Tuottavuuden salaisuudet suositun Todoist-tehtävänhallintapalvelun luojalta

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Todoist-kirjailija Amir Salihefendic on kehittänyt oman tuottavuusjärjestelmän, joka on auttanut häntä saavuttamaan tavoitteensa ilman stressiä 9 vuoden ajan. Tänään Amir puhuu järjestelmästään ja sen integroinnista Todoistin kanssa.

Useimmat ihmiset eivät pyri virtaviivaistamaan työnkulkuaan, antavat asioiden mennä itsestään ja toivovat parasta. Mutta jos sinulla on järjestelmä, voit liikkua monien tehtävien välillä, priorisoida etkä tunne itsesi ylikuormitukselta.

Nimesin tuottavuusjärjestelmäni Systemistiksi. Keksin sen - ja Todoist perustuu siihen - vuonna 2007. Asuin tuolloin hostellissa Århusissa (Tanska) ja opiskelin tietojenkäsittelytiedettä. Minulla oli kaksi osa-aikatyötä ja monia henkilökohtaisia projekteja. Tunsin itseni hämmentyneeksi ja epäjärjestyneeksi. Kaikki muuttui, kun systemistinen ajatus tuli mieleen.

Mitä tämä järjestelmä on auttanut minua saavuttamaan?

1. Perusta Doist Ltd. ja kehittää tuote, jonka avulla ihmiset voivat saavuttaa uskomattomia tuloksia.
2. Yhdistää onnistuneesti perustajan ja toimitusjohtajan tehtävät. Minulla on aikaa kaikkeen, enkä tunne itseäni ylikuormittuneeksi. Yritys työllistää 50 henkilöä, ja tuskin kukaan heistä näki minut uupuneena.
3. Tunnista työnkulun tärkeimmät osat joka päivä ja muista aina tärkeät sähköpostit, tapaamiset ja projektit.
4. Nauti elämästä työn ulkopuolella: vaimosi kanssa viettämisestä, matkustamisesta, itseopiskelusta ja urheilusta, terveydenhoidosta.

Työn ja henkilökohtaisen elämän välinen tasapaino on avain henkilökohtaiseen tehokkuuteen.

Systemist toimii parhaiten yhdessä Todoistin kanssa. Mutta voit käyttää mitä tahansa muita tehtävänhallintaohjelmia ja palveluita. Järjestelmän perusperiaatteet ovat paljon tärkeämpiä kuin erityiset työkalut.

6 Systemistiset periaatteet

1. Käytä kaikkialla

Järjestelmä on järjestelmä, käyttää sitä kaikkialla ja kaikkialla. Sinulla on oltava pääsy ajoittimeen mistä tahansa laitteesta ja missä tahansa.

Olemme tehneet kovasti töitä saadaksemme Todoistin saataville maailmanlaajuisesti. Suosittelen asentamaan sen (tai muun vastaavan sovelluksen) välittömästi kaikkiin laitteisiin ja alustoihin, jotka sinulla on: puhelimeen, tablettiin, kannettavaan tietokoneeseen, selaimiin ja niin edelleen.

2. Käytä kaikkeen

Järjestelmä toimii, jos se kattaa kaikki henkilökohtaisen ja työelämän osa-alueet. Tämä antaa sinulle vapautta. Hallitset kaikkea tärkeää etkä unohda enää sellaisia asioita kuin tapaaminen asiakkaan kanssa tai lahjan ostaminen rakkaalle.

Lähes kaikki toimintani on virtaviivaista. Erityisesti olen systematisoinut:

1. Tulevat tapahtumat (kokoukset yrityksen sisällä ja ulkopuolella).
2. Monimutkaiset hankkeet, jotka on pirstoutunut useisiin pieniin vaiheisiin.
3. Toistuvia tehtäviä pitkäaikaisten projektien hallitsemiseksi.
4. Sähköposti (jos en pysty vastaamaan kirjeeseen heti, käännän sen avun avulla tehtäväksi).
5. Virheraportit, jos niiden korjaaminen on sidottu minuun.
6. Julkaisuluettelo (jaettu työtovereiden kanssa).
7. Ostoslista (jaettu vaimoni kanssa).
8. Verkkosivut, joilla en voi ryhtyä toimenpiteisiin välittömästi. Esimerkiksi Amazon.com-sivuston tuotesivu (ei vielä päättänyt ostaako vai ei), elokuvasivu IMDb:ssä, jonka haluan katsoa, tai artikkeli, jonka haluan lukea myöhemmin. Kaikkeen tähän käytän.
9. Terveystehtävät (viikoittainen kuntosali ja lenkkeilyharjoitukset).

