5 yleistä virhettä kommunikaatiossa ja niiden välttäminen

2024 Kirjoittaja: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 03:55

Viestintä on monimutkainen ja arvaamaton asia, joka vaikuttaa suoraan maineeseesi, uraasi ja henkilökohtaiseen elämääsi. Kerromme sinulle, mitkä viestintävirheet ovat yleisimpiä nykymaailmassa ja mitä tehdä, jotta niiden tekeminen lopulta loppuisi.

Nykytekniikan avulla voimme kommunikoida toistemme kanssa nopeammin ja useammin, mutta tämä ei tarkoita, että viestintä paranee ja tehostuisi.

Jotkut väärinkäsitykset voivat yksinkertaisesti ärsyttää meitä, ja joistakin voi tulla syy riitoihin ja konflikteihin suhteen loppuun asti. Siksi on tärkeää pohtia viisi esimerkkiä yleisimmistä viestintävirheistä ja oppia estämään ne oikein.

Virhe numero 1. "He tietävät mitä ajattelen"

Päässämme pyörii jatkuvasti monia ajatuksia. Siitä, että sukulaiset, työkaverit ja ystävät ymmärtävät meitä täydellisesti, voi loputtomasti hölmöillä, mutta käytännössä tilanne on paljon mielenkiintoisempi: se, mitä ajattelemme, on käsittämätöntä kenellekään paitsi meille itsellemme.

Kuvittele nyt, mihin asemaan asetat ympärilläsi olevat ihmiset sanoessasi: "Tiedät mitä ajattelen." Ei mitään tällaista. He eivät edes epäile. Mistä he tietäisivät? Loppujen lopuksi tapahtuu myös niin, että emme joskus itse ymmärrä täysin omien ajatustemme kulkua.

Oletetaan, että delegoit tehtävän jollekin ja odotat sen tehtävän juuri niin kuin kuvittelet. Mutta ihmeitä ei tapahdu, kukaan ei osaa lukea ajatuksia, ja todennäköisesti saat tuloksen, johon tulet pettymään.

Mitä tehdä. Jos haluat muiden ymmärtävän sinua mahdollisimman oikein ja paremmin, kerro heille helposti, mitä odotat heiltä. Selitä ideasi, tee mini-ohje, jaa ideasi ja toiveesi. Varmista, että kaikki ymmärtävät tarkalleen mitä tarkoitat väärinkäsitysten ja väärinkäsitysten välttämiseksi.

Virhe 2: Yritetään monimutkaistaa asioita

Puhut liikaa ja monimutkaiset asioita jatkuvasti. Puhut asioista, joita ilman voisit olla etkä menetä mitään. Olet varma, että mitä enemmän tietoa (ei edes erityisen tarpeellista), sitä parempi. Kun kerrot jotain, joskus unohdat, mistä aloitit ja minne halusit tulla.

Mitä tehdä. Päästäksesi eroon kaikesta tarpeettomasta ja päästäksesi välittömästi asian ytimeen, kirjoita ensin ylös, mitä haluat sanoa. Poista tekstistä kaikki metaforat, tunnehuudot, viittaukset omaan lapsuuteen ja muut tarpeettomat asiat. Vähennä, kunnes sinulla on yksinkertaista, vakuuttavaa tekstiä, joka havainnollistaa selvästi näkökulmasi.

Virhe numero 3. Liiallinen emotionaalisuus liikekirjeenvaihdossa

Kun lähetät viestin jollekin, et koskaan tiedä varmasti, mitä tarkalleen ottaen tapahtuu tällä hetkellä sen henkilön kanssa, jolle se on osoitettu. Et voi hallita tätä. Jos viestin vastaanottaja huomaa yhtäkkiä olevansa huonolla tuulella, hän saattaa hyvinkin tulkita sanasi täysin eri tavalla kuin hän haluaisi. Mahdollista reaktiota ei voi koskaan ennustaa.

Mitä tehdä. Välttääksesi hämmennystä liikekirjeenvaihdossa, yritä lähettää kollegoille ja asiakkaille mahdollisimman neutraaleja viestejä ilman henkistä stressiä. Pysy liiketoiminnallisessa sävyssä ja pysy ammattimaisena kaikissa tilanteissa. Älä anna tunteidesi valloittaa sinua.

Virhe # 4. Emojien käyttäminen tavallisten sanojen sijaan

Ja vielä muutama sana kirjeenvaihdosta. Viestimme tallentavat ennennäkemättömän määrän hymiöitä ja tarroja kirjaimellisesti kaikkiin tilanteisiin. Joskus he ovat niin hyviä, että haluat kommunikoida vain heidän avullaan. Mutta kohtaamme jälleen ongelman, joka mainittiin jo yllä: jopa emoji voidaan tulkita moniselitteisesti.

Kyllä, voit lähettää hymyilevän hymiön ystävällesi vastauksena johonkin hauskaan tai jos olet hyvällä tuulella. Mutta miten vastaat viestiin liikekumppanilta, joka yhtäkkiä päätti varata sinulle tapaamisen käyttämällä kyseenalaisia hymiöitä tekstin sijaan? Mitä tämä henkilö ajattelee? Ei kovin selkeää.

Mitä tehdä. Vaikka olisit hyvin perehtynyt emoji-etikettiin, älä odota samaa kaikilta, joiden kanssa olet vuorovaikutuksessa. Kaikki ihmiset eivät ymmärrä niiden merkitystä, ja vain harvat ovat valmiita käyttämään aikaansa arvailemaan, mitä tarkoitat. Jätä emoji hyville ystävillesi (mutta ole varovainen myös tässä) ja rajoita yrityskirjeen tavallisiin sanoihin.

Virhe # 5. Tapa tehdä liikaa oletuksia

Joskus ihmiset eivät kuuntele keskustelukumppania, koska he luulevat tietävänsä jo etukäteen, mitä hän tarkalleen haluaa kertoa heille. Tai he eivät kuuntele, koska he ovat hajamielisiä, valmistelevat omaa vastaustaan ja haaveilevat aloittaakseen puhumisen mahdollisimman pian.

Sama tapahtuu kirjeenvaihdossa. Oletat, että tiedät jo, mitä henkilö tarkoittaa sähköpostissaan tai viestissään, ennen kuin edes luet sen loppuun. Saattaa käydä niin, että olet väsynyt, jokin häiritsee sinua tai vihainen jollekin, ja saapunut viesti on saanut aivan toisenlaisen merkityksen, jonka olet itse keksinyt.

Mitä tehdä. Ollaksesi hyvä keskustelija, sinun on kunnioitettava henkilöä, jonka kanssa kommunikoit, ja kuunneltava tarkasti, mistä hän puhuu, ilman, että se häiritsee tai tee hätiköityjä johtopäätöksiä. Mitä tulee kirjeenvaihtoon, lue sitten saapunut viesti hitaasti ja harkiten tekemättä mitään oletuksia etukäteen. Keskity tekstiin, lue se tarvittaessa uudelleen ja kysy selventäviä kysymyksiä, jos jokin on todella epäselvää.

Nämä viisi viestintävirhettä ovat yleisimpiä jokapäiväisessä elämässämme. Yritä kiinnittää niihin huomiota ja välttää niitä, jos mahdollista, jotta et ansaitse itsellesi mainetta epämiellyttävänä keskustelukumppanina.