Kuinka priorisoida, kun olet jatkuvasti ylikuormittu

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Määrittelemme tärkeimmän asian elämässä ja opimme asettamaan sen etusijalle.

Kun olet hukkumassa tehtävien ja sitoumusten mereen, jopa päättää, mitä tehdä ensin, voi olla hankalaa. Tällaisessa tilanteessa on tärkeää hyväksyä, että kaikkea on yksinkertaisesti fyysisesti mahdotonta saada valmiiksi, ja korostaa tärkeintä. Muuten stressi ja syyllisyys ahdistavat sinua.

Minkä pitäisi olla etusijalla

Jokaisella on omat erityistehtävänsä, mutta on useita elämän alueita, joihin meidän kaikkien tulisi kiinnittää enemmän huomiota. Ne auttavat sinua pääsemään lähemmäs pitkän aikavälin tavoitteitasi ja tekevät elämästäsi arvokasta. Silti monet jättävät ne huomiotta kuukausia tai jopa vuosia. Yritä siirtää ne tehtäväluettelosi alkuun.

1. Terveys

Terveet elämäntavat jäävät useammin taustalle. Luovumme kävelystä puistossa ja treenaamisesta saadaksemme asiat tehtyä tai valitsemme pikaruokaa, jotta emme tuhlaa aikaa ruoanlaittoon.

Tällaisten päätösten tulokset kerääntyvät ja alkavat vaikuttaa kaikilla elämänaloilla. Pikaruoka ei anna tarpeeksi energiaa toimiakseen hyvin. Stressi ja ärtyneisyys, joka johtuu siitä, että emme välitä itsestämme, voivat saada meidät tuntemaan olevansa rakkaidemme luona. Seurauksena ei vain fyysinen hyvinvointi kärsi, vaan myös henkinen hyvinvointi, emotionaalinen tila huononee. Muista siis: terveys on kaiken perusta.

2. Nuku

Valmistaudu kokeisiin, lopeta raportin kirjoittaminen, pysy myöhään katsomassa sarjoja – valitsemme kaikkea muuta kuin nukkua. Näyttää siltä, että sitä vähentämällä saamme muutaman lisätunnin asioillemme. Mutta hinta on erittäin korkea.

Olet todennäköisesti kokenut unen puutteen vaikutuksia: väsymystä, ärtyneisyyttä, kyvyttömyyttä keskittyä ja tehdä jotain tuottavaa. Mutta tutkimukset osoittavat, että jatkuva levon puute johtaa paljon vakavampiin ongelmiin sydän- ja verisuonijärjestelmän sairauksista aivojen heikkenemiseen. Älä unta laiminlyödä.

3. Suhteet rakkaansa

Stressin hetkinä aloitamme usein suhteet rakkaiden kanssa uskoen, että he eivät katoa mihinkään ja palaamme kommunikointiin, kun meillä on enemmän aikaa. Ja niin jäämme väliin lapsen konsertista työtapaamisen takia tai unohdamme toivottaa ystävälle hyvää syntymäpäivää, koska ajatukset ovat kiireisiä. Tällaiset pienet asiat kerääntyvät ja pilaavat suhteita, ja niitä on vaikea palauttaa myöhemmin.

Käytä aikaa perheen ja ystävien vahvistamiseen, jotta sinun ei tarvitse katua sitä, mitä menetit. Tässä on joitain vinkkejä, joiden avulla voit tehdä tämän:

• Ota ensimmäinen askel. Älä odota, että muut ehdottavat jotain. Ole se, joka pitää yhteyttä ja kutsuu perheen ja ystävien jonnekin.
• Päätä itse, mitä et jää kaipaamaan mistään maailmassa. Jossain vaiheessa joudut väistämättä tekemään valinnan työn tai muiden velvollisuuksien puolesta. Mutta täytyy olla tilanteita, joita ei voi jättää huomiotta, kuten hääpäivä tai ystävän auttaminen hänelle vaikealla hetkellä.
• Olla yhteydessä. Olemme kaikki kiireisiä, mutta tämä ei ole syy menettää yhteyttä. Soita, kirjoita, onnittele rakkaitaan voitoista, ilmaise myötätuntoa epäonnistumisten sattuessa, kiitos ja ota yhteyttä juuri niin.