3. Jaa suuret tehtävät toteutettavissa oleviksi pieniksi

Pienikin tehtävä on helpompi suorittaa. Siksi jaa suuret projektit aina pieniin osatehtäviin, jotka voidaan suorittaa tunnissa (tai vähemmän). Ensinnäkin se auttaa sinua ymmärtämään, kuinka paljon aikaa kuluu tämän tai tuon tekemiseen. Ja toiseksi, näet edistystä.

On tärkeää, että tehtävä on toteutettavissa. Sinun täytyy pystyä toteuttamaan se, mitä olet laittanut tehtävälistallesi.

4. Priorisoi

Teen 15-25 tehtävää joka päivä. Ne ovat tällä hetkellä tärkeimmät.

Se on helppo priorisoida Todoistissa. Näin teen:

1. Muista asettaa määräaika, johon mennessä tapaus on saatettava päätökseen. Asetan tärkeitä tehtäviä tälle päivälle tai huomiselle, kirjoitan merkityksettömiä tulevaisuutta varten.
2. Ilmoitan priorisointitasot. Niitä on Todoistissa neljä. Palvelu lajittelee tehtävät automaattisesti tärkeyden mukaan.
3. Tehtävän tärkeyden korostamiseksi käytän tageja, kuten @high_impact. Niiden avulla on kätevä seurata kuinka monta tärkeää tehtävää päivässä tehdään.

5. Tyhjennä tehtävälistasi joka päivä

Ennen kuin aloin käyttämään 0-saapuneetlaatikon sääntöä, sähköpostini oli kaoottinen. Minusta tuntui kamalalta joka kerta, kun minun piti raivata rauniot.

Tehtävien hallintaan käytän samanlaista sääntöä - "0 tehtävää tehtäväluettelossa".

Jos sinulla ei ollut aikaa tehdä kaikkea, mitä suunnittelit päivälle, älä siirrä jäljellä olevia tehtäviä seuraavaan päivään. Nollaa sen sijaan tehtävälistasi ja luo uusi suunnitelma. Tämän avulla voit arvioida tilannetta, ymmärtää missä olet ja priorisoida uudelleen.

6. Saat aina palautetta

Useimmat ajanhallintajärjestelmät keskittyvät siihen, mitä on tehtävä, eikä siihen, mitä on jo tehty. Mutta mitä järkeä on, jos et näe edistymistäsi etkä ymmärrä, kuinka tuottava olet?

Siksi loimme. Sen avulla voit seurata, visualisoida ja parantaa henkilökohtaista suorituskykyä.

Todoist Karma on kuin minipeli: suoritat tehtäviä, keräät pisteitä ja näet värikarttojen kasvavan. Se on erittäin jännittävää, etenkin ajanhallinnan aloittelijoille. Tehdäksesi siitä vielä mielenkiintoisemman, voit asettaa paitsi päivittäisiä, myös viikoittaisia tavoitteita sekä jakaa tuloksia sosiaalisissa verkostoissa, mikä lisää vastuun tasoa.

Lisävinkkejä

Työskentely sähköpostin kanssa

1. Tarkista sähköpostisi kahdesti päivässä. Esimerkiksi aamulla ja iltapäivällä.
2. Tavoittele tyhjä postilaatikko.
3. Jos mahdollista, vastaa kirjeeseen välittömästi. Jos ei, käännä se tehtäväksi, muista ilmoittaa eräpäivä ja prioriteetti.
4. Poista ilmoitukset käytöstä kaikilla laitteilla. Tämä auttaa sinua välttämään häiriötekijöitä.

Työskentely sanansaattajien kanssa

Sanansaattajat ovat tuottavuuden tappajia, he ovat nykiviä ja häiritseviä. Tutkimukset osoittavat, että keskimääräinen toimistotyöntekijä viettää keskimäärin yli kaksi tuntia päivässä häiriötekijöihin ja tauoihin. Tämä tarkoittaa, että työviikko pitenee yli 10 tuntia, koska työn määrä ei vähene.

1. Yhdistä kirjeenvaihto lähettiläissä Internet-surffaamiseen. Kun sinun tarvitsee vain työskennellä (kirjoittaa raportti, piirtää asettelu ja niin edelleen), sulje chat-sovellukset.
2. Käsittele viestejä erissä: avasi messengerin, luin kaiken, vastasi kaikille ja sulje se uudelleen.
3. Poista Messenger-ilmoitukset käytöstä matkapuhelimellasi.

Salihefendikin mukaan tämä järjestelmä auttaa häntä olemaan keskittynyt, järkevä ja terve.

Kirjoita kommentteihin mielipiteesi Systemististä ja jaa myös tuottavuuden salaisuutesi.