Ajanhallinta yksinkertaisin sanoin. 11 syytä heittää pois tehtävälistasi

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

En ymmärrä ihmisiä, jotka jatkavat paperisuunnittelijoiden käyttöä 2000-luvulla! Se ei ole mukavaa. Se on huolimatonta. Se vahingoittaa tehokkuuttasi. Leikkauksen alla - 11 todistetta tästä.

En ymmärrä ihmisiä, jotka jatkavat paperisuunnittelijoiden käyttöä 2000-luvulla!

Se ei ole mukavaa. Se on huolimatonta. Se vahingoittaa tehokkuuttasi.

Leikkauksen alla - 11 todistetta tästä.

Mitä sähköiset järjestäjät tarjoavat meille sellaista, joka ei ole muistikirjassa?

1. Kontekstit

Kontekstit ovat GTD-ajanhallintajärjestelmän selkäranka.

Mikä on tehtäväkonteksti?

Konteksti on erityinen ehto, jossa toiminto voidaan suorittaa.

• Voit ruokkia kissan vain kotona. Koska tämä on sinun kissasi. Ja hän on kotona.
• Voit "ostaa maitoa" vain kaupasta. Missä tahansa. Mutta kaupassa. Ei yliopistossa.
• "Ottaa luentoja Vasyasta" sisältää kaksi kontekstia kerralla. "Yliopisto" ja "Vasya".

Tämä välilehti sisältää esimerkiksi kotityöni:

Ja tässä toimistokotelot:

Minulla on myös kontekstit "osta", "auto", "kävely", "kaikkialla", "äiti" ja muut.

Tehtävällä voi olla yksi, kaksi tai useampi konteksti.

2. Tehtäväpuu

On yksittäisiä tehtäviä, kuten "kastella kukkia". Ja tehtäviä on - osa projektia. Esimerkiksi öljynvaihtoprojekti:

Tässä tapauksessa on hyödyllistä nähdä tehtäväpuu. Näin et eksy tehtävälistoihin, vaan ymmärrät aina missä olet menossa.

Sähköisessä suunnittelijassa yksi tehtävä voi olla useilla näistä välilehdistä. Jos napsautan "Suorita tehtävä", se katoaa kaikkialta.

3. Muistutukset

Kyllä, paperipäiväkirjassa voit liittää tehtävän tiettyyn päivämäärään. Mutta vain sähköinen suunnittelija voi MUISTUTTA oikean ajan tulosta. Lisäksi haluamassasi muodossa:

• ääni (tietokoneella ja älypuhelimella samanaikaisesti);
• tekstiviestillä;
• sähkopostilla.

4. Liikkuvuus

Milloin sähköisistä suunnittelijoista tuli todella hyödyllisiä?

Vasta kun he oppivat synkronoimaan asioita tietokoneen ja älypuhelimen välillä.

Yksinkertainen työsuunnitelma ilmestyi heti:

• Monimutkaiset projektit, tehtävät konteksteilla, aloituspäivämäärä ja prioriteetti - ajoitamme TIETOKONEELLA.
• Mutta me juoksen, ajamme, suoritamme tehtäviä - ÄLYPUHELIMELLE.

Suunnittelijoilla on nyt liikkuvuus. Minne ikinä menetkin, kaikki tehtäväsi ja projektisi, kaikki tarvitsemasi tiedot ovat käden ulottuvilla. Ja saatavilla kolmella napsautuksella.

Voiko muistikirjasi ylpeillä tästä?

5. Sykliset tehtävät

Meillä kaikilla on tapahtumia, jotka toistuvat silloin tällöin. Esimerkiksi:

• Maksa Internetistä joka kuun viides päivä.
• Vastaanota maksumääräys joka kuukauden ensimmäinen maanantai.
• Käy kuntosalilla joka tiistai ja torstai.
• Uusi hosting joka tammikuu.

Ja yksinkertaisin on onnittelut syntymäpäivän ja loman johdosta. Jokaisella on niitä varmasti!