4. Tuottava työ

Ahkera työskentely ja tuottavuus eivät välttämättä ole sama asia. Voit työskennellä aamusta iltaan, mutta saat minimaalisia tuloksia. Siksi on tärkeää toimia paitsi ahkerasti myös viisaasti: työskennellä syvällisesti, keskittyä tehtäviin, jotka auttavat kasvamaan, myös ammatillisesti. Etsi ja priorisoi mahdollisuuksia, joiden avulla voit oppia uusia asioita ja tehdä asioita, jotka inspiroivat sinua.

Mitä jättää prioriteettien ulkopuolelle

Jos haluat nostaa jotain tehtävälistalla, sinun on luovuttava jostain muusta. Tässä on joitain aktiviteetteja, joilla voit vapauttaa aikaasi ja energiaasi.

1. Sosiaalinen media ja sisällön imeytyminen

Instagramin tai Twitterin uutuuksien tarkistamisen ei pitäisi olla prioriteettisi. Digital Minimalism -kirjailija Cal Newport neuvoo näin: "Keskity kouralliseen huolellisesti valittuun verkkotoimintoon, joka tukee arvojasi, ja ohita muut."

Tämän prosessin helpottamiseksi:

• Seuraa, mihin aikasi kuluu. Tätä varten on olemassa erityisiä palveluita. Kun näet kuinka paljon tuhlaat, on helpompi suunnata se aika johonkin muuhun.
• Tee itsellesi pääsy vaikeammaksi. Poista sosiaalisen median sovellukset ikävystymisen välttämiseksi.

2. Arvoltaan vähäiset tehtävät

Aina on asioita, jotka vievät paljon aikaa, mutta eivät vie meitä eteenpäin:

• tarkistaa postit ja vastata kirjeisiin;
• lue kertyneet viestit työkeskusteluissa;
• tehdä toistuvia hallinnollisia tehtäviä;
• täyttää jonkun kiireellinen pyyntö.

Tällainen liikevaihto vain häiritsee pääasiasta. Muistuta itseäsi, että et saavuta suuria tavoitteita, jos teet vain sellaisia pieniä asioita koko ajan.

3. Negatiivinen asenne

Pysähdymme usein epämiellyttäviin tapahtumiin ja takaiskuihin, epäilemme itseämme tai vihaamme muita. Tämä ei vain pilaa mielialaa, vaan vie myös aikaa, joka voidaan käyttää elämän muutoksiin. Käytä seuraavia strategioita välttääksesi juuttumisen negatiivisiin ajatuksiin:

• Kerää kokoelma kohteliaisuuksia. Kun joku on sanonut jotain hyvää, kehunut, kiittänyt, kehunut sinua, kirjoita se muistivihkoon tai tallenna kuvakaappaus. Kun olet huonolla tuulella, ystävällisten sanojen uudelleen lukeminen auttaa sinua tuntemaan olosi paremmaksi.
• Tarkkaile sisäistä dialogiasi. Kun huomaat negatiivisia ajatuksia itsestäsi, kuvittele sanovasi jotain sellaista läheiselle ystävälle tai lapselle. Todennäköisesti huomaat olevasi liian kriittinen itseäsi kohtaan.
• Ole ystävällisempi. Muista, että ihmiset ovat saattaneet satuttaa sinua, koska he itse kokivat vaikeuksia. Mutta älä unohda olla armollinen itsellesi. Jos sinusta tuntuu, että henkilö on myrkyllinen, puolusta rajojasi tai lopeta kommunikointi.

Tärkeän asettaminen etusijalle

1. Yhdistä kaikki tehtävät

Varmasti sinulla on lista työtehtävistä ja henkilökohtaisista asioista, ja päässäsi pyörii jatkuvasti erilaisia ideoita. On niin vaikea tietää, mistä aloittaa. Siksi ensimmäinen askel on kerätä kaikki tapaukset yhteen paikkaan ja merkitä, mihin päivämäärään mennessä ne on saatava päätökseen. Voit tehdä tämän käyttämällä paperia tai palveluita, kuten Trello ja Todoist.

2. Päästä eroon häiriötekijöistä

Estä pääsy aikaa vieville sivustoille. Voit tehdä tämän koko päivän tai tietyn ajan, jolloin sinun on tehtävä työtä ilman häiriötekijöitä. Jos tämä ei ole sinulle vaihtoehto, poista ainakin tarpeettomat ilmoitukset käytöstä.

