiin vahingossa ja vaarantaa sen ja samalla sinä.

Kolmanneksi sinun on tehtävä ero henkilökohtaisen ja työn välillä. Yritysten intressit eivät aina ole samat kuin henkilökohtaiset. Itsellesi kannattaa jättää liikkumavaraa ystävällisten suhteiden ylläpitämiseksi tekemättä neuvotteluissa myönnytyksiä.

Miten ei

Parempi näin

12. Kirjeenvaihdon historian puute

Jos chattailet aktiivisesti jonkun kanssa, vastaanottaja on tietoinen keskustelun aiheista ja voi helposti palata dialogin alkuun hiiren rullaa kääntämällä. Mutta kun ajoittain vaihdat kirjeitä sähköpostitse, keskustelukumppani voi unohtaa kuka olet ja mitä tarvitset häneltä.

Tee sen tekemisestä henkilön helpoksi: Muistuta yhdessä kappaleessa henkilöä siitä, mistä hän puhuu.

Miten ei

Parempi näin

13. Viestiketjujen sopimaton käsittely

Postipalvelujen ja agenttien avulla voit työskennellä viestisäikeiden kanssa. Se on todella hyödyllinen työkalu, jos sitä käsitellään oikein. Mutta kaikki eivät onnistu.

Ehkä olet jo joutunut joukkopostituksen uhriksi, jonka osallistujat eivät vastaa suoraan kirjoittajalle, vaan kaikille. Tuloksena epämiellyttävä keskustelu täyttää postilaatikkosi, ja saat rangaistuksia niille, jotka eivät löydä oikeaa painiketta. Samalla yleiseen tietokenttään pääsee usein tietoa, jota ei ole tarkoitettu uteliaille silmille.

Mitalilla on myös huono puoli: kun tärkeässä keskustelussa yksi osallistujista ei vastaa kaikille, vaan yhdelle henkilölle. Ja vastaanottajan on käytettävä paljon aikaa kirjeiden lähettämiseen työnsä sijaan.