Ihmiset, joilla on paperipäiväkirja, kirjoittavat nämä tapahtumat manuaalisesti aikatauluihinsa. Kamalan epämukavaa!

Sähköinen suunnittelija tekee kaiken itse:

Kuten näet, voit luoda minkä tahansa monimutkaisen toiston. On hyödyllistä, että voit asettaa toistojen määrän, jonka jälkeen tehtävä katoaa. Esimerkiksi, jos sinulle on määrätty 10 pistosta.

6. Varmuuskopiointi

Varmuuskopion tekeminen ohjelmassa on helppoa. Lisäksi kopio tehtäväpuustasi tallennetaan:

• levyllä;
• pilvessä;
• älypuhelimessa;
• PC:llä.

Lisäksi kopiot kaikista tehdyistä muutoksista ovat käytettävissäsi!

Toisin sanoen et koskaan menetä tehtäviäsi.

Mitä sinulle tapahtuu, jos kadotat muistikirjasi? Huutaa kuin susi kuussa? Tarvitsetko sitä?

7. Ryhmätyö

Lähes kaikki suunnittelijat sallivat tämän.

• Annat tehtävän alaiselle.
• Sinulle on annettu tehtävä.
• Keskustelet ongelmasta ryhmässä (Wunderlist).

8. Hae tehtävien mukaan

Vakava liikemies kurkistelee hämmentyneenä päiväkirjaansa: "Jossain kirjoitin… jonnekin tänne se oli… hetken…" Se on outo kuva.

Sähköisessä suunnittelijassa tämä on poissuljettu: haku on paljon helpompaa.

9. Linkkien ja tiedostojen liittäminen

On niin kätevää yksinkertaisesti osoittaa tehtävän muistiinpanoissa linkki tai tiedosto. Esimerkiksi ajo-ohjeet.

En voi edes kuvitella kuinka se tehdään paperilla.

Lisäksi esimerkiksi Todoist Scheduler -sovelluksella voit tallentaa äänimuistiinpanoja tehtävää varten.

10. Värikoodaus

Tiedän, että monet ihmiset käyttävät erilaisia värejä ja fontteja muistikirjoissaan. Olen samaa mieltä, se on kätevää.

Mutta miksi piirtää jotain käsin, kun kaikki tämä voidaan tehdä skripteillä:

Näin väritin tehtäväni. Uskokaa minua, värjäysmahdollisuuksia oli paljon enemmän.

Ja kaikki tämä tapahtuu ilman minun osallistumistani. Kysyin vain kerran, miltä ne näyttäisivät:

• hankkeet;
• kansiot;
• nykyiset tehtävät;
• passiiviset tehtävät;
• tärkeät tehtävät;
• nopeita tehtäviä.

11. Muu

Elektroniikka on tulossa älykkäämpää, uusia tekniikoita on tulossa. Ei ole yllättävää, että kaikki tämä näkyy sähköisissä suunnittelijoissa. Jo saatavilla tai tulossa saataville:

• GPS-muistutusten käyttö (älypuhelin muistuttaa sinua ostamaan maitoa, kun kävelet myymälän ohi);
• älykäs äänisyöttö ja puhetehtävien ohjaus;
• pelillistämisjärjestelmät (Todoist, HabitRPG).

Vaikeaa?

Älä viitsi!

Ei kovempaa kuin mikroaaltouunisi!

Sinun tarvitsee vain istua alas ja omistaa yksi tunti ajasta. Ja muuta elämäsi ikuisesti. Paremmaksi!

Yhteenveto

Ymmärrän ihmisiä, joiden on vaikea hylätä vanhaa hyväksi havaittua paperia - paperisuunnittelijaansa. Mutta eikö konservatiivinen ajattelu puhu sinussa? Vastustatko uusia teknologioita? Siirrätkö itsellesi rutiinin, jota automaatin pitäisi tehdä?

En ymmärrä ihmisiä, jotka jatkavat paperisuunnittelijoiden käyttöä 2000-luvulla.

Kirjoita kommentteihin

Onko sinulla erilainen näkökulma? Hienoa, kirjoita siitä!