3. Vastusta halu vaihtaa johonkin uuteen

Aina tulee uusi idea tai tehtävä, johon haluat tarttua. Mutta vaihtamalla yhdestä toiseen et edisty tekemässäsi. Vaikka kyllästyisit, kokeile sitä. Älä luovu yhdestä tavasta viikon kuluttua kokeillaksesi toista. Älä ota uutta projektia ennen kuin olet saanut valmiiksi nykyisen.

4. Erota tärkeät ja kiireelliset asiat

Meillä on tapana priorisoida tehtävät määräajoin, vaikka ne olisivat meille vähemmän tärkeitä sinänsä. Mutta aktiviteetit, kuten isoäidille soittaminen tai kävelylle meno, eivät ole ensisijaisia, vaikka ne vain tekevät elämästä tasapainoista ja antavat arvokkaita muistoja.

Käytä Eisenhower Matrixia tapausten priorisointiin. Siinä on neljä luokkaa:

• Kiireellinen ja tärkeä: sinulle arvokkaita tehtäviä - ne on suoritettava mahdollisimman pian.
• Ei kiireellinen, mutta tärkeä: tehtäviä, jotka auttavat kehittymään - ne on kirjattava kalenteriin.
• Kiireellinen mutta merkityksetön: tehtäviä, jotka voidaan delegoida jollekin toiselle.
• Ei-kiireellinen ja merkityksetön: luopuvia tehtäviä.

Yritä tehdä tärkeitä asioita mahdollisimman paljon ja minimoi merkityksettömät.

5. Älä hallitse aikaa, vaan energiaasi

Tätä varten sinun on määritettävä, milloin olet tuottavin ja jaettava tehtävät energiatasosi perusteella. Esimerkiksi:

• Jos heräät aikaisin, tee tärkeät asiat aamulla, kun olet energisin.
• Jos olet yökyöpeli, tee projekteja, jotka vaativat keskittymistä iltaisin.
• Jos sinulla on pieniä lapsia, tuottoaikasi on silloin, kun he nukkuvat tai joku muu huolehtii heistä. Käytä näitä aukkoja tärkeimpiin tehtäviisi.

6. Tee luettelo sitoumuksistasi

Otamme usein liikaa, vaikka energiamme ja aikamme ovat rajallisia. Siksi on hyödyllistä tarkistaa velvollisuutesi säännöllisesti:

• Tee mahdollisimman yksityiskohtainen luettelo siitä, mihin käytät aikaasi.
• Jaa nämä toiminnot luokkiin: ura, perhe, harrastukset ja niin edelleen.
• Päätä, kuinka paljon aikaa prosentteina haluat käyttää kuhunkin kategoriaan.
• Vähennä vähemmän tärkeiden tehtävien määrää, jotta sinulla on tarpeeksi resursseja tärkeimpiin.
• Tee joka päivä tehtävälista pääkategoriojesi perusteella.

7. Pyri "syömään sammakko" mahdollisimman pian

Sammakko tarkoittaa päivän vaikeinta tai epämiellyttävää asiaa. Esimerkiksi työskennellä projektin parissa, josta haaveilet, urheilla, kirjoittaa tuhat sanaa tulevaa kirjaa varten. Yleensä haluat lykätä tällaisia asioita myöhemmäksi, mutta on parempi tehdä ne ensin.

Tämä vie sinut eteenpäin ja tekee kaikesta muusta helpompaa päivän aikana. Jos "syöt sammakon" joka päivä, saavutat vähitellen parempia tuloksia.

8. Jaa tehtävät lohkoissa

Tämä auttaa sinua laatimaan aikataulun prioriteettien perusteella etkä tuhlaa aikaa vaihtamiseen. Näin menetelmä toimii:

• Tee lista päivän tehtävistä.
• Jaa samantyyppiset tehtävät lohkoihin, esimerkiksi "Postin käsittely", "Tekstin kirjoittaminen", "Ajanvaraukset".
• Laske kuinka kauan kullekin lohkolle kestää.
• Lisää lohkoja kalenteriin yksitellen.
• Siirry seuraavaan vasta, kun olet lopettanut edellisen.
• Siirrä tarvittaessa lohkoja kalenterissa.

Yritä saada ainakin yksi lohkoista joka päivä omistettua prioriteeteillesi.

Lue myös?

• 7 tehokasta suunnittelumenetelmää, jotka auttavat sinua pysymään raiteilla
• Kuinka olla tuottavampi: 7 pääsääntöä
• 4 tapaa järjestää tehtävälistasi, jotta voit työskennellä älykkäämmin